تنخواه چیست؟ روش حسابداری تنخواه گردان + [نمونه فرم]

فرض کنید در میانه یک روز کاری جوهر چاپگر دفترتان تمام شده و برای جلسه کاری کارکنان نیز باید خوراکی مناسب پذیرایی تهیه کنید. اینجاست که به حساب تنخواه گردان برای خرید این اقلام نیاز پیدا می‌کنید. اما حساب تنخواه گردان چیست و  ماهیت آن در حسابداری چگونه است؟

حساب تنخواه چیست؟

بسیاری از شرکت‌ها برای بازپرداخت خریدهای کوچک روزانه یک حساب تنخواه راه‌اندازی می‌کنند. معمولا یک مبلغ ثابت به صورت نقدی یا واریز به حساب در اختیار متصدی این حساب قرار داده می‌شود و این حساب در یک بازه زمانی، باید تسویه شود.

انواع حساب تنخواه چیست؟

تنخواه‌گردان بسته به نوع فعالیت و نیاز سازمان‌ها به انواع مختلفی تقسیم می‌شود. در ادامه انواع رایج تنخواه را معرفی می‌کنیم:

1. تنخواه ثابت: مبلغ ثابتی به‌عنوان تنخواه تعیین می‌شود که پس از مصرف، با ارائه گزارش هزینه‌ها مجدداً شارژ می‌گردد.

• کاربرد: مناسب برای شرکت‌هایی که هزینه‌های جزئی و مکرر دارند.
• مزیت: کنترل بهتر هزینه‌ها و نظارت آسان بر گردش مالی.

2. تنخواه متغیر: مبلغ تنخواه با توجه به نیازها و هزینه‌های پیش‌بینی‌شده به‌صورت متغیر تعیین می‌شود.

• کاربرد: برای پروژه‌ها یا فعالیت‌هایی که نیاز به بودجه متغیر دارند.
• مزیت: انعطاف‌پذیری بیشتر در تخصیص بودجه.

3. تنخواه پروژه‌ای: مبلغ تنخواه به‌طور خاص برای یک پروژه یا فعالیت خاص در نظر گرفته می‌شود.

• کاربرد: مناسب برای شرکت‌های پیمانکاری یا پروژه‌محور.
• مزیت: امکان مدیریت دقیق هزینه‌های مرتبط با پروژه.

4. تنخواه متمرکز: حساب تنخواه در اختیار یک بخش یا فرد خاص قرار دارد و تمامی پرداخت‌ها از طریق آن انجام می‌شود.

• کاربرد: برای سازمان‌های کوچک یا بخش‌هایی که نیاز به تمرکز در مدیریت هزینه‌ها دارند.
• مزیت: نظارت دقیق‌تر و کاهش پراکندگی در مصرف بودجه.

5. تنخواه غیرمتمرکز: چندین حساب تنخواه در بخش‌های مختلف سازمان برای مدیریت هزینه‌ها اختصاص داده می‌شود.

• کاربرد: مناسب برای سازمان‌های بزرگ با بخش‌های متعدد.
• مزیت: توزیع بهتر مسئولیت‌ها و تسهیل در انجام امور روزمره.

6. تنخواه ارزی: حساب تنخواه به ارز خارجی برای مدیریت هزینه‌های مرتبط با معاملات بین‌المللی یا فعالیت‌های خارج از کشور تخصیص می‌یابد.

• کاربرد: مناسب برای شرکت‌های بین‌المللی یا سازمان‌هایی که فعالیت خارجی دارند.
• مزیت: مدیریت راحت‌تر هزینه‌های ارزی و کاهش وابستگی به تبدیل‌های مکرر ارز.

7. تنخواه اضطراری: مبلغی به‌عنوان تنخواه برای هزینه‌های غیرقابل‌پیش‌بینی و فوری در نظر گرفته می‌شود.

• کاربرد: در مواقع اضطراری مانند تعمیرات فوری یا نیازهای پیش‌بینی‌نشده.
• مزیت: رفع سریع نیازهای فوری بدون اختلال در روند کار.

این تقسیم‌بندی‌ها به شما کمک می‌کند تا سازمانتان با توجه به نیازها و ساختار خود، بهترین نوع تنخواه را انتخاب کند و مدیریت مالی بهتری داشته باشد.

