هر کسب‌وکاری که اداره می‌کنید، باید حداقل سالی یک‌بار دفاتر خود را ببندید تا صورت معاملات فصلی تهیه کنید یا اظهارنامه مالیاتی خود را برای سامانه سازمان امور مالیاتی بفرستید. اگر هم می‌خواهید مدیریت بهتری بر عملکرد کسب‌وکار خود داشته باشید، بیشتر اوقات باید این کار را انجام دهید.
بخش مهمی از بستن دفاتر، تهیه تراز آزمایشی است – به عبارت دیگر، تهیه فهرستی از تمام حساب‌ها و موجودی هر کدام از آنها در پایان دوره. اگر قبلاً این کار را انجام داده‌اید، حتما می‌دانید که فرایندی خسته‌کننده و وقت‌گیر است.
تراز آزمایشی چیست؟
یکی از اصلاحات حسابداری پرکاربرد تراز آزمایشی است. تراز آزمایشی یک کاربرگ حسابداری است که در آن موجودی تمام دفاتر در مجموع ستونهای حساب بدهی و بستانکاری که برابر هستند در یک مقطع زمانی مشخص جمع‌آوری می‌شود. شرکت‌ها تراز آزمایشی را به صورت دوره‌ای تهیه می‌کنند.
هدف از تهیه تراز آزمایشی چیست؟
هدف کلی از تهیه تراز آزمایشی این است که اطمینان حاصل شود که ورودی‌های سیستم حسابداری یک شرکت از نظر محاسباتی درست هستند.
حسابداران و حسابرسان مالیاتی نیز از این گزارش برای تهیه اظهارنامه مالیاتی و شروع فرآیند حسابرسی استفاده می‌کنند. در حسابداری مالی از ترازنامه برای جمع‌آوری و تجزیه‌وتحلیل دادهها، به منظور تهیه تخمین‌های هفتگی و ماهانه استفاده می‌شود.
تراز آزمایشی شامل چه مواردی است؟
حساب‌های منعکس شده در تراز آزمایشی به تمام مولفه‌های اصلی حسابداری، از جمله دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها، هزینه‌ها، سود و زیان مربوط می‌شود. تراز آزمایشی اساساً برای شناسایی مانده بدهی‌ها و بستانکارها از معاملات ثبت شده در دفتر کل در یک مقطع زمانی خاص استفاده می‌شود.
اشتباهات غیرقابل کشف در تراز آزمایشی چیست؟
تهیه تراز آزمایشی برای یک شرکت به منظور شناسایی هر گونه خطای محاسباتی رخ داده در سیستم حسابداری دوطرفه است.
اگر مجموع بدهی‌ها برابر با کل اعتبارات باشد، مانده آزمایشی متوازن در نظر گرفته می‌شود و نباید در دفاتر خطای محاسباتی وجود داشته باشد. بااین‌حال، این بدان معنا نیست که هیچ خطایی در سیستم حسابداری یک شرکت وجود ندارد. برای مثال، تراکنش‌هایی که به‌طور نادرست طبقه‌بندی شده‌اند یا آن‌هایی که در سیستم وجود ندارند، همچنان می‌توانند خطاهای حسابداری با اهمیتی باشند که با روش تراز آزمایشی شناسایی نمی‌شوند
در ادامه چندین خطا آورده شده است که توسط این گزارش قابل شناسایی نیست:
- خطای حذف: تراکنش وارد سیستم نشده است.
- خطای ورودی اصلی: تراکنش دو طرفه شامل مبالغ اشتباه درهر دو طرف است.
- خطای برگشت: زمانی که یک تراکنش دو طرفه با مبالغ صحیح وارد شده است، اما حسابی که باید بدهکار شود بستانکار می‌شود و حسابی که باید بستانکار شود بدهکار می‌شود.
- خطای اصلی: معامله وارد شده اصول اساسی حسابداری را نقض می‌کند. به عنوان مثال، مبلغ وارد شده صحیح بوده و سمت مناسب انتخاب شده، اما نوع حساب اشتباه است (به عنوان مثال، حساب هزینه به جای حساب بدهی).
