حسابداری و محاسبه هزینه‌ها در هر کسب و کار اهمیت فراوانی دارد و تمامی شرکت‌ها برای بررسی و نظارت بر امور مالی نیاز به یک حسابدار حرفه‌ای و مجرب دارند تا تمامی جریانات مالی تحت کنترل این افراد باشد.
افرادی که به عنوان، حسابدار در شرکت استخدام می شوند، در طی سال کارهای مختلفی را انجام می‌دهند تا تمامی جریانات مالی را کنترل کنند اما یکی از مهم ترین وظایف حسابدار، انجام یک سری نکات مهم در پایان هرسال است. شاید این سوال برای شما هم به وجود آماده باشد که چرا در پایان هرسال باید اقدامات خاصی انجام شود؟ تمامی کسب و کارها و شرکت‌ها در پایان هرسال باید مانده کلیه حسابشان را صفر کنند و به عبارتی دیگر تمامی حساب‌های خود را ببندند.
بستن حساب مالی یک ساله شرکت در انتهای هرسال یکی از مهم ترین وظایف حسابدار است که باید به خوبی انجام شود. از مهم ترین مزایای انجام این کار می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- جمع آوری و استخراج تمامی اطلاعات مربوط به جریانات مالی برای انجام موارد قانونی
- جلوگیری از حجیم شدن پرونده‌ها و اطلاعات مالی
- به پایان رساندن دوره مالی برای آغاز مجدد یک سال مالی جدید
در پایان سال باید چه اقداماتی انجام شود؟
وظایف حسابدار در پایان سال شامل موارد مختلفی می‌شود که در ادامه به تمامی آن‌ها به صورت یک چک لیست کامل اشاره می‌کنیم. این نکته را در نظر داشته باشید که حتما باید تمامی موارد که به عنوان چک لیست درج می‌شود را مورد بررسی قرار دهید و تمامی مراحل را عملی کنید زیرا انجام ندادن موارد گفته شده می‌تواند مشکلات مختلفی را برای کسب و کار به وجود بیاورد که به راحتی قابل جبران نیست.
موارد مربوط به فرآیند اجرایی
- بایگانی تمامی مدارک و اسناد
- اقدام جهت دریافت دفاتر مربوط به سال مالی جدید
- تکمیل تمامی دفاتر قانونی حسابداری
انجام محاسبات و بررسی جریانات مالی
- رسیدگی به محاسبات مربوط به صورت‌های مالیاتی که به عنوان مثال می‌توان تهیه گزارش عملکرد سالیانه، ترازنامه و بررسی صورت سود و زیان اشاره کرد. (یکی از اصلی ترین وظایف حسابدار در پایان سال، تهیه گزارش‌ها و بررسی تمامی جریانات مالی یک ساله است که باید به دقت انجام شود)
- رسیدگی به امورات مالی مربوط به تنخواه شرکت
- رسیدگی به مطالبات کارمندان که به عنوان مثال می‌توان به سنوات، پاداش و اضافه کار، عیدی و … اشاره کرد.
- بررسی موارد مربوط به اضافات و کسر انبار
تکمیل و بستن تمامی حساب‌ها
- انتقال مانده حساب به حساب‌های دائمی برای بستن تمامی حساب‌های موقت
- رفع مغایرت‌های موجود در حساب‌های بانکی و بررسی دقیق آن‌ها
این نکته را در نظر داشته باشید که یکی از مهم ترین وظایف حسابدار در پایان سال بستن حساب‌ها یک ساله است که باید به‌طور دقیق انجام شود. قطعا انجام همین موارد کوچک و جزئی می تواند، دستاوردهای بزرگی به همراه داشته باشد.
بررسی لیست بستانکاران و بدهکاران
- بررسی حساب‌های دریافتی، بر اساس تفکیک سازمان‌های طرف قرارداد
- بررسی و ایجاد لیست برای مدیریت بهتر مانده حساب و سپرده‌های دریافتی
- تهیه و بررسی لیست مربوط به دارایی‌ها و پروژه‌های جاری و انتقال آن به دفاتر قانونی سال جدید مالی
- ایجاد لیست از آخرین حساب‌های بانکی فعال شرکت
برای بستن حساب مالی و همچنین جلوگیری از به وجود آمدن مشکلات احتمالی باید تمامی حقوق و دستمزد کارکنان و پرسنل شرکت را در سال جاری تسویه کنید و هیچ مانده‌حسابی از سال جاری به سال جدید مالی انتقال پیدا نکند. تمامی موارد گفته شده در این بخش جزو وظایف حسابدار در پایان سال است که باید به درستی انجام شود. همچنین معمولا حسابدارها آخرین روز سال جاری را تاریخ 12/28 در نظر می‌گیرند.