هدف استفاده از حساب تنخواه چیست؟

حساب تنخواه برای اهداف خاصی طراحی شده که در ادامه آورده شده است:

1. پرداخت هزینه‌های جزئی و روزمره:
   مثل خرید لوازم اداری، مواد مصرفی و سایر نیازهای کوچک که به تأیید فوری نیاز دارند.
2. کاهش نیاز به فرآیندهای پیچیده پرداخت:
   برای جلوگیری از درخواست‌های متعدد مالی برای هزینه‌های جزئی، از حساب تنخواه استفاده می‌شود.
3. تسریع در دسترسی به وجه نقد:
   در مواقعی که زمان اهمیت دارد، حساب تنخواه کمک می‌کند نیازها سریع‌تر رفع شوند.
4. پشتیبانی از عملیات روزمره سازمان:
   برای اینکه فرآیندهای روزمره سازمان بدون وقفه ادامه یابند، حساب تنخواه ابزار کارآمدی است.
5. بهبود مدیریت هزینه‌های کوچک:
   ثبت و نظارت دقیق بر هزینه‌های جزئی با کمک این حساب ساده‌تر می‌شود.
6. کاهش بار کاری واحد مالی:
   واحد مالی می‌تواند وقت بیشتری را به امور کلان‌تر اختصاص دهد.
7. ایجاد شفافیت در هزینه‌ها:
   با تعریف دقیق محدوده هزینه‌ها و گزارش‌دهی مرتب، شفافیت بیشتری در مدیریت مالی به دست می‌آید.

به طور کلی هدف از استفاده حساب تنخواه، تسهیل پرداخت هزینه‌های جزئی و فوری سازمان است. این ابزار به بهبود مدیریت مالی، کاهش فرآیندهای پیچیده اداری و سرعت‌بخشی به عملیات روزمره کمک می‌کند.

ملزومات تنخواه چیست؟

مدیریت صحیح حساب تنخواه به رعایت اصول و ملزوماتی نیاز دارد که از ایجاد مشکلات مالی و سوءاستفاده‌های احتمالی جلوگیری کند. این ملزومات شامل تعیین مسئولیت‌ها، ثبت دقیق هزینه‌ها و ایجاد شفافیت در فرآیندهای مالی است. آگاهی از این الزامات به سازمان‌ها کمک می‌کند تا حساب تنخواه را به‌صورت کارآمد و منظم مدیریت کنند و بهره‌وری مالی خود را افزایش دهند.

• تعیین تنخواه‌دار:
  انتخاب یک فرد مشخص برای مسئولیت حساب تنخواه که وظیفه ثبت و نگهداری هزینه‌ها را بر عهده دارد.
• تعریف سقف مبلغ تنخواه:
  مشخص کردن حداکثر مبلغی که می‌توان در حساب تنخواه نگهداری کرد.
• ایجاد فرم‌های مستندات:
  طراحی فرم‌های مخصوص برای ثبت هزینه‌ها و گزارش‌های مربوط به تنخواه.
• ایجاد سیاست‌ها و دستورالعمل‌ها:
  تدوین قوانین مشخص برای نحوه استفاده از تنخواه، محدودیت‌ها و نحوه گزارش‌دهی.
• بازپرداخت دوره‌ای تنخواه:
  بازپرداخت مبالغ مصرف‌شده به حساب تنخواه به‌صورت منظم.
• ثبت دقیق هزینه‌ها:
  تمامی هزینه‌های انجام‌شده باید در سیستم مالی ثبت و گزارش‌دهی شوند.
• نظارت و بررسی مستمر:
  واحد مالی باید به‌طور منظم هزینه‌های تنخواه را بررسی کرده و صحت آن‌ها را تأیید کند.

رعایت ملزومات حساب تنخواه تضمین‌کننده شفافیت، دقت و کارایی در مدیریت هزینه‌های سازمان است. با اجرای این اصول، می‌توان از بروز مشکلات مالی جلوگیری کرده و فرآیندهای روزمره را با اطمینان بیشتری پیش برد.

تنخواه‌دار کیست؟

فردی است که حساب تنخواه به او سپرده می‌شود و در قبال تسویه آن، مسئول است. این فرد معمولا حسابدار یا فردی است که توسط مسئول امور مالی تعیین می‌شود.

