حسابداری برای کسب‌وکارها اهمیت ویژه‌ای دارد. مدیران و صاحبان مشاغل برای اطلاع از سلامت مالی کسب‌وکار خود و آگاهی از اینکه کسب‌وکارشان سودآور است یا خیر، باید به گزارشات و اطلاعات دقیق مالی دسترسی داشته باشند. حساب معین یکی از همین گزارشات مفید است که می‌تواند پاسخگوی نیاز مدیران باشد. در این مقاله به حساب معین و نقش آن در حسابداری می‌پردازیم.

حساب معین به معنای چیست؟

در حسابداری، حساب‌ها در سه دسته حساب کل، معین و حساب تفصیلی طبقه‌بندی می‌شوند. حساب کل، کلی‌ترین حساب است. همه حساب‌های کل دارای حساب معین هستند. درواقع زیرمجموعه حساب کل، دفتر معین و زیرمجموعه دفتر معین، دفتر تفصیلی است. به عنوان مثال حساب کل نقد و بانک دارای حساب‌های معین زیر است:

• حساب صندوق ریالی
• حساب صندوق ارزی
• حساب تنخواه گردان‌های ریالی
• حساب تنخواه گردان‌های ارزی
• موجودی بانک‌های ریالی
• موجودی بانک‌های ارزی

مقاله پیشنهادی: تنخواه چیست

معنی معین در حسابداری چیست؟

حساب معین (Subsidiary Account) یک نوع گزارش حسابداری است که برای گزارشات درون سازمانی ارائه می‌شود. حساب معین در حسابداری یکی از انواع کلی حساب‌ها است که برای ثبت دقیق تراکنش‌های حساب‌ها، مانند حساب‌های دریافتنی و پرداختنی استفاده می‌شود. این حساب معمولا در شرایطی کاربرد دارد که شما نیاز به پیگیری جزئیات بسیاری از نهاده‌های مستقل در یک دسته وسیع‌تر دارید. آنها معمولاً همراه با حساب‌های دریافتنی و پرداختنی به ترتیب برای ردیابی مبالغ بدهی مشتریان یا مبالغ بدهی به فروشندگان مستقل استفاده می‌شوند.

ویژگی‌های حساب معین

• تفصیل‌پذیری: حساب معین درمقایسه با حساب کل جزئیات بیشتری را ثبت می‌کند؛ بنابراین برای ثبت جزئیات طلبکاران در حساب‌های پرداختنی کاربرد دارد.
• تسعیرپذیری: تسعیر به معنای به بروزرسانی ماندۀ ریالی حساب‌های ارزی از طریق محاسبۀ آن ها با نرخ روز ارز است.  در گزارشات و صورت‌های مالی، باید حساب‌های ارزی را دوباره با نرخ روز ارز محاسبه و مانده ریالی را به‌روز کنید. این ویژگی پیش از گردش‌دار شدن حساب معین باید فعال شود و بعد از گردش‌دار شدن حساب معین قابل انجام نیست.
• کنترل ماهیت حساب‌ها طی دوره: این ویژگی باعث آشکار شدن اشتباهات حسابداری می‌شود. حسابداران با کنترل ماهیت مانده حساب، می‌توانند اصلاحات لازم را انجام دهند.
• حسابداری ارزی: این ویژگی برای شرکت‌هایی مفید است که با عملیات مالی ارزی سرو‌کار داشته و به اطلاعات ارزی نیاز دارند. برای ثبت عملیات ارزی باید در نرم افزار حسابداری پیش از گردش‌دار شدن حساب معین این ویژگی فعال شود.