- خطای کمیسیون: مبلغ تراکنش صحیح است، اما حساب بدهکار یا بستانکار اشتباه است. مشابه خطای اصلی است که در بالا توضیح داده شد، اما خطای کمیسیون معمولاً نتیجه نظارت است، در حالی که خطای اصلی نتیجه عدم آگاهی از اصول حسابداری است
تصحیح اشتباهات تراز آزمایشی
هنگامی که تراز آزمایشی تعادل ندارد، سعی کنید دو ستون را دوباره جمع کنید. اگر این مرحله خطا را مشخص نکرد، اختلاف کل را بر 2 و سپس بر 9 تقسیم کنید. اگر تفاوت بر 2 تقسیم شود، ممکن است یک حساب بدهکار را به بستانکار منتقل کرده باشید. -حساب متوازن به عنوان بدهکار وقتی تفاوت بر 2 تقسیم می‌شود، در تراز آزمایشی به دنبال مقداری باشید که برابر با نصف تفاوت است.
اگر این تفاوت بر 9 تقسیم شود، ممکن است در انتقال تعادل به تراز آزمایشی دچار خطای انتقال یا جابه‌جایی شده باشید. خطای انتقال زمانی رخ می‌دهد که دو رقم یک مقدار معکوس نوشته شوند (مثلاً نوشتن 753 به عنوان 573 یا 110 به عنوان 101). یک خطای جابه‌جایی زمانی رخ می‌دهد که یک نقطه اعشار را اشتباه قرار دهید (مثلاً 1،500 دلار به عنوان 15،۰۰ دلار ثبت شده است). بنابراین، هنگامی که تفاوت بر 9 تقسیم می‌شود، مقادیر موجودی آزمایشی را با مانده حساب دفتر کل مقایسه کنید تا ببینید آیا در انتقال مبالغ اشتباهی در جابجایی یا اسلاید داشته اید یا خیر.
معمولاً، باید مراحل انجام شده برای تهیه تراز آزمایشی، را به عقب بازبینی کنید. با فرض اینکه قبلاً ستون‌ها را مجموعاً جمع‌آوری کرده‌اید و مبالغ موجود در موجودی آزمایشی را به مانده حساب دفتر کل ردیابی کرده‌اید، از مراحل زیر استفاده کنید: تأیید موجودی هر حساب دفتر کل، تأیید ثبت‌ها در دفتر کل، تأیید ورودی‌های مجله عمومی و سپس بررسی تراکنش‌ها و احتمالاً اسناد منبع.
تفاوت بین تراز آزمایشی و ترازنامه چیست؟
- مهم‌ترین تفاوت بین تراز آزمایشی و ترازنامه این است که ترازنامه یکی از صورت‌های مالی است که برای گزارش بدهی‌ها، دارایی‌ها و حقوق صاحبان سهام شرکت در یک تاریخ خاص استفاده می‌شود. تراز آزمایشی، همانطور که قبلا ذکر شد، صورت مالی نیست. بلکه خلاصه معاملات دفتر کل شرکت است.
- ترازنامه گزارشی است که تنها مانده حساب دائمی را نشان می‌دهد که وجود آن برای شروع دوره مالی بعدی ضروری است. اما تراز آزمایشی حساب‌های دائم و موقت را گزارش می‌نماید.
- تراز آزمایشی یک گزارش داخلی است که در بخش حسابداری باقی می‌ماند اما ترازنامه برای خارج از بخش حسابداری تهیه می‌شود.
- تفاوت بعدی این دو در آن است که تراز آزمایشی را معمولا در پایان هر ماه تهیه می‌کنند؛ اما ترازنامه در انتهای هر دوره مالی آماده می‌گرد
- تفاوت مهم دیگر در تراز آزمایشی در مقابل ترازنامه، فرمت آنها است. تراز آزمایشی در ستونهای بدهکار و بستانکار ثبت می‌شود، در حالی که ترازنامه به طور ایده‌آل کل دارایی‌ها، بدهی‌ها و حقوق صاحبان سهام را نشان می‌دهد. علاوه بر این، در حالی که تراز آزمایشی از دفتر کل شرکت به عنوان منبع استفاده می‌کند، ترازنامه از تراز آزمایشی به عنوان مبنا استفاده می‌کند.
