فرض کنید در میانه یک روز کاری جوهر چاپگر دفترتان تمام شده و برای جلسه کاری کارکنان نیز باید خوراکی مناسب پذیرایی تهیه کنید. اینجاست که به حساب تنخواه گردان برای خرید این اقلام نیاز پیدا می‌کنید. اما حساب تنخواه گردان چیست و ماهیت آن در حسابداری چگونه است؟
حساب تنخواه گردان چیست؟
بسیاری از شرکت‌ها برای بازپرداخت خریدهای کوچک روزانه یک حساب تنخواه راه‌اندازی می‌کنند. معمولا یک مبلغ ثابت به صورت نقدی یا واریز به حساب در اختیار متصدی این حساب قرار داده می‌شود و این حساب در یک بازه زمانی، باید تسویه شود.
تنخواه‌دار کیست؟
فردی است که حساب تنخواه به او سپرده می‌شود و در قبال تسویه آن، مسئول است. این فرد معمولا حسابدار یا فردی است که توسط مسئول امور مالی تعیین می‌شود.
از حساب تنخواه چه استفاده‌ای می‌شود؟
هر کسب وکاری کاربردها و تعاریف مختلفی از حساب تنخواه دارد. بااین‌حال، چندین کاربرد رایج برای حساب تنخواه وجود دارد:
- خرید لوازم اداری: کاغذ، خودکار، منگنه، جوهر چاپگر و غیره.
- هزینه پست: تمبر، بسته بندی و پاکت
- هزینه وعده‌های غذایی تجاری: نوشیدنی‌‌ها و میان وعده‌‌ها برای جلسات، وعده‌های غذایی برای پذیرایی از مشتریان
- هزینه‌های حمل‌ونقل: کرایه تاکسی
- سایر هزینهها مانند هزینه قبوض برق و گاز و…
مزایای استفاده از تنخواه گردان چیست؟
- تسریع در انجام کارها
- تسریع و سهولت در پرداخت‌‌ها
- کاهش حجم عملیات واحد حسابداری
- مشخص شدن هزینه‌های جاری شرکت
- کنترل بر وجوه نقد و نظارت بر چگونگی صرف شدن آن
ثبت تنخواه گردان در حسابداری چگونه است؟
ثبت عملیات حسابداری رویدادهای مالی تنخواه گردان، معمولا به دو روش انجام می‌شود:
- تنخواه گردان متغیر بر اساس مانده متغیر
- تنخواه گردان با مبلغ ثبات یا مانده ثابت
در تنخواه ثابت میزان تنخواه گردان از مدیر مالی و یا مدیریت سازمان به صورت یک مبلغ حداکثری در نظر گرفته می‌شود. وجه مورد نظر به صورت سالیانه یا ماهانه یا… به حساب تنخواه شرکت واریز می‌شود. پس از پایان دوره مالی حساب تنخواه گردان مجدد شارژ می‌شود.
ثبت حسابداری تنخواه گردان این گونه است:
با یک مبلغ ثابت تنخواه گردان افزایش می‌یابد و حساب بانک بستانکار می‌شود.
| شرح سند | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| تنخواه گردان | ۲۰،۰۰۰،۰۰۰ | |
| حساب بانکی | ۲۰،۰۰۰،۰۰۰ |
در روش تنخواه متغیر برای هر بار که هزینهای انجام می‌شود، به میزان هزینه‌هایی که پرداخت شده وجه به حساب فرد تنخواه‌دار واریز می‌شود. و ثبت حسابداری تنخواه گردان انجام می‌شود.
در روش متغیر نیز ثبت سند تنخواه گردان همانند روش ثابت به این شکل است :
| شرح سند | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|
| تنخواه گردان | ۲۰،۰۰۰،۰۰۰ | |
| حساب بانکی | ۲۰،۰۰۰،۰۰۰ |
فرق تنخواه ثابت و متغیر چیست؟
در روش تنخواه گردان ثابت، حساب تنخواه گردان در زمان پرداخت وجه اولیه تنخواه گردان بدهکار می‌شود و تا هر زمان که تنخواه گردان برقرار باشد، بدون تغییر می‌ماند.
