چه در حال ثبت مالیات یا تهیه صورت‌های مالی باشید، مهم است که به حساب‌های دقیق خود دسترسی داشته باشید. اینجاست که دفاتر قانونی حسابداری مطرح می‌شود. در ادامه این مقاله انواع دفاتر حسابداری و همچنین چرایی اهمیت آن برای هر کسب‌وکاری را بررسی خواهیم کرد.
دفاتر قانونی چیست و چند دسته‌اند؟
تمامی رویدادهای حسابداری و اطالاعات بدهکاری و بستانکاری شرکتها یا مجموعه‌ها در دفاتری موسوم به دفاتر قانونی ثبت می‌شود. دفاتر قانونی مشتمل بر چهار دسته است:
۱- دفتر روزنامه
۲- دفتر کل
۳- دفتر دارایی
۴- دفتر کپیه
در حال حاضر فقط از دفتر روزنامه و دفتر کل استفاده می‌شود.
دفاتر حسابداری به دو نوع دفاتر رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شوند:
- دفاتر قانونی و رسمی
دفتر روزنامه و دفتر کل
- دفاتر غیررسمی یا کمکی
دفتر معین (جزء دفاتر قانونی به شمار می‌رود، اما غیررسمی است)
دفاتر قانونی چه اهمیتی دارند؟
دفاتر قانونی به دلایل زیر اهمیت دارند:
- اجبار قانونی
- شفاف‌سازی حساب های کسب‌وکارها
- تهیه صورت مالی از روی اطلاعات دفتر کل
- جلوگیری از بروز خطای انسانی
- تسهیل دسترسی بعدی به اطلاعات به دلیل طبقه‌بندی رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ وقوع
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه دفتری است که تمامی رویدادهای مالی و معاملات تجاری شرکتها به ترتیب تاریخ و شماره در آن ثبت می‌شود. در دفتر روزنامه جزئیاتی مانند بدهکار و بستانکار، شماره سند، شرح مختصر رویداد مالی و… نوشته می‌شود.
انواع دفتر روزنامه
۱-دفتر روزنامه عمومی
در این دفتر تمامی معاملات و عملیات‌های مالی در آن ثبت می‌شوند
۲-دفتر روزنامه اختصاصی
این دفتر به تفکیک نوع معامله (معامله خاص) مورد استفاده قرار می‌گیرد. این دفتر براساس فعالیت‌های شرکتها به چهار دسته تقسیم می‌شود مانند: دفتر روزنامه خرید، دفتر فروش، دفتر روزنامه پرداخت‌های غیر نقدی، دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی و..
دفتر کل چیست؟
دفتر کل دفتری است که حسابدار برای ثبت تمامی معاملات و رویدادهای مالی از آن استفاده می‌کند. به منزله‌ی پرونده‌ای مفصل از تغییراتی است که در یک دارایی، بدهی یا سرمایه‌ای خاص طی یک دوره زمانی رخ می‌دهد. به عبارت دیگر، مجموعه‌ای از تمام حساب‌های یک شرکت تجاری است. حساب‌هایی که در دفتر نگهداری می‌شوند گاهی اوقات حساب‌های دفتری نامیده می‌شوند.
یک حساب معمولاً یک صفحه از دفتر کل را اشغال می‌کند. با این حال، اگر حساب بزرگ باشد، ممکن است به دو یا چند صفحه گسترش یابد. تمام ورودی‌های ثبت شده در دفتر روزنامه باید به حساب های دفتر کل انتقال داده شود.
دفتر کل پنج مورد مهم حسابداری را دنبال می‌کند: دارایی‌ها، بدهیها، سرمایه مالک، درآمدها و هزینه‌ها.
در گذشته، دفتر کل به معنای واقعی کلمه یک دفتر بود – یک دفتر بزرگ که در آن اطلاعات مالی به صورت دستی ثبت می‌شد. البته، هنوز هم می‌توانید حسابداری خود را با دفتر کل کاغذی انجام دهید. اما از آنجایی که حسابداری با دست 1000 برابر بیشتر طول می‌کشد، اکثر صاحبان مشاغل و حسابداران از نرم‌افزار حسابداری برای تهیه دفتر کل خود استفاده می‌کنند.
دفتر کل از همان روزهایی که چرتکه استفاده می‌شد، وجود داشته است. اما در حالی که رایانه‌ها عمدتاً چرتکه‌ها را کنار گذاشته‌اند، دفتر کل هنوز هم امروز مهم است. دلیل آن این است که تمام گزارش‌های مالی شرکت شما – از جمله ترازنامه آن – با استفاده از اطلاعات دفتر کل تهیه می‌شود.
