چه در حال ثبت مالیات یا تهیه صورت‌های مالی باشید، مهم است که به حساب‌های دقیق خود دسترسی داشته باشید. اینجاست که دفاتر قانونی حسابداری مطرح می‌شود. در ادامه این مقاله انواع دفاتر حسابداری و همچنین چرایی اهمیت آن برای هر کسب‌وکاری را بررسی خواهیم کرد.
دفاتر حسابداری چند دسته‌اند؟
دفاتر حسابداری مشتمل بر چهار دسته است:
۱- دفتر روزنامه
۲- دفتر کل
۳- دفتر دارایی
۴- دفتر کپیه
در حال حاضر فقط از دفتر روزنامه و دفتر کل استفاده می‌شود.
دفاتر حسابداری به دو نوع دفاتر رسمی و غیررسمی تقسیم می‌شوند:
- دفاتر قانونی و رسمی
دفتر روزنامه و دفتر کل
- دفاتر غیررسمی یا کمکی
دفتر معین (جزء دفاتر قانونی به شمار می‌رود، اما غیررسمی است)
دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه دفتری است که تمامی رویدادهای مالی و معاملات تجاری شرکتها به ترتیب تاریخ و شماره در آن ثبت می‌شود. در دفتر روزنامه جزئیاتی مانند بدهکار و بستانکار، شماره سند، شرح مختصر رویداد مالی و… نوشته می‌شود.
انواع دفتر روزنامه
۱-دفتر روزنامه عمومی
در این دفتر تمامی معاملات و عملیات‌های مالی در آن ثبت می‌شوند
۲-دفتر روزنامه اختصاصی
این دفتر به تفکیک نوع معامله (معامله خاص) مورد استفاده قرار می‌گیرد. این دفتر براساس فعالیت‌های شرکتها به چهار دسته تقسیم می‌شود مانند: دفتر روزنامه خرید، دفتر فروش، دفتر روزنامه پرداخت‌های غیر نقدی، دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی و..
دفتر کل چیست؟
دفتر کل دفتری است که حسابدار برای ثبت تمامی حساب‌های مربوطه از آن استفاده می‌کند. دفتر کل پنج مورد مهم حسابداری را دنبال می‌کند: دارایی‌ها، بدهیها، سرمایه مالک، درآمدها و هزینه‌ها.
در گذشته، دفتر کل به معنای واقعی کلمه یک دفتر بود – یک دفتر بزرگ که در آن اطلاعات مالی به صورت دستی ثبت می‌شد. البته، هنوز هم می‌توانید حسابداری خود را با دفتر کل کاغذی انجام دهید. اما از آنجایی که حسابداری با دست 1000 برابر بیشتر طول می‌کشد، اکثر صاحبان مشاغل و حسابداران از نرم‌افزار حسابداری برای تهیه دفتر کل خود استفاده می‌کنند.
دفتر کل از همان روزهایی که چرتکه استفاده می‌شد، وجود داشته است. اما در حالی که رایانه‌ها عمدتاً چرتکه‌ها را کنار گذاشته‌اند، دفتر کل هنوز هم امروز مهم است. دلیل آن این است که تمام گزارش‌های مالی شرکت شما – از جمله ترازنامه آن – با استفاده از اطلاعات دفتر کل تهیه می‌شود.
دفتر دارایی چیست؟
دفتری که تاجر باید هر سال صورت جامعی از تمامی دارایی منقول، غیرمنقول، دیون، وجوه نقد و مطالبات سال گذشته خود را به ریز و به ترتیب در آن دفتر ثبت کند.
دفتر کپیه چیست؟
دفتری که تاجر باید تمامی مراسلات، صورت حسابها و فاکتورهای صادره خود را در آن به ترتیب تاریخ ثبت و نگهداری کند.
دفتر معین چیست؟
دفتر معین دفتری است که حساب‌های دفتر کل را به صورت مجزا در آن ثبت و نگهداری می‌کنند. در برخی از شرکتها باید اطلاعات دقیق و جزئی بعضي از فعاليت‌هاي مالي را استخراج کرد. گاهی نمی‌شود این اطلاعات را از دفتر کل به دست آورد، بنابراین با ثبت این حسابها در دفاتر معین، این کار ساده‌تر و راحت‌تر انجام می‌پذیرد.
انواع دفتر معین چیست؟
انواع دفتر معین عبارت است از: دفتر معین بانک، دفتر معین حساب‌های پرداختنی، دفتر معین حساب‌های دریافتنی، دفتر معین اموال و… .
شایان ذکر است، امروزه با استفاده از نرم‌افزارهای مالی و ثبت اسناد حسابداری در آنها، بر اساس اطلاعات وارده که همان اسناد حسابداری هستند، می‌توان با یک گزارش‌گیری ساده، در کوتاه‌ترین زمان ممکن تمامی اطلاعات لازم برای وارد کردن در دفاتر قانونی روزنامه و کل را بدست آورد و وارد دفاتر نمود.