از حساب تنخواه چه استفاده‌ای می‌شود؟

هر کسب وکاری کاربردها و تعاریف مختلفی از حساب تنخواه دارد. بااین‌حال، چندین کاربرد رایج برای حساب تنخواه وجود دارد:

• خرید لوازم اداری: کاغذ، خودکار، منگنه، جوهر چاپگر و غیره.
• هزینه پست: تمبر، بسته بندی و پاکت
• هزینه وعده‌های غذایی تجاری: نوشیدنی‌‌ها و میان وعده‌‌ها برای جلسات، وعده‌های غذایی برای پذیرایی از مشتریان
• هزینه‌های حمل‌ونقل: کرایه تاکسی
• سایر هزینه‌ها مانند هزینه قبوض برق و گاز و…

مزایا و معایب حساب تنخواه

حساب تنخواه به سازمان‌ها کمک می‌کند تا بدون نیاز به طی مراحل پیچیده اداری، نیازهای کوچک و فوری خود را برطرف کنند. بااین‌حال، مانند هر ابزار مالی دیگری، استفاده از حساب تنخواه مزایا و معایب خاص خود را دارد که آگاهی از آن‌ها می‌تواند به بهبود مدیریت و کاهش مشکلات احتمالی کمک کند. برخی از مزایا و معایب حساب تنخواه عبارت‌اند از:

مزایا:

• مدیریت هزینه‌های روزمره:
  به سازمان‌ها کمک می‌کند هزینه‌های کوچک و ضروری روزمره را بدون نیاز به فرآیندهای پیچیده پرداخت مدیریت کنند.
• کاهش بار اداری:
  با استفاده از حساب تنخواه، نیازی به درخواست‌های متعدد برای پرداخت‌های جزئی نیست.
• افزایش سرعت پرداخت‌ها:
  فرآیند پرداخت سریع‌تر انجام می‌شود و نیازهای فوری شما رفع می‌گردد.
• کنترل دقیق‌تر هزینه‌ها:
  امکان بررسی و مدیریت بهتر هزینه‌های کوچک شما فراهم می‌شود.
• کاهش زمان دسترسی به پول نقد:
  کارمندانتان می‌توانند سریع‌تر به وجه موردنیاز دسترسی پیدا کنند.

معایب:

• ریسک سوءاستفاده:
  در صورت عدم کنترل دقیق، امکان استفاده نادرست از تنخواه وجود دارد.
• مشکلات گزارش‌دهی:
  در صورت عدم ثبت دقیق، ممکن است مشکلاتی در ثبت و گزارش‌دهی هزینه‌ها ایجاد شود.
• عدم شفافیت در هزینه‌ها:
  اگر تنخواه به‌درستی مدیریت نشود، امکان عدم شفافیت در مصرف هزینه‌ها وجود دارد.
• مسئولیت‌پذیری فردی:
  مسئولیت تنخواه‌داری ممکن است باعث ایجاد فشار بر کارمندان شود.
• عدم تخصیص بهینه منابع:
  ممکن است بودجه‌های بیشتری به حساب تنخواه اختصاص یابد که موجب کاهش منابع برای سایر بخش‌ها شود.

با توجه به اینکه حساب تنخواه مزایا و معایب بسیاری دارد. بنابراین، استفاده از حساب تنخواه باید با دقت و تحت نظارت دقیق انجام شود تا از معایب احتمالی آن جلوگیری شود.

ثبت تنخواه گردان در حسابداری چگونه است؟

ثبت عملیات حسابداری رویدادهای مالی تنخواه گردان، معمولا به دو روش انجام می‌شود:

1. تنخواه گردان متغیر بر اساس مانده متغیر
2. تنخواه گردان با مبلغ ثبات یا مانده ثابت

در تنخواه ثابت میزان تنخواه گردان از مدیر مالی و یا مدیریت سازمان به صورت یک مبلغ حداکثری در نظر گرفته می‌شود. وجه مورد نظر به صورت سالیانه یا ماهانه یا… به حساب تنخواه شرکت واریز می‌شود. پس از پایان دوره مالی حساب تنخواه گردان مجدد شارژ می‌شود.

ثبت حسابداری تنخواه گردان این گونه است:

با یک مبلغ ثابت تنخواه گردان افزایش می‌یابد و حساب بانک بستانکار می‌شود.

در روش تنخواه متغیر برای هر بار که هزینه‌ای انجام می‌شود، به میزان هزینه‌هایی که پرداخت شده وجه به حساب فرد تنخواه‌دار واریز می‌شود. و ثبت حسابداری تنخواه گردان انجام می‌شود.

در روش متغیر نیز ثبت سند تنخواه گردان همانند روش ثابت به این شکل است :

فرق تنخواه ثابت و متغیر چیست؟

در روش تنخواه گردان ثابت، حساب تنخواه گردان در زمان پرداخت وجه اولیه تنخواه گردان بدهکار می‌شود و تا هر زمان که تنخواه گردان برقرار باشد، بدون تغییر می‌ماند.