نحوه عملکرد یک دفتر کل با حسابداری دو طرفه
دفتر کل توسط مشاغلی استفاده می‌شود که از روش حسابداری دو طرفه استفاده می‌کنند، به این معنی که هر تراکنش مالی حداقل بر دو حساب دفتر کل تأثیر می‌گذارد و هر ورودی حداقل یک تراکنش بدهکار و یک تراکنش بستانکاری دارد. تراکنش‌های دوطرفه، که «مدخل‌های مجله» نامیده می‌شوند، در دو ستون، با ورودی‌های بدهکار در سمت چپ و ورودی‌های اعتباری در سمت راست، منقل می‌شوند و مجموع تمام ورودی‌های بدهکار و اعتبار باید متعادل باشد.
انتقال اطلاعات از دفتر روزنامه به دفتر کل
پس از اینکه تراکنش ها را در دفتر روزنامه خود ثبت کردید، زمان انتقال آنها به دفتر کل است. برای اینکه دفاتر خود را دقیق نگه دارید، هر تراکنش را از دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل کنید.
از دفتر کل خود برای طبقه بندی و سازماندهی معاملات استفاده کنید. هنگام ارسال مطالب به دفتر کل، هر ورودی مجله را به یک حساب جداگانه منتقل کنید.
مبالغ بدهی و بستانکاری را از دفتر روزنامه خود به حساب دفتر کل منتقل کنید. نوشته‌های مجله شما مانند مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها عمل می‌کنند. هنگام ارسال مدخل‌های مجله به دفتر کل خود، هیچ اطلاعاتی را تغییر ندهید. به عنوان مثال، اگر حسابی را در یک دفتر روزنامه بدهکار می کنید، همان حساب را در دفتر کل خود بدهکار کنید.
به خاطر داشته باشید که دفتر کل شما تمام معاملات را در یک حساب فهرست می کند. این به شما امکان می دهد تا مانده هر حساب را بدانید. اما برای یافتن تعادل، باید محاسبات ریاضی انجام دهید. پس از ارسال مطالب به دفتر کل، مانده های زیر را محاسبه کنید:
حساب دارایی و هزینه: کل بستانکاری‌ها را از کل بدهی ها کم کنید.
حساب های بدهی، حقوق صاحبان سهام و درآمد: کل بدهی ها را از کل بستانکاری‌ها کم کنید.
اگر نمی‌خواهید در محاسبات اشتباه کنید، از یک نرم‌افزار حسابداری استفاده کنید.
تفاوت دفتر کل و دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه که به آن دفتر ثبت اصلی نیز می‌گویند، اولین جایی است که تراکنش‌های مالی در آن ثبت می‌شود. سپس جزئیات در قالب T در دفتر کل حسابداری خلاصه می‌شود. یک ورودی دفتر کل T شکل به شما امکان می‌دهد بدهیها را در یک طرف و بستانکاری‌ها را در طرف دیگر نشان دهید. جزئیات دفتر کل در نهایت در ترازنامه و صورت سود و زیان نشان داده می‌شوند.
تفاوت دیگر این است که تراکنش‌های دفتر روزنامه به ترتیب زمانی ثبت می‌شوند، در حالی که معاملات دفتر کل بر اساس نوع حساب سازماندهی می‌شوند. حساب‌های دفتر باید بر اساس روش دوبار ثبتی حسابداری متعادل شوند.
چرا دفتر کل مهم است؟
- برای تهیه صورت‌های مالی مفید است
صورت‌های مالی به شما کمک می‌کند عملکرد مالی و جریان نقدی کسب و کار خود را پیگیری کنید. آنها از داده‌های گردآوری شده در دفتر کل استفاده می‌کنند. سه نوع اصلی از صورت‌های مالی برای صاحبان مشاغل کوچک مفید است: صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد.
- برای ثبت مالیات خود به آن نیاز دارید
برای ثبت مالیات و تهیه صورت معاملات فصلی باید به دفتر کل مراجعه کنید.
- برای بررسی تمام عملیات‌های مالی‌تان مفید است
هنگامی که یک تراکنش مالی را ثبت می‌کنید، به آن ورودی مجله می‌گویند، زیرا حسابداری همیشه به صورت دستی و در مجلات انجام می‌شده است. ما هنوز آنها را نوشته‌های مجله می‌نامیم.
