انبارگردانی یکی از مهم‌ترین فرآیندهای کنترل موجودی در کسب‌وکارهاست که نقش حیاتی در مدیریت دارایی‌ها و عملکرد مالی و حسابداری ایفا می‌کند. این فرآیند نه‌تنها به شناسایی دقیق کالاهای موجود در انبار کمک می‌کند، بلکه از بروز مغایرت‌های مالی و خسارات ناشی از اشتباهات ثبت و نگهداری جلوگیری می‌کند.  ما در این مقاله قصد داریم شما را با اهمیت انبارگردانی آشنا کنیم و نکاتی را در مورد انبارگردانی و شیوه‌های نوین انبارگردانی بیان کنیم. با ما تا انتهای این مقاله همراه باشید.

چگونه انبارگردانی کنیم؟

پیشنهاد مطالعه: مدیریت موجودی کالا در حسابداری

 

تعریف انبارگردانی فروشگاه

انبارگردانی به فرآیند شمارش موجودی در انبار به صورت دستی یا با استفاده از فناوری‌های جدید مدیریت انبار گفته می‌شود. این فرآیند باعث کنترل موجودی کالا می‌شود و عملکرد ‌‌کسب‌وکار شما را بهینه می‌کند. انبارگردانی با هدف حسابرسی موجودی‌ها و پیدا کردن اطلاعات مغایرت موجودی انجام می‌شود.

انبارگردانی وظیفه کیست؟

انبارگردانی یک فرآیند تیمی است و وظایف آن بین مدیریت، انباردار و سایر واحدهای مرتبط تقسیم می‌شود. به‌طور کلی مسئولیت اصلی انبارگردانی بر عهده مدیریت مالی و حسابداری است، اما اجرای صحیح آن نیاز به همکاری سایر بخش‌ها دارد.

اهمیت انبارگردانی در حسابداری

در صورت عدم توجه به انبارگردانی، مشکلات زیر برای شما ممکن است پیش بیاید.

• موجودی محصول شما تمام می‌شود و شما متوجه‌‌ نمی‌شوید.
• با انبوه موجودی یک کالا مواجه می‌شوید که در حقیقت سرمایه شما است که خوابیده است.
• با انبوهی از موجودی‌های از فروش خارج شده یا منقضی شده روبرو می‌شوید که دیگر قابل فروش نیست.
• منابع زیادی صرف ذخیره می‌شود و هدر می‌رود.

اصطلاحات انبارگردانی

در ادامه شما را با اصطلاحات کلیدی این حوزه آشنا می‌کنیم تا این فرآیند را بهتر درک کنید.

• انبار

مکانی که متناسب با کالا برای نگهداری آن انتخاب می‌شود. انبار‌ها گاه سرپوشیده و گاه روباز هستند.

• انبارداری

به فرایند دریافت، نگهداری و توزیع کالا‌ها در انبار گفته می‌شود. امروزه این کار به کمک نرم‌افزارها و فناوری‌هایی همچون نرم افزار فروشگاهی و نرم افزار رستوران ساده گشته است.

• انبارگردانی

سنجش موجودی واقعی کالاها در پایان دوره مالی یا در زمان نیاز

• موجودی

دارایی یک ‌‌کسب‌وکار که جهت تولید، فروش مورد استفاده قرار می‌گیرد.

• کارت موجودی انبار

کارتی است که اطلاعات نقل و انتقال محصولات روی آن یادداشت می‌شود و مسئول کاردکس این اطلاعات را در فرم اکسل ورود و خروج کالا‌ها از انبار ثبت می‌کند.

• کارت حساب انبار

کارتی که قیمت کالاهای موجود در انبار و مقادیر فیزیکی کالاها روی آن درج شده است

• کاردکس انبار

کارتی که اطلاعات کالاهای موجود در انبار، زمان ورود و خروج کالاها، مقادیر کالاها و محل نگهداری کالاها در آن ثبت می‌شود

• کارت شناسایی کالا

این کارت در کنار قفسه‌ها قرار داده می‌شود و حاوی اطلاعات محصولات قفسه‌ها است.

• تگ

تگ‌ها بیانگر تعداد هر محصول در گروه‌ها هستند و با هدف سهولت در شمارش، پیشگیری از شمارش تکراری و یا از قلم افتادن کالاها تهیه می‌شوند. علاوه بر تعداد، کد کالا، نام کالا، سرپرست شمارش و… نیز در تگ‌ها ثبت می‌شود.