فرآیندهای کنترلی و ثبتی
- ثبت دقیق تمامی اسناد مربوط به بدهی‌ها و هزینه‌های شرکت که شامل حقوق کارکنان، پاداش، اجاره و … می‌شود. البته این نکته را در نظر داشته باشید که صرفا باید هزینه‌های قطعی شده را در مورد بررسی قرار دهید.
- بررسی و ثبت تمامی درآمدهای به دست آمده و وصول شده که به عنوان مثال می‌توان به صندوق و حساب‌های دریافتی اشاره کرد.
- بررسی و کنترل دقیق تمامی رویدادها
- بررسی جریانات مالی برای ثبت قطعی آن
- کنترل انبار و میزان گردش مالی
- بررسی و محاسبه دقیق مانده حساب و کنترل تمامی حساب‌های بانکی
- مورد بررسی قرار دادن تمامی گزارش‌ها و صورت‌های مالی
چرا باید در پایان هرسال، حساب‌ها بسته شوند؟
یکی از اصلی ترین وظایف حسابدار در پایان سال بستن تمامی حساب‌ها است اما شاید این سوال برای شما هم به وجود آمده باشد که دلیل انجام این کار چیست و چه مزایایی دارد؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که مهم ترین دلایل برای بستن حساب در پایان هرسال، صفر کردن تمامی حساب‌های مربوط به هزینه و درآمد، جلوگیری از انباشته شدن جریانات مالی، رسیدگی و کنترل ساده‌تر حساب‌های مالی و کنترل دقیق کلیه اسناد است.
قطعا انباشته شدن اطلاعات مالی می‌تواند در بلند مدت ضررهای فراوانی را به شرکت و کسب و کار وارد کند که در اکثر مواقع جبران کردن این ضررهای ساده نیست و شاید همین موضوع ساده و کوچک باعث ورشکستی یک کسب و کار شود. به همین دلیل است که بستن حساب مالی سالیانه را یکی از اصلی ترین وظایف حسابدار در پایان سال می‌دانیم.
چرا باید موجودی انبار بررسی شود؟
بر اساس استاندارهای حسابرسی، فرآیند انبارگردانی حداقل یک بار در سال انجام می‌شود و حسابدارهایی که در شرکت‌های تولیدی، بازرگانی و صنعتی مشغول به کار هستند باید بررسی وضعیت انبار به عنوان یکی از وظایف حسابدار در پایان سال در نظر بگیرند و آن را به درستی انجام دهند. در واقع افراد با انجام دقیق این کار می‌توانند از صورت‌های مالی دقیق یک لیست تهیه کنند و همچنین مقدار ضایعات و موجودی اصلی را کنترل کنند و سپس بر اساس آن لیست لازمه را به مدیر شرکت ارائه دهند.
بررسی وضعیت انبار یکی از وظایف حسابدار در پایان سال است که شامل موارد زیر می‌شود:
- بررسی اضافات و اصلاح کسری‌های موجود
- بررسی و مشخص کردن تعداد دقیق موجودی کالا
- بررسی و مطابقت دادن موجودی با موارد درج شده در سیستم مالی
سخن پایانی:
حسابدار یکی از اصلی ترین عوامل یک کسب و کار است که باید تمامی وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهد تا از به وجود آمدن مشکلات مالی جلوگیری کند اما این افراد علاوه بر انجام فرآیندهای محاسباتی در سال، باید وظایف حسابدار در پایان سال را بدانند و در انتهای سال جاری، تمامی آن‌ها را به درستی انجام دهند.
شاید انجام دادن این وظایف، کار دشواری باشد اما قطعا اگر فرآیندهای مورد نیاز در انتهای سال انجام نشود، باعث انباشته شدن کارها شده و در بلند مدت، آسیب‌های فراوانی را به شرکت و کسب و کار وارد می‌کند. در این مقاله تمامی موارد لازم که جزو وظایف حسابدار در پایان سال است را به صورت یک چک لیست درج کرده‌ایم تا تمامی موارد را به درستی مورد بررسی قرار دهید و سپس بر اساس شرایط، اقدامات لازم را به عمل بیاورید.