دفتر کل جایی است که شما می‌توانید هر صورتحسابی که پرداخت شده است را مشاهده کنید. به جای بررسی صورت‌حساب‌های بانکی، صورت‌حساب‌های اعتباری و فاکتورها هنگام جست‌وجوی یک تراکنش، هر ذینفعی می‌تواند فقط دفتر کل را بررسی کند و تمام سوابق حسابداری را در یک مکان ببیند.
دفتر دارایی چیست؟
دفتری که تاجر باید صورت جامعی از تمامی دارایی منقول، غیرمنقول، دیون، وجوه نقد و مطالبات سال گذشته خود را به ریز و به ترتیب در آن دفتر ثبت کند.
دفتر دارایی از دفتر کل استخراج می‌شود و فرق آن با سایر دفاتر این است که تاجر باید به منظور صحت انتقال ذیل آن را امضا کند. امروزه به دلیل وجود ترازنامه از دفتر دارایی استفاده نمی‌شود.
دفتر کپیه چیست؟
دفتری که تاجر باید تمامی مراسلات، صورت حسابها و فاکتورهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت و نگهداری کند. این دفتر تنها دفتری است که قبل از آن که چیزی در آن نوشته شود به امضای نماینده اداره ثبت نیاز ندارد. امروزه به جای دفتر کیپه از اندیکاتور یا بایگانی الکترونیک استفاده می‌شود.
دفتر معین چیست؟
دفتر معین دفتری است که حساب‌های دفتر کل را به صورت مجزا در آن ثبت و نگهداری می‌کنند. این دفتر یک دفتر کمکی محسوب می‌شود. در برخی از شرکتها باید اطلاعات دقیق و جزئی بعضي از فعاليت‌هاي مالي را استخراج کرد. گاهی نمی‌شود این اطلاعات را از دفتر کل به دست آورد، بنابراین با ثبت این حسابها در دفاتر معین، این کار ساده‌تر و راحت‌تر انجام می‌پذیرد.
ظاهر کلی و نحوۀ نگارش دفتر معین تقریباً مشابه دفتر کل است. در دفتر کل تاریخ و مقدار هر رویداد مالی براساس نوع آن نوشته می‌شود، درحالی‌که در دفتر معین این اطلاعات به حساب‌های خاصی تقسیم می‌شود و می‌توان تمام معاملات را با جزئیات مشاهده کرد.
حساب‌های دفتر معین
حساب دارایی، بدهی، درآمد عملیاتی، هزینه عملیاتی، غیر عملیاتی، حساب های کنترل دفتر کل و… از حساب‌های مربوط به دفتر معین هستند.
انواع دفتر معین چیست؟
انواع دفتر معین عبارت است از: دفتر معین بانک، دفتر معین حساب‌های پرداختنی، دفتر معین حساب‌های دریافتنی، دفتر معین اموال و… .
شایان ذکر است، امروزه با استفاده از نرم‌افزارهای مالی و ثبت اسناد حسابداری در آنها، بر اساس اطلاعات وارده که همان اسناد حسابداری هستند، می‌توان با یک گزارش‌گیری ساده، در کوتاه‌ترین زمان ممکن تمامی اطلاعات لازم برای وارد کردن در دفاتر قانونی روزنامه و کل را بدست آورد و وارد دفاتر نمود.
رد دفاتر قانونی چیست؟
هرگاه دفاتر قانونی به دلیل منطبق نبودن و یا رعایت نکردن الزامات قانونی در تهیه، نگارش یا انجام اصلاحات؛ مورد تایید کارشناس دارایی قرار نگیرد و آن دفاتر را نپذیرد، اصطلاحا به آن «رد دفاتر» می‌گویند.
- استفاده از دفاتر نانویس سال‌های قبل
- ثبت هرگونه اطلاعات نادرست
- ثبت نکردن فعالیت‌های مربوط به شعب یا شعبه‌های شرکت
- ثبت یک رویداد مالی در حاشیه دفاتر
- ثبت یک رویداد مالی در میان سطور
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر
- عدم ثبت رویدادهای مالی به ترتیب وقوع
- صفحات سفید
- گم شدن یک یا چند برگه
- ثبت رویدادهای مالی در دفاتر سال‌های قبل
- پاره شدن صفحات، محو و مخدوش کردن اطلاعات آن
- خارج شدن دفاتر از پلمپ
- تاخیر در تحریر دفاتر روزنامه بیش از 15 روز
- استفاده نکرده از سیستم‌های الکترونیکی
- ثبت نکرده خلاصه عملیات شعب
چه زمانی باید دفاتر قانونی حسابداری دریافت کنیم؟
دفاتر پلمب هر سال، تا پایان اسفندماه و قبل از شروع سال مالیاعطا می شود. به عنوان مثال برای دریافت پلمب دفاتر سال 1400 می بایست تا پایان سال ۹9، نسبت به درخواست دریافت دفاتر اقدام کنید. درخواست شما باید در سال 99 باشد. حتی اگر دفاتر در اوایل سال 1400 به دست شما برسد.