اما در روش تنخواه گردان متغیر، هرگونه هزینهای که از حساب تنخواه گردان انجام می‌شود، در این حساب ثبت می گردد؛ بنابراین ماندۀ تنخواه گردان در طول زمان تغییر می‌کند.
تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟
پرداخت‌های حساب صندوق باید روزانه ثبت شود، اما پرداخت‌های حساب تنخواه باید وقتی انجام شود که واریز هزینهها انجام می‌شود. علاوه بر این پرداخت‌های حساب تنخواه معمولا برای هزینه‌های مشخصی صرف می‌شود، اما پرداخت‌های صندوق معمولا محدودیت خاصی ندارند.
ماهیت تنخواه گردان در حسابداری و عملیات مالی حساب تنخواه
ماهیت حساب تنخواه دارایی است. این حساب از نظر ماهیت مانند صندوق است. زمانی که این حساب بدهکار می‌شود، مبلغ آن افزایش می‌یابد و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه گردان کم می‌شود.
برای انجام ثبت حسابداری حساب تنخواه نیز باید از یکی از روش‌های تنخواه گردان ثابت یا متغیر استفاده کرد. امروز می‌توان با نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی این ثبت‌ها را به راحتی انجام داد.
نمونه فرم تنخواه گردان
نکات حساب تنخواه
- حساب تنخواه نباید به عنوان یک صندوق عملیاتی مورد استفاده قرار گیرد (به عنوان مثال نباید برای پرداخت صورتحساب کالاها یا خدمات، پرداخت حقوق و دستمزد یا پیش پرداخت یا وام استفاده شود)
- یک کارمند باید به عنوان متولی حساب تنخواه تعیین شود. مدیر مالی یا معادل آن باید متولیان را تأیید کند
- متولی باید یک گزارش نقدی شامل رسید برای هر پرداخت نگهداری کنند. در همه پرداخت‌‌ها باید هدف تجاری، بازپرداخت و تاریخ ذکر شود.
- اگر موجودی نقدی حساب تنخواه کم است، متولی باید صندوق را دوباره پر کنند
- قبل از پر کردن صندوق، متولی باید مطمئن شود که وجوه نقد موجود به اضافه رسیدها با موجودی اصلی صندوق برابری می‌کند.
- یک سرپرست یا مدیر باید درخواست برداشت از حساب تنخواه را تأیید کند
- متولی باید حساب‌های تنخواه غیرفعال را ببندند
- متولی حساب تنخواه مسئول نگهداری وجوه نقد خرد و نگهداری رسیدها و سوابق جزئیات است.
- وجوه نقد حساب تنخواه باید در مکانی امن مانند کشوی قفل شده یا گاوصندوق کوچک نگهداری شود.
نحوه بستن حساب تنخواه در پایان سال مالی
همان طور که می‌دانید حساب تنخواه از نوع حساب‌های دائمی است. لذا حتما باید هر چه باقیمانده باشد به سال مالی جدید انتقال یابد. بنابراین باید در پایان سال مالی، مانده حساب تنخواه را طی سند اختتامیه با حساب تراز افتتاحیه و اختتامیه صفر کنید تا دقیقا همان مبلغ را طی سند افتتاحیه سال مالی جدید ایجاد کنید.
البته بعضی از حسابداران ترجیح می‌دهند حساب تنخواه گردان را به سال مالی جدید منتقل نکنند. برای این کار باید تمام مبلغ موجودی حساب تنخواه را به حساب بانکی شرکت واریز کرده و در سال مالی جدید مجدد حساب تنخواه گردان را شارژ نمایید.
سوالات متداول
حساب تنخواه چیست؟
به وجوه نقد موجود در هر شرکت یا سازمانی گفته می‌شود که برای پرداخت هزینه خریدهای روزمره و سایر هزینهها صرف می‌شود.
هدف از حساب تنخواه چیست؟
هدف از حساب تنخواه گردان کنترل وجوه نقد، کاهش حجم کار بخش حسابداری و پرداخت سریع هزینهها است.
مسئول حساب تنخواه گردان چه کسی است؟
متولی حساب تنخواه از طرف مدیر مالی یا مدیر سازمان تعیین می‌شود.