• برگ درخواست جنس از انبار

فرمی شامل مشخصات محصول مورد نیاز برای خروج از انبار

• حواله انبار

کارتی که انباردار به متقاضی تحویل کالا تحویل می‌دهد و نوع و مقدار اقلام کالا و سایر اطلاعات مربوط به کالا در آن ثبت می‌شود.

همچنین می‌توایند مقاله اصلاحات حسابداری را در این رابطه مطالعه کنید.

اهداف انبارگردانی

اکنون که با تعریف، اصطلاحات و اهمیت انبارگردانی آشنا شدید. چند مورد از اهداف انبارگردانی را در ادامه برای شما می‌آوریم:

• کنترل کالاها
• اطمینان از کمیت و کیفیت مناسب کالاها
• چک کردن میزان موجودی و مطابقت با کاردکس حسابداری
• اختلاف نظر در مورد موجودی در بخش‌های مختلف کسب‌وکار
• تحویل دادن انبار به سرپرست جدید

مزایای انبارگردانی

اننبارگردانی به دلایل زیر اهمیت دارد:

1. بروز نگه داشتن موجودی

اهمیت داده‌های دقیق را‌‌ نمی‌توان نادیده گرفت. حفظ اطلاعات موجودی صحیح برای تولید محصولات شما ضروری است. همچنین به شما کمک می‌کند مطمئن شوید کالاهای موجود در انبار را تحویل مشتریان داده‌اید و موجودی منفی ندارید.

2. پیدا کردن مشکلات انبار

خیلی از موارد می‌توانند روی محصولات و کالاهایی که در انبار شما ذخیره می‌شوند، تأثیر بگذارند. شرایط نامناسب، فضای مرطوب، جعبه‌هایی که با بی‌توجهی روی هم گذاشته شده‌‌اند و حتی سرقت فقط چند مورد از این موارد است. البته بیشتر این مشکلات واقعیت ‌‌کسب‌وکار هستند؛ اما تردیدی نیست که بهینه سازی اقدامات، نکات امنیتی باعث میشه کمتر از این لحاظ ضرر ببینید.

3. بهبود استراتژی‌های فروش

نکته اصلی در اینجا این است که با برقراری ارتباط مداوم با موجودی کالای خود می‌توانید یک ارتباط بصری قوی بین ارقام فروش و آنچه در پشت صحنه اتفاق می‌افتد، برقرار کنید. ممکن است بفهمید که یکی از کالاهایتان در انبار خاک می‌خورد و فروش چندانی ندارد. و این آگاهی این فرصت را برای شما به وجود می‌آورد که تلاش‌های بازاریابی خود را متناسب با عرضه تنظیم کنید.

فواصل زمانی انبار گردانی

واقعیت این است که هیچ استانداردی برای بازه این دوره‌ها وجود ندارد، اما معمولا در بازهای زیر انجام می‌شود.

• انبارگردانی سالانه. اولین روش این است که یک انبارگردانی بزرگ سالانه انجام دهید، که شامل توقف عملیات فروش و بررسی موجودی می‌شود.
• انبارگردانی هفتگی یا ماهانه. دومین مورد این است که سهام خود را به طور منظم در طول سال چک کنید. در فواصل هفتگی یا ماهانه به چک کردن موجودی خود بپردازید. البته فاصله زمانی دقیق بستگی به طول چرخه عمر محصول شما دارد، اما بررسی‌های هفتگی ایده آل است.
• انبارگردانی موردی. به صورت رندوم در بازهای زمانی کوتاه به منظور سنجش عملکرد پرسنل یا سایر دلایل صورت می‌گیرد.

انواع انبارگردانی، انبارگردانی مدرن یا سنتی؟

موتورولا در سال 2018 گزارش داد که 41درصد از انبارها هنوز از روش شمارش دستی برای انبارگردانی استفاده می‌کنند. این روش اگرچه آزمایش شده است، اما احتمال خطای در آن بسیار است و نیز وقت‌گیر است.

امروزه به کمک فناوری تحولی در این شیوه به وجود آمده است. شیوه‌های مدرن انبارداری باعث کم شدن هزینه‌ها، صرف وقت کمتر، کاهش خطاها در هنگام شمارش کالا و افزایش کیفیت انبارداری می‌شود. استفاده از فناوری برای افزایش مدیریت موجودی کالا با ساده‌سازی فرایند سفارش و پیگیری در کل چرخه فروش یک محصول، به تجارت شما کمک می‌کند تا سرآمد امور باشد.