نحوه نوشتن دفاتر کل و روزنامه چگونه است؟
تحریر دفتر روزنامه می‌بایست روزانه صورت پذیرد. دفتر روزنامه به ترتیب دارای ستون تاریخ، ستون شرح کوتاه مبادله، ستون عطف، ستون مبلغ بدهکار، ستون مبلغ بستانکار است.
دفتر کل به ترتیب دارای ستون تاریخ، ستون عنوان و شرح، ستون مبلغ بدهکار حساب، ستون مبلغ بستانکار حساب، ستون مانده حساب است.
نکات مهم تحریر دفتر کل
- برای هر یک از حسابها (حساب‌های پرداختنی، دارایی نامشهود و …) باید یک صفحه مجزا در نظر بگیرید.
- معاملات حساب در یک جدول مشخص ثبت می‌شود. به این شکل است که اول دارایی‌ها، بعد از آن بدهیها و در نهایت سرمایه نوشته می‌شود.
- معاملات بر اساس تاریخ در حساب ثبت می شود.
- آخرین سطر هر رویداد مالی، مربوط به نقل شماره سند حسابداری است.
- هر دفتر دارای یک ستون دو مقداره است. مبلغ معامله در هر دو ستون به صورت بدهکار و بستانکار نوشته می شود.
- در پایان هر صفحه دفتر کل حتماً جمع مانده بدهکار و بستانکار را تعیین کنید.
- پس از اتمام محاسبه، با کشیدن دو خط موازی زیر مجموع دو طرف، ستون بدهی و بستانکار بسته می شود.
- ابتدا با مداد نوشته و روی آن را باخودکار یا روان نویس مشکی پررنگ کنید .
- از تیغ و لاک استفاده نکنید.
- نباید هیچ سطری خالی بماند. خالی بودن سطور در دفاتر قانونی، موجب رد شدن دفاتر قانونی از سوی سازمان می‌شود.
اشتباهاتی که در تحریر دفاتر قانونی اتفاق می‌افتند
- دیر گرفتن یا عدم دریافت دفاتر قانونی
- مغایرت بین اطلاعات ثبت شده در دفاتر با اطلاعاتی که در نرم‌افزار حسابداری است
- تاخیر بیش از حد مجاز در ثبت رویدادهای مالی (بیش از 15 روز)
- رعایت نکردن اصول دفترنویسی
- جا انداختن آرتیکل یا سند حسابداری
چطور اشتباهات دفاتر قانونی را اصلاح کنیم؟
یافتن اشتباه قبل از انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل
اگر مبلغ یا عنوان حساب در دفتر روزنامه اشتباه ثبت شده و هنوز این اطلاعات به دفتر کل منتقل نشده، کافی است که بر روی اشتباه موردنظر به رنگ قرمز خط بکشید و عنوان یا مبلغ درست را به رنگ مشکی در بالای آن بنویسید. این اصلاحات معمولا با پاراف فرد اصلاح‌کننده در دفتر مشخص می‌شود.
یافتن اشتباه در ثبت دفاتر حسابداری پس از انتقال از دفتر روزنامه به دفتر کل
اگر اشتباهی پس از نقل اطلاعات به دفتر کل کشف شود، با تهیه و ثبت سند اصلاحی در دفتر روزنامه می‌توان آن را تصحیح کرد.
در صورتی‌که عنوان حسابها در دفاتر روزنامه اشتباه وارد شده باشد، و پس از انتقال به دفتر کل این اشتباه کشف شده باشد، بهتر است، مراتب در هر دو دفتر اصلاح شود.
پلمپ دفاتر قانونی
پلمپ دفاتر قانونی از طریق سامانه اداره ثبت شرکت و در موعد مشخصی انجام شود. زمان درخواست دفاتر پلمپ هر سال قبل از اتمام سالی مالی است و می‌توانید هم‌زمان با پلمپ دفاتر سال جاری، دفاتر سال آینده را نیز پلمپ کنید.