 انواع حساب معین

حساب معین دارای چندین نوع است که در ادامه معرفی می‌کنیم:

 حساب معین دارایی جاری

این حساب به دو دسته کلی وجه نقد و اموال قابل نقد شدن تقسیم می‌شود و دارای انواع زیر است:

• • صندوق
  • بانک
  • تنخواه گردان
  • اسناد دریافتی
  • حساب‌های دریافتی
  • موجودی کالا
  • پیش پرداخت‌ها

حساب معین دارایی ثابت

این حساب شامل دارایی ثابت شرکت می‌شود و شامل موارد زیر است:

• • زمینی که به شرکت تعلق دارد
  • ساختمان شرکت
  • ماشین آلات تولید
  • وسایل نقلیه و خودورهای شرکت

 حساب معین هزینه‌ها چیست؟

این حساب برای ثبت هزینه‌های مختلف از قبیل هزینه‌های تولید، فروش، مدیریت، تبلیغات استفاده می‌شود. با ثبت این هزینه‌ها می‌توانید عملکرد و هزینه هر بخش از کسب‌وکارتان را بررسی کرده و اقداماتی برای کاهش هزینه‌ها انجام دهید.

 تفاوت حساب معین، دفتر کل و حساب تفصیلی

حساب کل، کلی‌ترین نوع حساب محسوب می‌شود و دارای دو نوع دائم و موقت است. تمام حساب‌های کل، حساب معین دارند و درواقع وظیفه حساب معین، وضوح حساب کل است. در حساب معین تمامی تراکنش‌های مالی یک شرکت یا سازمان از قبیل دارایی‌ها، بدهی‌ها و سرمایه‌گذاری‌ها در یک دوره مشخص، به صورت جزئی در قالب حساب‌های مختلف ثبت می‌شود. حساب تفصیلی نوع جزئی‌تر حساب معین است. در حسابداری دستی حساب معین کافی بوده؛ اما در حسابداری نرم افزاری باید از حساب تفصیلی نیز استفاده شود.

 دفتر معین و نحوه تحریر آن

دفتر معین یکی از دفاتر قانونی حسابداری است که حاوی اطلاعات دقیق در مورد حساب‌های یک شرکت، مانند حساب‌های دریافتنی، حساب‌های پرداختنی، موجودی کالا یا دارایی‌های ثابت و… است. دفتر معین نسبت به دفتر کل جزئیات دقیق‌تری از تراکنش‌های یک حساب خاص ارائه می‌دهد.

نحوه نگارش دفتر معین تاحدودی شبیه نگارش دفتر کل است. به منظور تحریر دفتر معین، برای هر حساب باید یک صفحه در دفتر معین ایجاد کنید. حساب‌های دریافتی دفتر معین از سه ستون تشکیل می‌شود که شامل ستون بدهکار، ستون بستانکار و ستون مانده‌ها است. علاوه بر ثبت حساب‌های دریافتی، حساب‌های دریافتنی را نیز باید در دفتر معین  ثبت کنید. حساب‌های پرداختنی در دفتر معین، بستانکار هستند. برای هر حسابی که در دفتر کل ثبت شده است، باید یک صفحه در دفتر معین اختصاص دهید. همچنین می‌توانید یک ستون برای درج تاریخ و سایر توضیحات لازم، در انتها ستونی ایجاد کنید. برای نوشتن دفتر معین به طور صحیح باید ماهیت حساب ها را به درستی درک کرده باشید.

 اهمیت حساب معین چیست؟

حساب معین برای رصد وضعیت مالی یک کسب‌وکار ضروری است. این حساب همچنین به دلایل زیر اهمیت دارد:

• ارائه گزارش‌های جزئی‌تر و دقیق‌تر به مدیران و ذینفعان

حساب معین به مدیران کمک می‌کند به راحتی تراکنش‌های حساب‌های مستقل را ردیابی و مدیریت کنند، مانده حساب‌ها را تطبیق دهند و گزارش‌هایی درباره داده‌های مالی بخش‌های خاص به دست آورند.

•  تسهیل فرآیند کنترل و نظارت بر فعالیت‌های مالی

ثبت دقیق‌تر جزئیات در حساب معین امکان نظارت بهتر بر فعالیت‌های مالی و همچنین جستجوی خطاها را راحت‌تر می‌کند.

• کمک به تصمیم‌گیری‌های آگاهانه‌تر و مبتنی بر اطلاعات

ثبت دقیق اطلاعات و امکان ردیابی تراکنش‌ها به شما کمک می‌کند به راحتی مبالغ دقیق هزینه‌ها و بدهی‌ها را کنترل کنید و تصمیمات آگاهانه‌تری برای هریک از بخش‌ها بگیرید.

