مدیریت کالا و دارایی ‌ها

آیا کسب‌وکار شما سیستم مدیریت موجودی دارد؟

آیا در زمان نیاز همه محصولاتتان در دسترس است؟

پس باید بدانید برای یک کسب‌وکار بزرگ‌، مدیریت کالا و دارایی ها، ثبت و پیگیری موجودی کالا، به روزرسانی آن و استفاده از داده‌های مشابه برای ردیابی سود، خرید و فروش بسیار مهم است اما برای یک تجارت کوچک سیستم مدیریت موجودی کالا باعث همگام‌سازی با فروش و تقاضا می‌شود. یکی از عوامل اصلی تهیه نرم افزار حسابداری مدیریت موجودی کالا و دارایی ها است که البته برخی از کسب و کارها با استفاده از نرم افزار فروشگاهی و یا نرم افزار رستوران، این نیاز خود را رفع می نمایند.

آیا به دلیل عدم موجودی کافی در انبار‌، فروش را از دست می‌دهید؟

آیا موجودی بیش از حد‌، به شما ضرر می‌زند؟

پس باید بدانید سیستم مدیریت موجودی به شما کمک می‌کند تا میزان موجودی شرکت را ردیابی و کنترل کنید تا بتوانید موجودی خود را بهینه کرده و بدون صرف وقت و هزینه اضافی‌، آنها را مدیریت کنید. حتی اگر صاحب یک رستوران باشید هم باید بدانید کنترل موجودی بسیار اهمیت دارد و حسابداری رستوران اصول و قواعد خاص خودش را دارد.

جدایی‌ناپذیرترین قسمت سیستم مدیریت موجودی‌، ارزیابی کسب‌وکار شما به طور منظم برای اطمینان از این است که همواره کسب‌وکارتان در مسیر سوددهی بماند.

تعریف مدیریت موجودی کالا

مدیریت موجودی به معنای نظارت بر دارایی‌های غیر سرمایه‌ای یا موجودی کالا است. به عنوان مولفه‌ای از مدیریت زنجیره تأمین‌، مدیریت موجودی کالا بر جریان کالاها از تولیدکنندگان به انبارها و از این مکان‌ها به محل فروش نظارت دارد. وظیفه اصلی مدیریت موجودی انبار ثبت سوابق دقیق هر محصول جدید یا برگشتی هنگام ورود یا خروج از انبار یا محل فروش است.

مدیریت کالا و دارایی‌ها

دسته‌بندی حسابداری موجودی کالا

مواد خام یا اولیه: ماده اولیه به منظور تولید محصول خریداری می‌شود تا آن را به کالای نهایی تبدیل کند.

مواد در جریان ساخت: به فرآیند تبدیل ماده اولیه به یک محصول نهایی اشاره دارد.

محصول نهایی: کالاهای نهایی که اکنون آماده‌س فروش هستند.

کالاهای در حال نگهداری‌، تعمیر‌، بهره برداری (MRO): مواردی که برای پشتیبانی از تولید کالاهای نهایی استفاده می‌شود.

مفاهیم موجودی کالا

انواع موجودی کالا: شما می‌دانید که هر موجودی کجا ذخیره شده است و می‌تواند روی آن کنترل کامل داشته باشد.

پیش‌بینی موجودی: می‌دانید که برای تأمین تقاضا در یک بازه زمانی آینده‌، چه مقدار موجودی لازم است.

خرید موجودی کالا: می‌دانید که برای سفارش مجدد سهام جدید کی و چگونه می‌توان سفارش خرید ثبت کرد.

ذخیره موجودی: می‌دانید که چه مقدار از هر موجودی می‌تواند به طور مناسب نگهداری شود و کجا باید آن را ارسال کنید.

تجزیه و تحلیل موجودی: می‌توانید با استفاده از معیارها‌، با گذشت زمان‌، آگاهانه‌تر در مورد موجودی خود تصمیم بگیرید.

ردیابی چند کاناله: می‌توانید موجودی خود و همچنین افزایش (خریدها) و کاهش (فروش و کم‌شدن‌ها) را مشاهده کنید‌، تا آنجا که ممکن است به رقم موجودی جاری نزدیک شوید.

حسابداری موجودی کالا: می‌توانید موجودی خود را به درستی در اسناد مالی ثبت کنید.

سیستم‌های مدیریت موجودی: می‌توانید تا حد امکان فرآیند مدیریت موجودی را خودکار کنید.

مدیریت کالا و دارایی‌ها

سه روش معمول مدیریت موجودی عبارت‌اند از:

1. سیستم تولید به موقع (JIT)

تکنیک سیستم تولید به موقع (Just-in-Time) یک استراتژی برای افزایش کارایی و کاهش ضایعات با دریافت کالاها به مقدار لازم برای فرآیند تولید است و در نتیجه هزینه‌های موجودی را کاهش می‌دهد.