فناوری مدیریت خوب موجودی باید بتواند:

• جریان نقدی شما را بهبود ببخشد و هزینه‌هایتان را کاهش دهد
• موجودی خود را در هر زمان که خواستید ردیابی کنید.
• به پیش‌بینی تقاضای آینده محصولاتتان کمک کند
• مانع از ذخیره مواد اولیه اضافی و کمبود موجودی شود
• تجزیه و تحلیل موجودی‎‌تان را از طریق چندین دستگاه برای شما آسان می‌کند.
• از سیستم فروش که به آن POS نیز می‌گویند، برای شما قابل دسترسی باشد.
• در زمان کارکنان انبار صرفه‌جویی کند.

در انبارگردانی مدرن معمولا از فناورهای مختلف برای مدیریت انبار استفاده می‌شود که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم.

فناوری‌های مختلف انبار گردانی 

برای بهینه کردن فرآیند انبارگردانی می‌توانید از فناوری‌های زیر استفاده کنید.

سیستم مدیریت انبار (WMS)

سیستم‌های مدیریت انبار (Warehouse Management System) انواع مختلفی دارد و نوع آن معمولاً به اندازه و ماهیت سازمان بستگی دارد.

سیستم فروش مقادیر موجودی کالا را در اختیار دارد و در هر بار فروش تعداد آن را کاهش می‌دهد. پس از فروش کالا موجودی به روز می‌شود. در صورت نزدیک شدن به اتمام موجودی به کاربر هشدار داده می‌شود و تعداد بیشتری از آن کالا سفارش داده می‌شود. این امر روند کلی سفارش را ساده می‌کند.

اسکن کردن بارکدها

امروزه بارکد را در همه جا مشاهده می‌کنید – روی کارت شناسایی، نامه الکترونیکی، کالایی که از فروشگاه خریداری می‌کنید. به طور خاص، بارکدها از توالی خطوط عمودی استفاده می‌کنند که نشان دهنده اعداد و سایر نمادها است.

بارکدخوان‌ها از پرتوهای لیزر برای خواندن بارکدها استفاده می‌کنند و سپس این اطلاعات را به رایانه منتقل می‌کنند. بیشتر مردم با بارکد و بارکدخوان در سوپرمارکت‌ها و فروشگاه‌های خرده‌فروشی آشنا هستند. با این حال، بارکدها در چندین حوزه دیگر، از موجودی کالا گرفته تا ردیابی کتاب‌ها استفاده می‌شوند و برای اسکن بارکد در انبارها و ردیابی موجودی، قابل حمل هستند.

فناوری رادیو شناسه (RFID)

RFID مخفف کلمه «سامانه شناسایی امواج رادیویی» است. این سیستم قادر به تبادل داده‌ها به وسیله برقراری اطلاعات بین تگ  کالا، کارت و… یک بازخوان (Reader) است. تفاوت اصلی فناوری رادیو شناسه با اسکن بارکد در این است که در سیستم‌های بارکد از بارکدی که روی کاغذ چاپ شده، استفاده می‌شود و سپس روی محصولات می‌چسبد، در حالی که RFID از ریز تراشه‌های کوچکی استفاده می‌کند که یا روی برچسب متصل به محصول یا روی بسته‌بندی خود محصول قرار می‌گیرند.‌ امروزه فروشگاهی چون والمرارت و مک‌دونالد از این شیوه استفاده می‌کنند و امتحان خود را پس داده است.

فناوری اینترنت اشیاء

در انبار‌داری مدرن برخی از اشیا به اینترنت متصل می‌شوند. این اشیا می‌توانند اطلاعات دقیق موجودی انبار را انتقال دهند. دلیل استفاده از این‌فناوری، ارسال اطلاعات دقیق شمارش اقلام موجود و تجزیه‌و‌تحلیل درست آن است.

فناوری بلاک چین

بلاک‌چین از فناوری‌های مدرن جدیدی است که در مدت‌زمان کوتاهی وارد حوزه انبار گردانی شده است و امروزه شرکت‌های بزرگ برای کاهش هزینه‌ها و بالا‌بردن کیفیت و کمیت فرایند انبار‌داری خود از این فناوری استفاده می‌کنند.

7 مرحله انبارگردانی

مراحل انبارگردانی برای هر کسب وکاری متفاوت است. اما می‌توانید طبق مراحل زیر فرآیند انبارگردانی را انجام دهید.