اما در روش تنخواه گردان متغیر، هرگونه هزینه‌‌ای که از حساب تنخواه گردان انجام می‌شود، در این حساب ثبت می گردد؛ بنابراین ماندۀ تنخواه گردان در طول زمان تغییر می‌کند.

تفاوت تنخواه گردان با صندوق چیست؟

پرداخت‌های حساب صندوق باید روزانه ثبت شود، اما پرداخت‌های حساب تنخواه باید وقتی انجام شود که واریز هزینه‌‌ها انجام می‌شود. علاوه بر این پرداخت‌های حساب تنخواه معمولا برای هزینه‌های مشخصی صرف می‌شود، اما پرداخت‌های صندوق معمولا محدودیت خاصی ندارند.

ماهیت تنخواه گردان در حسابداری و عملیات مالی حساب تنخواه

ماهیت حساب تنخواه دارایی است. این حساب از نظر ماهیت مانند صندوق است. زمانی که این حساب بدهکار می‌شود، مبلغ آن افزایش می‌یابد و با بستانکار شدن آن مبلغ حساب تنخواه گردان کم می‌شود.

برای انجام ثبت حسابداری حساب تنخواه نیز باید از یکی از روش‌های تنخواه گردان ثابت یا متغیر استفاده کرد. امروز می‌توان با نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی این ثبت‌ها را به راحتی انجام داد.

نمونه فرم تنخواه گردان

 

نکات حساب تنخواه

• حساب تنخواه نباید به عنوان یک صندوق عملیاتی مورد استفاده قرار گیرد (به عنوان مثال نباید برای پرداخت صورتحساب کالاها یا خدمات، پرداخت حقوق و دستمزد یا پیش پرداخت یا وام استفاده شود)
• یک کارمند باید به عنوان متولی حساب تنخواه تعیین شود. مدیر مالی یا معادل آن باید متولیان را تأیید کند
• متولی باید یک گزارش نقدی شامل رسید برای هر پرداخت نگهداری کنند. در همه پرداخت‌‌ها باید هدف تجاری، بازپرداخت و تاریخ ذکر شود.
• اگر موجودی نقدی حساب تنخواه کم است، متولی باید صندوق را دوباره پر کنند
• قبل از پر کردن صندوق، متولی باید مطمئن شود که وجوه نقد موجود به اضافه رسیدها با موجودی اصلی صندوق برابری می‌کند.
• یک سرپرست یا مدیر باید درخواست برداشت از حساب تنخواه را تأیید کند
• متولی باید حساب‌های تنخواه غیرفعال را ببندند
• متولی حساب تنخواه مسئول نگهداری وجوه نقد خرد و نگهداری رسیدها و سوابق جزئیات است.
• وجوه نقد حساب تنخواه باید در مکانی امن مانند کشوی قفل شده یا گاوصندوق کوچک نگهداری شود.

نحوه بستن حساب تنخواه در پایان سال مالی

همان طور که می‌دانید حساب تنخواه از نوع حساب‌های دائمی است. لذا حتما باید هر چه باقیمانده باشد به سال مالی جدید انتقال یابد. بنابراین باید در پایان سال مالی، مانده حساب تنخواه را طی سند اختتامیه با حساب تراز افتتاحیه و اختتامیه صفر کنید تا دقیقا همان مبلغ را طی سند افتتاحیه سال مالی جدید ایجاد کنید.

البته بعضی از حسابداران ترجیح می‌دهند حساب تنخواه گردان را به سال مالی جدید منتقل نکنند. برای این کار باید تمام مبلغ موجودی حساب تنخواه را به حساب بانکی شرکت واریز کرده و در سال مالی جدید مجدد حساب تنخواه گردان را شارژ نمایید.

سوالات متداول

حساب تنخواه چیست؟

به وجوه نقد موجود در هر شرکت یا سازمانی گفته می‌شود که برای پرداخت هزینه خریدهای روزمره و سایر هزینه‌ها صرف می‌شود.

هدف از حساب تنخواه چیست؟

هدف از حساب تنخواه گردان کنترل وجوه نقد، کاهش حجم کار بخش حسابداری و پرداخت سریع هزینه‌ها است.

مسئول حساب تنخواه گردان چه کسی است؟

متولی حساب تنخواه از طرف مدیر مالی یا مدیر سازمان تعیین می‌شود.