تحویل JIT منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود و با عوامل زیر بازده و سود را بهبود می‌بخشد:

  • کاهش سطح موجودی
  • کاهش هزینه‌های کار
  • کاهش فضای انبار
  • بهره‌وری بیشتر
  • بهبود کیفیت
  • کاهش زمان تولید

2. آنالیز ABC موجودی انبار

در این روش مدیریت موجودی کالا براساس طبقه‌بندی محصولات انجام می‌شود. آنالیز ABC به شما امکان می‌دهد ارزش و اهمیت محصول خود را با توجه به میزان تقاضا و ارزش سود مشخص کنید. در این روش نخست قیمت کالا تعیین می‌شود و سپس براساس گردش ماهیانه و سالیانه اهمیت آن تعیین می‌شود و در آخر آن را در سه دسته به ترتیب از با اهمیت‌ترین تا کم اهمیت‌ترین قرار می‌دهید  با توجه به این که هر کلا در کدام دسته قرار می‌گیرد سیاست کنترل موجودی متناسب با آن اعمال می‌شود.. بدین ترتیب کالاهای دسه A نیازمند کنترل موجودی دقیق و انلاین هستند و دوره انبارگردانی آن کوتاه تر خواهد بود.

دسته A: با ارزش‌‌ترین محصولات شما که بیشترین سود را در سود کلی دارند.

دستهB: محصولی که در جایی بین بیشترین و کم اهمیت‌‌ترین قرار می‌گیرد.

دسته C: محصولاتی برای معاملات کوچک که برای سود کلی حیاتی هستند؛ اما به طور جداگانه برای شرکت به طور کلی اهمیت چندانی ندارند.

3. تکنیک دراپ شیپینگ (Dropshipping)

تکنیک دراپ شیپینگ یک روش انجام خرده‌فروشی است که در آن فروشگاه محصولات نهایی را برای فروش در انبار خود نگه نمی دارد. در عوض‌، وقتی یک فروشگاه مجبور به فروش کالایی شد‌، کالا را از شخص ثالث خریداری می‌کند و مستقیماً به مشتری ارسال می‌شود. در نتیجه‌، تاجر هرگز محصول را نمی‌بیند یا با آن اداره نمی‌کند.

فرمول‌های مدیریت موجودی

اگر در زمینه موجودی تازه‌وارد هستید‌، احتمالاً با فرمول‌های زیادی روبرو خواهید شد که ممکن است در ابتدا گیج‌کننده به نظر برسند. با این حال این فرمول‌ها می‌توانند برای بهینه نگه داشتن سطح سهام بسیار مفید باشند.

در اینجا برخی از رایج‌‌ترین فرمول‌های موجودی را مرور می‌کنیم:

  • فرمول مقدار بهینه سفارش اقتصادی (EOQ)
  • فرمول تعداد روزهای موجودی در انبار (DIO)
  • فرمول ذخیره احتیاطی
  • فرمول نقطه سفارش

فرمول مقدار بهینه سفارش اقتصادی (EOQ)

خرید مقدار مناسب موجودی انبار مهم است – نه خیلی کم و نه زیاد. شما از فرمول EOQ برای تعیین مقدار بهینه سفارش استفاده می‌کنید – چیزی که هزینه‌های سفارش‌، دریافت و نگهداری موجودی را به حداقل می‌رساند.

فرمول مقدار بهینه سفارش اقتصادی (EOQ)

EOQ = √(2DK/H)

جایی که:

D هزینه راه‌اندازی برای هر سفارش است. این معمولاً شامل هزینه‌های حمل‌ونقل می‌شود

K نرخ تقاضا است (مقدار فروش شما در سال)

H هزینه نگهداری در سال برای هر واحد است.

فرمول روزهای موجودی در انبار  (Days Inventory Outstanding) 

فرمول موجودی روز با قرار دادن این رقم در یک زمینه روزانه و ارائه تصویر دقیق‌تری از مدیریت موجودی کالا و کارایی کلی یک گام فراتر از نسبت گردش موجودی کالا است. به طور کلی یک DIO پایین ترجیح داده می‌شود اما برای درک آن‌، باید صنعت و پویایی بازار را در نظر بگیرید.

فرمول روزهای موجودی در انبار 

تعداد روزها × (میانگین موجودی/ COGS) = روزهای موجودی در انبار

جایی که:

میانگین موجودی = (موجودی آغازین + پایان موجودی) / 2

COGS هزینه کالاهای فروخته شده شما است

Days in Period تعداد روزهایی است که می‌خواهید در این بازه زمانی اندازه‌گیری کنید‌، چه هفتگی‌، چه سه ماهه یا سالانه

فرمول محاسبه ذخیره احتیاطی

دانستن اینکه چه مقدار ذخیره احتیاطی باید در اختیار داشته باشید‌، به تجارت شما در نواسانات تقاضا‌ها کمک می‌کند. تمام آنچه باید بدانید تاریخچه سفارشات خرید و فروش شماست.