1. زمان مناسبی را برای انبارگردانی انتخاب کنید

انتخاب زمان مناسب برای انبارگردانی بسیار مهم است. این فرایند ممکن است زمانبر باشد و شما باید روزی را انتخاب کنید که تمام منابع مورد نیاز را در اختیار داشته باشید. زمانی را انتخاب کنید که سرتان شلوغ نباشد و به دلیل اینکه ممکن است ملزم به توقف عملیات فروش شوید، باید از قبل برنامه‌ریزی کنید.

2. از فهرست موجودی‌های خود پرینت تهیه کنید

بسیاری از نرم افزاها این کار را با چند کلیک انجام می‌دهند. اطمینان حاصل کنید که جدیدترین سوبق موجودی را دارید.

3. موجودی خود را دسته‌بندی کنید

به احتمال زیاد موجود‌های شما در دسته‌بندی‌های مختلفی قرار می‌گیرند. موجودی‌هایی که فروخته‌اید ولی هنوز تحویل مشتری نشده‌اند را کنار بگذارید.

4. کارکنان را سازمان‌دهی کنید

هنگامی که موجودی انبار خود را دسته‌بندی می‌کنید، ممکن است بخواهید یک نفر از کارکانتان را مسئول هر دسته کنید. حواس‌پرتی‌ها را به حداقل برسانید. و استفاده از تلفن  رادیو را در حین عملیات انبارگردانی ممنوع کنید

5. از روی حدس و گمان تعداد موجودی را ثبت نکنید.

بسیار مهم است که شمارش موجودی شما دقیق و بدون حدس و گمان باشد. برای جلوگیری از شمارش تکراری، کالاها را علامت گذاری کنید. اطمینان حاصل کنید که اقلام فروخته شده در در مناطق شمارش شده نباشند.

6. صحت شمارش موجودی را ارزیابی کنید

پس از اتمام شمارش، باید شمارش موجودی خود را تأیید کنید. نتایج شمارش را با سوابق موجودی که قبلاً چاپ کرده‌اید مقایسه کنید. هر گونه مغایرت را باید یادداشت و محاسبه کرد.

7. سوابق موجودی خود را به روز کنید

سرانجام، باید سوابق موجودی خود را با نتایج آخرین شمارش خود به روز کنید. اگر از نرم‌افزار برای ردیابی موجودی استفاده می‌کنید، این فرایند ساده است. اگر هنوز از روش دستی استفلاده می‌کنید. باید به فکر انتخاب یک گزینه دیجیتالی باشید.

نکات مهم قبل و بعد از شمارش کالا

در طی مراحل مختلف انبارگردانی باید به نکات زیر توجه کنید.

نکات قبل از شمارش کالا:

1. برنامه‌ریزی و اطلاع‌رسانی: زمان و تاریخ انبارگردانی از قبل مشخص شده و به تمام پرسنل مرتبط اعلام شود.  فعالیت‌های انبار در روز شمارش باید به حداقل برسد تا تداخل ایجاد نشود. سعی کنید روزهای تعطیل یا پیش از شروع ساعات کاری را برای انبارگردانی انتخاب کنید.
2. تهیه لیست و برگه‌های شمارش: برگه‌های شمارش باید از قبل آماده و در دسترس باشند. لیست موجودی کالاها بر اساس دسته‌بندی و کدها تنظیم شود.
3. آماده‌سازی فضای انبار: انبار باید مرتب، تمیز و کالاها به صورت منظم و تفکیک‌شده چیده شوند. کالاهای معیوب، قدیمی و بلااستفاده مشخص و از سایر کالاها جدا شوند.
4. توقف ورود و خروج کالا: در روز انبارگردانی، ورود و خروج کالا از انبار ممنوع است تا خطا به حداقل برسد.
5. تیم‌بندی و آموزش: تیم‌های شمارش تشکیل و وظایف آن‌ها مشخص شود (مثلاً شمارش اولیه و شمارش مجدد). همچنین نحوه شمارش کالا و پر کردن فرم‌ها به پرسنل آموزش داده شود.
6. ابزارهای مورد نیاز: ابزارهایی مثل ترازوی دیجیتال، دستگاه بارکدخوان، فرم‌های شمارش، خودکار آماده باشد. بخش انبارگردانی در نرم افزار حسابداری باز شود.