رد دفاتر قانونی چیست؟
هرگاه دفاتر قانونی به دلیل منطبق نبودن و یا رعایت نکردن الزامات قانونی در تهیه، نگارش یا انجام اصلاحات؛ مورد تایید کارشناس دارایی قرار نگیرد و آن دفاتر را نپذیرد، اصطلاحا به آن «رد دفاتر» می‌گویند.
- استفاده از دفاتر نانویس سال‌های قبل
- ثبت هرگونه اطلاعات نادرست
- ثبت نکردن فعالیت‌های مربوط به شعب یا شعبه‌های شرکت
- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر
- صفحات سفید
- پاره شدن صفحات، محو و مخدوش کردن اطلاعات آن
- خارج شدن دفاتر از پلمپ
- تاخیر در تحریر دفاتر روزنامه بیش از 15 روز
تفاوت دفتر کل و دفتر روزنامه چیست؟
دفتر روزنامه که به آن دفتر ثبت اصلی نیز می‌گویند، اولین جایی است که تراکنش‌های مالی در آن ثبت می‌شود. سپس جزئیات در قالب T در دفتر کل حسابداری خلاصه می‌شود. یک ورودی دفتر کل T شکل به شما امکان می‌دهد بدهیها را در یک طرف و بستانکاری‌ها را در طرف دیگر نشان دهید. جزئیات دفتر کل در نهایت در ترازنامه و صورت سود و زیان نشان داده می‌شوند.
تفاوت دیگر این است که تراکنش‌های دفتر روزنامه به ترتیب زمانی ثبت می‌شوند، در حالی که معاملات دفتر کل بر اساس نوع حساب سازماندهی می‌شوند. حساب‌های دفتر باید بر اساس روش دوبار ثبتی حسابداری متعادل شوند.
چرا دفتر کل مهم است؟
- برای تهیه صورت‌های مالی مفید است
صورت‌های مالی به شما کمک می‌کند عملکرد مالی و جریان نقدی کسب و کار خود را پیگیری کنید. آنها از داده‌های گردآوری شده در دفتر کل استفاده می‌کنند. سه نوع اصلی از صورت‌های مالی برای صاحبان مشاغل کوچک مفید است: صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد.
- برای ثبت مالیات خود به آن نیاز دارید
برای ثبت مالیات و تهیه صورت معاملات فصلی باید به دفتر کل مراجعه کنید.
- برای بررسی تمام عملیات‌های مالی‌تان مفید است
هنگامی که یک تراکنش مالی را ثبت می‌کنید، به آن ورودی مجله می‌گویند، زیرا حسابداری همیشه به صورت دستی و در مجلات انجام می‌شده است. ما هنوز آنها را نوشته‌های مجله می‌نامیم.
دفتر کل جایی است که شما می‌توانید هر صورتحسابی که پرداخت شده است را مشاهده کنید. به جای بررسی صورت‌حساب‌های بانکی، صورت‌حساب‌های اعتباری و فاکتورها هنگام جست‌وجوی یک تراکنش، هر ذینفعی می‌تواند فقط دفتر کل را بررسی کند و تمام سوابق حسابداری را در یک مکان ببیند.
تهیه دفاتر حسابداری از طریق نرم‌افزار حسابداری
امروزه اکثر سازمان‌‌ها از نرم‌افزار حسابداری برای ثبت تراکنشها در دفاتر کل و مجلات استفاده می‌کنند که به طور چشمگیری فعالیت‌های اساسی نگهداری سوابق را ساده کرده است. کاربر می‌تواند به راحتی و با یک کلید، دفتر روزنامه یا دفتر کل را تهیه کند و بر اساس آن اطلاعات را در دفاتر قانونی ثبت کند.
جمع‌بندی
چه یک تاجر باشید یا یک شرکت را اداره کنید، مشاغل با هر اندازه ای ملزم به نگهداری سوابق تراکنش‌های مالی هستند. دفاتر قانونی جایی است که شما این تراکنشها را ثبت و نگهداری می‌کنید و اطلاعات حسابداری شما را برای گزارش‌های مالی رسمی فراهم می‌کند.
سوالات متداول
دفاتر حسابدای چیست؟
دفتر حسابداری حسابی است که برای ذخیره ثبت‌های حسابداری برای ترازنامه و تراکنش‌های صورت درآمد استفاده می‌شود. ورودی های دفتر حسابداری می تواند شامل حساب‌هایی مانند وجه نقد، حساب‌های دریافتنی، سرمایه‌گذاری‌ها، موجودی، حساب‌های پرداختنی، هزینه‌های تعهدی و سپرده‌های مشتری باشد.
دفاتر حسابداری مشتمل بر چند دسته‌اند؟
دفاتر حسابداری به چهار دسته تقسیم می‌شوند. دفتر روزنامه، دفتر کل، دفتر دارایی و دفتر کپیه
هدف از دفتر کل چیست؟
در حسابداری از دفتر کل برای ثبت تمامی معاملات شرکت استفاده می‌شود. در یک دفتر کل، داده‌های معاملاتی در قالب دارایی‌ها، بدهیها، درآمدها، هزینه‌ها و حقوق صاحبان سهام سازماندهی می‌شوند. حسابدار پس از بسته شدن هر دفتر کل فرعی، تراز آزمایشی را آماده می‌کند.