خط خوردگی در دفاتر قانونی چه عواقبی دارد؟
برای رفع بعضی از اشتباهات می‌توانید از خط کشیدن با خودکار قرمز بر روی اعداد و عناوین استفاده کنید. و سپس با خودکار مشکی صحیح آن را وارد کنید. توجه داشته باشید که تعداد خط‌خوردگی‌ها نباید بیش از حد باشد. زیرا در این صورت ممکن است منجر به بررسی دقیق تر آن یا رد دفاتر قانونی شود.
سایت پلمپ دفاتر قانونی
فرآیند پلمپ دفاتر جزو وظایف سازمان ثبت اسناد و املاک کشور است. برای عدم نیاز به مراجعه حضوری بدین منظرو سامانه‌ای در نظر گرفته شده است. برای پلمپ دفاتر قانونی باید از طریق سامانه اداره ثبت شرکتها وموسسات تجاری اقدام کنید.
ثبت‌نام و پلمپ دفاتر قانونی
ادرس irsherkat.ssaa.ir را در مرورگر خود باز کنید.
بر روی گزینه پذیرش اظهارنامه پلمپ دفاتر قانونی کلیک کنید و طبق مراحل زیر عمل کنید.
1. درج اطلاعات متقاضی
2. تعیین سال مالی براساس اساسنامه شرکت
3. درج اطلاعات شخصیت حقوقی
4. درج اطلاعات درخواست کننده پلمپ
5. درج اطلاعات هیئت مدیره
6. درج سمت هیئت مدیره
7. درج دفاتر مورد تقاضا
در این مرحله صرفا امکان انتخاب 2 جلد دفتر روزنامه و 2 دفتر کل میسر است.
8. تایید صحت اطلاعات
9. تایید نهایی درخواست
عدم تنظیم دفاتر قانونی حسابداری چه پیامدها و عواقبی دارد؟
اگر دفاتر قانونی خود را در مهلت مقرر پلمپ نکنید، علاوه بر جریمه مالیاتی معادل 20 درصد، نمی‌توانید اظهارنامه مالیاتی خود را نیز ارائه دهید و همچنین نمی‌توانید کارت بازرگانی دریافت کنید.
تهیه دفاتر حسابداری از طریق نرم‌افزار حسابداری
امروزه اکثر سازمان‌‌ها از نرم‌افزار حسابداری برای ثبت تراکنشها در دفاتر کل و مجلات استفاده می‌کنند که به طور چشمگیری فعالیت‌های اساسی نگهداری سوابق را ساده کرده است. کاربر می‌تواند به راحتی و با یک کلید، دفتر روزنامه یا دفتر کل را تهیه کند و بر اساس آن اطلاعات را در دفاتر قانونی ثبت کند.
جمع‌بندی
چه یک تاجر باشید یا یک شرکت را اداره کنید، مشاغل با هر اندازه ای ملزم به نگهداری سوابق تراکنش‌های مالی هستند. دفاتر قانونی جایی است که شما این تراکنشها را ثبت و نگهداری می‌کنید و اطلاعات حسابداری شما را برای گزارش‌های مالی رسمی فراهم می‌کند.
سوالات متداول
دفاتر حسابدای چیست؟
دفتر حسابداری حسابی است که برای ذخیره ثبت‌های حسابداری برای ترازنامه و تراکنش‌های صورت درآمد استفاده می‌شود. ورودی های دفتر حسابداری می تواند شامل حساب‌هایی مانند وجه نقد، حساب‌های دریافتنی، سرمایه‌گذاری‌ها، موجودی، حساب‌های پرداختنی، هزینه‌های تعهدی و سپرده‌های مشتری باشد.
دفاتر حسابداری مشتمل بر چند دسته‌اند؟
دفاتر حسابداری به چهار دسته تقسیم می‌شوند. دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه
هدف از دفتر کل چیست؟
در حسابداری از دفتر کل برای ثبت تمامی معاملات شرکت استفاده می‌شود. در یک دفتر کل، داده‌های معاملاتی در قالب دارایی‌ها، بدهیها، درآمدها، هزینه‌ها و حقوق صاحبان سهام سازماندهی می‌شوند. حسابدار پس از بسته شدن هر دفتر کل فرعی، تراز آزمایشی را آماده می‌کند.