نکات حین شمارش کالا:

1. دقت در شمارش: شمارش به صورت دقیق و با تمرکز انجام شود و هر کالا باید حداقل یک بار شمارش و در صورت مغایرت، مجدد شمارش شود.
2. ثبت اطلاعات دقیق: اطلاعات مربوط به کالا (کد کالا، نام کالا، تعداد، واحد شمارش) باید به‌طور کامل و صحیح ثبت شود.
3. کنترل شمارش: تیم نظارت، شمارش‌های انجام‌شده را تأیید و بررسی کند. در صورت مشاهده خطا یا اختلاف، شمارش مجدد انجام شود.

نکات بعد از شمارش کالا:

1. ثبت نهایی اطلاعات: اطلاعات شمارش شده در سیستم یا فرم‌های مربوطه وارد و ذخیره شود.
2. مقایسه با موجودی سیستم: موجودی شمارش شده با موجودی ثبت‌شده در سیستم مقایسه و مغایرت‌ها مشخص شود.
3. تحلیل مغایرت‌ها: دلایل مغایرت‌ها بررسی و تحلیل شوند (مانند اشتباه در ثبت ورود و خروج، خرابی کالاها و…).
4. گزارش‌گیری و مستندسازی: گزارش نهایی انبارگردانی تهیه و به مدیران مربوطه ارائه شود. کلیه اسناد و مدارک شمارش باید برای مراجعات بعدی بایگانی شوند.
5. رفع مغایرت و اصلاح موجودی: اصلاح موجودی کالاها در سیستم بر اساس شمارش انجام‌شده و تأیید نهایی صورت گیرد.
6. بررسی عملکرد تیم: نقاط قوت و ضعف تیم شمارش و فرآیند انبارگردانی شناسایی و برای دوره‌های بعدی اصلاح شوند.
7. ازسرگیری فعالیت انبار: پس از تأیید نهایی، فعالیت‌های عادی انبار مانند ورود و خروج کالاها از سر گرفته شود.

این نکات باعث می‌شود فرآیند انبارگردانی دقیق‌تر و منظم‌تر انجام شده و اختلافات به حداقل برسد

نکات مهم حسابداری در انبارگردانی 

براساس استانداردهای حسابداری انبارگردانی حداقل سالی یک بار باید در انبارهای شرکت‌های بازرگانی، تولیدی و صنعتی انجام شود. البته بسته به ابعاد و اهمیت کالاها فواصل دوره‌های انبارگردانی می‌تواند کوتاه‌تر باشد.

برای این منظور باید اصولی را در حین انبارگردانی رعایت کنید. از جمله این اصول الصاق تگ به کالاها، پلمپ انبار، عدم وورود و خروج کارکنان به انبار و… است‌. همچنین باید نکات ذیل را رعایت بفرمایید.

نکته ۱ : تگ کالا برگه‌ای است که در آن اطلاعات نام کالا، کد کالا، محل قرار گیری ثبت شده است. و طبق استاندارد شامل سه ستون برای ثبت اطلاعات شمارش بر روی هر تگ می‌شود. اغلب نرم افزارهای انبار نیز قابلیت ایجاد تگ را در سیستم انبار در حین انبار گردانی دارند.

مسئول انبارگردانی با بررسی تگ‌های اولین شمارش و کنترل آن با لیست موجودی ثبت شده در حسابداری انبار در صورتی که مغایرتی دیده نشود، شمارش دوم را لغو می‌کند و درصورت مغایرت شمارش دوم نیز انجام می‌شود و در صورت مغایرت در شمارش دوم، شمارش نهایی با حضور انباردار و حسابرس و مسئول انبارگردانی صورت می‌گیرد. در پایان طبق گزارش انبارگردانی، کسری و اضافات به مدیریت گزارش می‌شود تا در خصوص صدور سند تعدیل انبار و سند حسابداری اضافات و کسری‌ها تصمیمی گرفته شود.

نکته ۲: معمولا انباردار مسئول کسری است و همچنین اضافات ورود کالاهایی هستند که مدارک آن به حسابداری انتقال داده نشده است.

نکته ۳: در حسابداری کل خالص اضافات و کسری‌ها به بهای تمام شده بسته می‌شود.

نکته ۴: در سیستم‌های مالی یکپارچه به دلیل وجود ارتباطات کامل بین سیستم انبار و حسابداری، در اغلب موارد این کسری‌ها و اضافات بسیار محدودند.

نمونه صورت جلسه و فایل صورتجلسه انبارگردانی

دانلود فایل PDF نمونه صورتجلسه انبارگردانی: نمونه صورت جلسه انبارگردانی