بدهکار و بستانکار در حساب معین به چه معناست؟

بدهکار و بستانکار از رایج‌ترین مفاهیم حسابداری است. بدهکار در حساب معین به پولی گفته می‌شود که دریافت می‌شود، بستانکار نیز به پولی که پرداخت‌شده گفته می‌شود. در حساب معین، مبلغ بستانکار در ستون سمت راست و مبلغ بدهکار در ستون سمت چپ ثبت می‌شود. شایان ذکر است که مبلغ بدهکار هر یک از حساب‌ها باید با مبلغ بستانکار آن حساب برابر باشد.

 حساب معین چه کاربردهایی دارد؟

حساب معین در موارد زیر استفاده می‌شود:

•  تفصیل حساب‌های دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سرمایه، درآمدها و هزینه‌ها

در حساب معین تمام تراکنش‌های مروبط به دارایی‌ها، بدهی‌ها، حقوق صاحبان سهام و… در قالب حساب‌های مختلف با ریزجزئیات ثبت می‌شود. بدین ترتتیب می‌توانید جزئیات هریک از این حساب‌ها را داشته باشید.

• ارائه گزارش‌های تحلیلی در مورد عملکرد بخش‌های مختلف سازمان

دسته بندی هزینه‌ها و درامدها در حساب معین برای ارائه گزارشات مالی مفید است. گزارشات معین نوعی گزارشات درون سازمانی است که برای مدیران اهمیت دارد و به بررسی و تحلیل دقیق عملکرد مالی بخش‌های مختلف سازمان کمک می‌کند.

• تهیه صورت‌های مالی دقیق و مطابق با استانداردهای حسابداری

با بررسی حساب معین می‌توانید به راحتی صحت تراکنش‌های مالی را تایید کرده و بدین  ترتیب صورت‌های مالی دقیقی تهیه کنید.

حساب معین چگونه کار می‌کند؟

در این قسمت شما را با رو شو نحوه کار حساب معین آشنا می‌کنیم.

فرآیند ثبت تراکنش‌های مالی در حساب‌های معین

در حساب معین می‌توانید تراکنش‌های مالی از قبیل فاکتور فروش، رسیدها، پرداخت‌ها، دریافت‌ها و سایر عملیات مالی را ثبت کنید. ثبت این اطلاعات در قالب دو ستون بدهکار و بستانکار انجام می‌شود.

 معرفی کدینگ حسابداری و نقش آن در سازماندهی حساب‌ها

کدینگ حسابداری به فرآیند دسته بندی رویدادهای مالی و کدگذاری آن به سطوح اصلی و فرعی گفته می‌شود. کدینگ حسابداری اغلب به صورت درختی انجام می‌شود. کدینگ حسابداری باعث ثبت دقیق رویدادهای مالی، استاندارد شدن عملیات‌های مالی و کمک به تهیه گزارشات مالی دقیق می‌شود.

نحوه تهیه دفتر حساب معین و گزارش‌گیری از آن

همان‌طور که گفتیم نحوه تحریر دفتر معین مشابه دفتر کل است با این تفاوت که در دفتر معین می‌توانید حساب‎‌ها را با جزئیات دقیق‌تری ثبت کنید. امروزه با کمک نرم افزارهای حسابداری می‌توانید از دفاتر کل، معین و تفصیلی گزارش بگیرید. همچنین امکان تهیه گزارشات مالی مانند ترازنامه، صورت سود و زیان و گزارشات دیگر براساس حساب‌های معین‌ وجود دارد.

 نکات تکمیلی راجع به معرفی حساب معین

حساب معین یکی از پرکاربرترین مفاهیم حسابداری است و به معنای شرح دقیق حساب کل است که به شما کمک می‌کند که حساب‌ها را با جزئیات بیشتری ثبت کنید و گزارش واضح‌تری به اعضای درون سازمان ارائه دهید. با کمک نرم افزار حسابداری می‌توانید حساب معین و تفصیلی را به راحتی ثبت کنید.