ثبت سوابق مالی سالانه بخش مهمی از فعالیت‌های حسابداری هر ‌کسب‌وکار است. این سوابق معمولاً با توجه به سال تقویم یا سال مالی شرکت محاسبه می‌شود. اینکه کسب‌وکارها بهترین زمان را برای بستن سال مالی خود انتخاب کنند، یکی از موضوعات مهم این حوزه است. در این مقاله به تعریف سال مالی، مزایای فعالیت در آن و نکات ضروری بستن سال مالی (Fiscal Year-End) می‌پردازیم. استفاده از نرم افزار حسابداری می‌تواند فرایند بستن سال مالی را بسیار ساده‌تر کند.

سال مالی چیست؟

دوره 12 ماهه‌ای که شرکت‌ها برای اهداف حسابداری خود در نظر می‌گیرند، سال مالی نام دارد. بسیاری از شرکت‌ها، سال تقویم را به عنوان سال مالی خود انتخاب می‌کنند بااین‌حال، برخی دیگر تصمیم می‌گیرند که با توجه به دوره‌ی اوج سود یا چرخه تجاری شرکت سال مالی غیر از سال تقویم برای خود برگزینند. پس از تعیین سال مالی، نمی‌توان آن را تغییر داد، بنابراین مدیران باید قبل از انتخاب سال مالی، همه موارد را با دقت در نظر بگیرند.

پایان سال مالی چیست؟

پایان سال مالی به آخرین هفته‌ها یا روزهای سال مالی شرکت اشاره می‌کند. سال مالی اکثر مشاغل با سال تقویم مطابقت دارد و از 1 فروردین تا 31 اسفند است. مطابقت این دو به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا سال را به دوره‌های سه‌ماهه تقسیم کنند که هم‌زمان با تغییر فصول است.

با‌این‌حال، همه‌ی شرکت‌ها یا صنایع، سال تقویم را به عنوان سال مالی خود در نظر نمی‌گیرند. فروشگاه‌های خرده‌فروشی و سایر مشاغل دوره‌های اوج سود متفاوتی نسبت به اکثر شرکت‌ها دارند. انتخاب سال مالی برای این دسته کسب‌وکارها بهتر است. تعیین پایان سال مالی مناسب یکی از مراحل مهم و اصولی در حسابداری فروشگاه و مغازه است.

به عنوان مثال، اگر پایان سال تقویم شلوغ‌ترین دوره‌ی کاری یک کسب‌وکار باشد، محاسبه‌ی سوابق مالی و بستن آن در تابستان بهتر است. زیرا فعالیت‌های حسابداری در آن دوره کمتر می‌شود. یک سال مالی از 1 تیر تا 30 خرداد مناسب این دسته کسب‌وکارها است.

بستن سال مالی ضرورت ها و نکات مهم

تفاوت پایان سال مالی با مالیات پایان سال

پایان سال مالی و پایان سال مالیاتی هر دو اصطلاحی هستند که اغلب برای توصیف پایان دوره حسابداری 12 ماهه استفاده می‌شوند. بااین‌حال،‌ سال‌های مالی تفاوت کلیدی با سال‌های مالیاتی دارند:‌ گزارش بستن سال‌ مالی، اغلب استفاده‌ی درون‌سازمانی و‌ بستن سال‌ مالیاتی، استفاده‌ی برون‌سازمانی دارند. سوابق مالی جمع‌آوری شده برای پایان سال مالی معمولاً به سهامداران، کارکنان و در برخی موارد، عموم مردم گزارش می‌شود.

پیشنهاد مطالعه  حقوق و دستمزد چیست؟ آموزش جامع ثبت و حسابداری حقوق و دستمزد

اطلاعات مالی در پایان سال مالیاتی مستقیماً به اداره مالیات گزارش می‌شود. اگر شرکتی سال مالی متفاوتی با تقویم انتخاب کند، مالیات باید تا پانزدهمین روز از سه ماهه اول پس از پایان سال مالی ثبت شود.