فرمول محاسبه ذخیره احتیاطی

(میانگین زمان انتظار روزانه برای تحویل ×میانگین ذخیره ر روزانه) – (ماکسیسم ذخیره روزانه × ماکسیمم زمان انتظار روزانه برای تحویل) = ذخیره احتیاطی

فرمل محاسبه نقطه سفارش کالا

فرمل محاسبه نقطه سفارش کالا

(زمان انتظار (روز) * مصرف روزانه (عدد)) + ذخیره احتیاطی= نقطه سفارش کالا

برای تعیین زمان سفارش مجدد موجودی از فرمول محاسبه نقطه سفارش کالا استفاده می‌کنید. صاحبان مشاغل کوچک معمولاً به تجربه گذشته اعتماد دارند تا بدانند چه موقع مجددا سفارش دهند‌، اما با رشد کسب و کار‌، این امر به سرعت سخت می‌شود.

اهمیت مدیریت موجودی کالا در کسب‌وکار

مدیریت موثر موجودی‌، تجارت را قادر می‌سازد تا میزان موجودی خود را که وارد و خارج می‌شود متعادل کند. هرچه کسب‌وکار موجودی خود را بهتر کنترل کند‌، می‌تواند در عملیات تجاری پس‌انداز بیشتری داشته باشد.

از دیدگاه محصول‌، اهمیت مدیریت موجودی کالا در درک این است که چه موجودی در انبار (های) خود دارید شما و نحوه ورود و خروج آن چیست.

مشاغلی که موجودی بیش از حد داشته باشد‌، دارای اضافه‌فروشی است. مشاغلی که موجودی بیش از حد دارند، جریان نقدی را محدود می‌شود و آن عامل به طور بالقوه کسری بودجه ایجاد می‌کند. این موجودی مازاد که به آن موجودی مرده نیز گفته می‌شود‌، غالباً در انبار قرار می‌گیرد‌، قادر به فروش آن نیستند و حاشیه سود مشاغل را می‌خورد؛ اما اگر موجودی کسب‌وکار کافی نباشد‌، می‌تواند بر خدمات مشتری تأثیر منفی بگذارد. کمبود موجودی کالا به معنای از دست دادن فروش یک تجارت است. اینکه به مشتریانتان بگویید موجودی ندارید‌، می‌تواند باعث شود مشتریان سفارششان را از جای دیگری تامین کنند.

یک سیستم مدیریت موجودی می‌تواند به مشاغل کمک کند تا بین کمبود و بیش از حد را برای کارآیی و سودآوری مطلوب تعادل برقرار کنند.

برای چه سازمانی اهمیت دارد؟

سازمان‌ها از مشاغل کوچک تا بزرگ می‌توانند از مدیریت موجودی کالا برای پیگیری جریان کالاهای خود استفاده کنند. تکنیک‌های مدیریت موجودی بیشماری وجود دارد و استفاده از روش مناسب می‌تواند منجر به تهیه کالاهای مناسب در مقدار‌، مکان و زمان صحیح شود.

مزایای پیگیری و مدیریت دارایی چیست؟

اهداف مدیریت موجودی به شرح زیر است:

  • اطمینان از تأمین مستمر مواد و کالاها‌، به طوری که تولید در زمان تقاضای مشتری آسیب نبیند.
  • جلوگیری از انبار بیش از حد و کمبود موجودی کالا.
  • حفظ در دسترس بودن مواد در هر زمان و هر کجا که به مقدار کافی مورد نیاز باشد.
  • حفظ حداقل سرمایه‌ی در گردش در صورت نیاز برای فعالیت‌های عملیاتی و فروش.
  • بهینه‌سازی هزینه‌های مختلفی که با موجودی‌هایی مانند هزینه خرید‌، حمل هزینه‌، هزینه ذخیره‌سازی و غیره انجام می‌شود.
  • تحت کنترل نگه داشتن هزینه مواد زیرا آنها در کاهش هزینه‌های تولید نقش دارند.
  • از بین بردن ثبت کالای تکراری در سفارش موجودی برای انبار.
  • به حداقل رساندن ضرر و زیان در اثر خرابی‌، تخریب‌، هدر رفت و خسارات.
  •  اطمینان از کنترل همیشگی موجودی کالا به طوری که تعداد محصولات نشان داده شده در سیستم موجودی باید با موجودی فیزیکی در انبار یکسان باشد.
  • اطمینان از کیفیت کالاها با قیمت مناسب.
  • تسهیل تهیه اطلاعات برای برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و بلندمدت با موجودی کنترل شده.
  • تأمین مواد مورد نیاز به طور مستمر.
  • نگهداری سابقه سیستماتیک موجودی کالا.
  • ایجاد ثبات در قیمت.

زایای پیگیری و مدیریت دارایی

جمع‌بندی

برای مدیریت سهام باید از سیستم مدیریت موجودی مناسب استفاده کنید. تمام کاری که مدیریت موجودی کالا باید انجام دهد این است که سوابق دقیقی از اقلام را ثبت کند.

موجودی ناکافی چقدر برای یک کسب و کار هزینه دارد؟ مهم نیست که چه چیزی و یا چگونه می‌فروشید‌، مدیریت بد موجودی می‌تواند به جریان نقدی شما آسیب برساند.