- این دو همچنین در انواع حساب‌هایی که نمایش می‌دهند، متفاوت هستند. تراز آزمایشی حساب‌های واقعی، اسمی و شخصی را نشان می‌دهد، در حالی که ترازنامه فقط حساب‌های واقعی و شخصی را نشان می‌دهد.
- برخلاف تراز آزمایشی، ترازنامه نیاز به مجوز حسابرس دارد.
مقایسه ترازآزمایشی اصلاح‌شده و اصلاح‌نشده
ترازنامۀ آزمایشی اصلاح‌شده چیست؟
ترازنامۀ آزمایشی اصلاح‌شده فهرستی از مانده‌های پایانی در همه حساب‌ها پس از ثبت‌های اصلاحی است.
ترازنامۀ آزمایشی اصلاح‌نشده چیست؟
ترازنامۀ آزمایشی اصلاح‌نشده فهرستی از مانده حساب‌های دفتر کل در پایان دوره گزارشگیری است، قبل از اینکه هر گونه ثبت اصلاحی اقلام برای تدوین صورت‌های مالی روی آن انجام شود.
با توجه به این تعاریف، تفاوت بین تراز آزمایشی اصلاح‌شده و اصلاح‌نشده، ثبت‌های اصلاحی است که پس از تهیه تراز آزمایشی اصلاح‌نشده در سیستم حسابداری انجام می‌شود.
نمونه‌هایی از ثبت‌های اصلاحی عبارتند از:
- ثبت استهلاک دوره
- ثبت ذخیرۀ مطالبات مشکوک الوصول
- ثبت ذخیرۀ موجودی منسوخ
- ثبت ذخیره برای بازگشت کالا
- ثبت کاهش ارزش یک دارایی
- ثبت ذخیره گارانتی
- ثبت هرگونه درآمد انباشته
- ثبت درآمد قبلا صورتحساب شده اما به دست نیاورده به عنوان بدهی
- ثبت هرگونه هزینه‌های تعهدی
- ثبت هر گونه مخارج قبلا پرداخت شده اما استفاده نشده به عنوان هزینه‌های پیش پرداخت
- تعدیل موجودی نقدی برای هریک از اقلام تطبیقی مندرج در تطبیق بانکی
نکات مهم ترازنامه آزمایشی
- بسته به سیستم حسابداری خود، ممکن است لازم باشد چندین هزینه و منابع درآمد را ترکیب کنید. به عنوان مثال، حساب پرداختنی شما ممکن است حاوی چندین ورودی کوچکتر باشد که باید قبل از انتقال این دادهها به تراز آزمایشی خود، آنها را جمع‌آوری کنید.
- ماندۀ بدهکار در ستون سمت راست، و بستانکاری در سمت چپ ثبت می‌شود. اگر آیتم‌ها را در ستون اشتباه وارد کنید ، دقت تراز آزمایشی شما پایین می‌آید و یافتن این اشتباه سخت خواهد بود.
- توجه داشته باشید که طبق اصل حسابداری: تمام دارایی‌ها، هزینه ها و مطالبات باید دارای مانده بدهی و همه بدهی ها، درآمدها و پرداختی‌های باید دارای مانده بستانکاری باشند.
- به طور منظم تراز آزمایشی تهیه کنید. بدین ترتیب شانس بیشتری برای یافتن اشتباهات حسابداری خواهید داشت.
- تراز آزمایشی به دو شیوۀ سندهای به ثبت رسیده در محدوده تاریخی دلخواه یاسندهای به ثبت رسیده و به ثبت نرسیده در محدوده زمانی دلخواه نمایش داده می‌شود.
- باید جمع ستونهای بدهکار و بستانکار جفت در هر ستون گزارش برابر باشد. این نشان می‌دهد که دفاتر شما متعادل هستند. اگر دو عدد متفاوت دریافت کردید، نترسید. شما برای یافتن چنین مغایرتی تراز آزمایشی تهیه می‌کنید.