مزایای انتخاب سال مالی 

در حالی که خیلی از شرکت‌های‌ می‌توانند سال تقویم را سال مالی‌شان انتخاب کنند، برخی ترجیح می‌دهند سال مالی متفاوتی داشته باشند. در ادامه برخی از مزایای فعالیت در  سال مالی آورده شده است:

مصادف‌نشدن پایان سال مالی با دوره‌ی اوج فروش پایان سال

برای برخی از کسب‌وکارها شلوغ‌ترین زمان سال ماه اسفند است. اگر پایان سال مالی شما در این زمان باشد، بستن دفاتر مالی در این دوره هم زمان با فصل اوج فروش کمی پردردسر خواهد بود.

امکان انتخاب سال با توجه به چرخه‌ی ‌کسب‌وکار

برخی از مشاغل بیشتر درآمد خود را در طول یک‌چهارم سال به دست می‌آورند و هزینه‌های خود را نیز در زمان متفاوتی پرداخت می‌کنند. انتخاب سال مالی با درنظر گرفتن این چرخه برای این دسته از ‌کسب‌وکارها بهتر است.

به عنوان مثال، اگر شرکت شما مهم‌ترین سود خود را با فروش اقلام در ماه مهر به دست می‌آورد، اما موجودی جدید را تا فروردین خریداری نمی‌کنید، ممکن است پایان سال تقویمی وضعیت مالی شرکت شما را به درستی نشان ندهد. استفاده از یک سال مالی که به 31 خرداد ختم می‌شود به شرکت شما امکان می‌دهد بالاترین درآمد و هزینه‌های شما را در همان سال مالیاتی ثبت کند.

امکان کمک‌گرفتن از شرکا برای تهیه‌ی گزارش داده‌های مالی

اگر همه فروشندگان، تأمین‌کنندگان و شرکای تجاری شما در حال تهیه سوابق مالیاتی خود، حسابرسی امور مالی و محاسبه بودجه خود باشند، بهتر است که سال مالی‌تان را  در زمان متفاوتی ببندید. زیرا برای تکمیل فرایند حسابداری خود نیاز به درخواست داده‌های مالی یا گزارشات از سایر شرکت‌ها دارید و انتخاب پایان سال مالی با توجه به زمانی که شرکای شما برای کمک بیشتر در دسترس هستند، می‌تواند مفید باشد.

دسترسی راحت‌تر به حسابداران و کارشناسان مالیاتی

اگر از مشاوران مالیاتی یا حسابداران برای بستن دفاتر مالی خود کمک می‌گیرید، احتمالاً در سه ماهه‌ی منتهی به فصل مالیات برنامه کاری شلوغ‌تری داشته باشند. انتخاب سال مالی که با بقیه شرکت‌ها متفاوت باشد، به شما کمک می‌کند که مشاوران و حسابداران با کم‌ترین حواس‌پرتی این کار را برای شما انجام دهند.

دلایل بستن سال مالی چیست؟

  • صفرکردن دسته‌ای حساب‌ها
  • صفرکردن مانده‌ی برخی از حساب‌ها به‌منظور انتقال به دفاتر جدید در سال مالی جدید
  • محاسبه‌ی سود و زیان دوره‌ی مالی جاری
  • جلوگیری از انباشته‌شدن اطلاعات
  • اطمینان از قطعی‌شدن ثبت اسناد در سیستم 

مراحل اجرایی بستن سال مالی

نکات مهم بستن سال مالی

پیش از بستن حساب‌ها در پایان سال مالی باید به چند نکته باید توجه کنید:

  • بررسی مجدد تمامی ترازهای مالی
  • انبارگردانی و بررسی و شمارش موجودی کالاها
  • بررسی تمامی فاکتورها
  • کنترل کاردکس کالاها
  • بررسی سرفصل‌ها
  • اصلاح موجودی انبار و قیمت کالاها
  • بررسی موجودی منفی کالاها
  • بررسی و اصلاح سندهایی که بدون توجه به اصول حسابداری ثبت شده‌اند
  • مرتب‌کردن اسناد پیش از عملیات بستن حساب‌ها

مراحل بستن سال مالی

مراحل بستن سال مالی در حسابداری

برای بستن سال مالی 4 مرحله زیر را باید به طور دقیق اجرا کنید:

پیشنهاد مطالعه  12 بهترین نرم‌ افزار حسابداری فروشگاهی [قیمت، مزایا، معایب]

1- بستن حساب‌های دائمی و موقت

در پایان سال مالی حساب‌ها دو نوع هستند: دائمی یا موقت. (ماهیت حساب ها در حسابداری چیست؟)

  • حساب‌های دائمی

نخست حساب‌های دائمی دارای مانده بدهکار (مانند دارایی) بستانکار گردیده و معادل جمع آن به حساب تراز اختتامیه بستانکار می‌شود. سپس حساب‌هایی که  مانده بستانکاری دارند (مانند سرمایه و بدهی و موجودی) به حساب تراز اختتامیه بدهکار می‌شوند.

  • حساب‌های موقت

حساب‌های موقت یا حساب سودوزیانی (درامد و هزینه) حساب‌هایی هستند که  از دوره‌ی قبل مانده نمی‌پذیرند و به دوره‌ی بعد نیز منتقل می‌شوند. مانده این حساب‌ها در ابتدای سال صفر بوده و در پایان سال مالی با بستن حساب‌ها صفر می‌شود. حساب‌های موقت به ماهیت حساب‌ها (برای مثال حساب‌هایی با مانده بدهکار، بستانکار شده و خلاصه سود و زیان بدهکار می‌شود) بعد از تهیه صورت سود و زیان حساب‌های موقت را می‌بندیم و حساب‌های دائمی نیز از طریق صدور سند اختتامیه به سال بعد منتقل می‌شوند.

2- صدور سند تعدیل ماهیت

در این مرحله به بررسی حساب‌هایی می‌پردازیم که مانده‌ی آنها با آنچه در حساب‌های معین قرار داده شده، متفاوت است. نخست باید یکسری حساب معین طرف مقابل تعریف کنید تا مانده حساب‌های خلاف ماهیت با آن بسته شود. حساب معین طرف مقابل دو ویژگی دارند:

الف. از  نظر ماهیت مخالف حساب مذکور باشد.

ب. از نظر سطوح تفصیلی و نوع حساب‌های تفصیلی مرتبط، دقیقا مانند حساب خلاف ماهیت باشد.

3- صدور سند اختتامیه

با صدور سند اختتامیه حساب‌های ترازنامه‌ای بسته شده و به سال بعد منتقل می‌شوند. (ترازنامه چیست؟)

4- صدور سند افتتاحیه

بعد از صدور سند اختتامیه باید حساب‌های ترازنامه‌ای بسته شده و در سند اختتامیه به سال بعد منتقل شود. این امر هم با صدور سند افتتاحیه انجام می‌شود. برای صدور سند افتتاحیه باید نکات زیر را رعایت کنید:

الف. نخست باید سال مالی جدیدی ایجاد کنید

ب. سپس در دوره‌ی مالی که در آن سند اختتامیه زده شده، سند افتتاحیه صادر می‌کنید.

بستن سال مالی در نرم افزارهای حسابداری

در انتهای این مقاله به آموزش بستن سال مالی در نرم افزارهای مختلف می‌پردازیم:

آموزش بستن سال مالی در نرم‌افزار هلو

آموزش بستن سال مالی در نرم‌افزار سپیدار

آموزش بستن سال مالی در نرم‌افزار محک

جمع‌بندی

با نزدیک‌شدن به پایان سال مالی، بسیاری از مشاغل به این فکر می‌کنند که چگونه برای بستن حساب‌ها آماده شوند. انجام این فرایند در طول چند مرحله و پیش از موعد باعث می‌شود برای انجام آن با کمبود وقت مواجه نشوید. این گزارش بیانگر عملکرد شرکت شما در 12 ماه گذشته و یک الزام قانونی است و باید دقیق باشد، زیرا به سرمایه‌گذاران بالقوه، بانک‌ها یا سایر وام‌دهندگان عملکرد مالی شرکت شما را نشان می‌دهد.

برای مطالعه در منابع انگلیسی اینجا کلیک کنید.