انواع تراز آزمایشی
تراز آزمایشی دو ستونی
این نوع تراز آزمایشی رایج‌ترین تراز آزمایشی بین حسابداران است و فقط دو ستون برای نمایش مانده حساب‌های بدهکار و بستانکار در بازه زمانیِ مد نظر وجود دارد.
برای تهیه این تراز آزمایشی باید، نام حساب و مانده آن را از دفتر کل استخراج و در ستون مربوط به خود یادداشت کنید. همچنین حتما باید مجموع مانده حساب بدهکار برابر با مجموع مانده حساب بستانکار باشد؛ در غیر‌این‌صورت، در ثبت و یا انتقال داده‌های مالی اشتباهی صورت گرفته است.
همچنین هیچ مانده حسابی نمی‌تواند هم‌زمان هم در ستون بدهکار و هم در ستون بستانکار قرار بگیرد.
تراز آزمایشی چهار ستونی
این تراز آزمایشی چهار ستون برای نمایش مانده حساب‌ها و گردش حساب‌ها دارد. دو ستون اول برای نمایش گردش حساب‌های بدهکار و بستانکار و دو ستون دوم برای نمایش مانده حساب‌های بدهکار و بستانکار است.
در تراز آزمایشی چهار ستونی بعد از ثبت و انتقال تمام دادهها از دفتر کل، باید مجموع گردش حساب بدهکار با مجموع گردش حساب بستانکار برابر باشد.
تفاوت ستونهای گردش حساب با مانده حساب این است که یک حساب مشخص می‌تواند هم‌زمان هم در ستون بدهکار و هم در ستون بستانکار گردش حساب‌ها قرار بگیرد.
تراز آزمایشی شش ستونی
در این تراز آزمایشی در کنار ستونهای گفته شده در تراز چهار ستونی، دو ستون دیگر با نام گردش حساب پیش از دوره اضافه می‌شود. بنابراین در تراز 6شش ستونی، دو ستون اول به منظور نمایش گردش حساب بدهکار و بستانکار از ابتدای دوره تا تاریخ در نظر گرفته‌شده برای تهیه تراز آزمایشی است.
تراز آزمایشی هشت ستونی
در این تراز آزمایشی علاوه بر تمام ستون‌هایی که تا کنون بیان کردیم، دو ستون دیگر با نام مانده ابتدای دوره در انتهای جدول اضافه می‌شود. همانطور که می‌دانید در پایان هر دوره مالی می‌بایست حساب‌ها بسته و مانده آنها را به حساب‌های دوره مالی بعدی منتقل کنیم. بنابراین در تراز آزمایشی هشت ستونی، مانده حساب‌های دوره قبل نیز ثبت می‌شود. این گزارش به مدیرانی که برای تصمیم‌گیری به داده‌های بیشتری از سابقه گردش حساب‌ها نیاز دارند، کمک بسیاری می‌کند.
جمع‌بندی
گرچه تهیه تراز آزمایشی یک راه‌حل برای تشخیص همه اشتباهات حسابداری نیست، بدون شک یک مرحله اساسی در فرآیند حسابداری است. تراز آزمایشی یک روش ضروری برای بستن دفاتر حسابداری است، اما بدون خطا نیست. برای اینکه حسابداری شما یکپارچه، دقیق و بدون خطا باشد، بهتر است از یک نرم‌افزار حسابداری استفاده کنید که می‌شناسید.
سوالات متداول
هدف از تهیه تراز آزمایشی چست؟
هدف کلی از تولید تراز آزمایشی این است که اطمینان حاصل شود که ورودی‌های سیستم حسابداری یک شرکت از نظر محاسباتی درست هستند.
انواع تراز آزمایشی چیست؟
اناوع تراز آزمایشی عبارت است از تراز آزمایشی دو ستونی، چهار ستونی، شش ستونی و هشت ستونی
مهم‌ترین تفاوت تراز آزمایشی با ترازنامه چیست؟
ترازنامه یک صورت مالی است که برای گزارش بدهی‌ها، دارایی‌ها و حقوق صاحبان سهام شرکت در یک تاریخ خاص استفاده می‌شود. اما تراز آزمایشی صورت مالی نیست.