آیا کسب‌وکار شما سیستم مدیریت موجودی دارد؟ آیا در زمان نیاز همه محصولاتتان در دسترس است؟ پس باید بدانید برای یک کسب‌وکار بزرگ‌، مدیریت انبار، مدیریت کالا و دارایی ها، ثبت و پیگیری موجودی کالا، به روزرسانی آن و استفاده از داده‌های مشابه برای ردیابی سود، خرید و فروش بسیار مهم است اما برای یک تجارت کوچک سیستم مدیریت موجودی کالا باعث همگام‌سازی با فروش و تقاضا می‌شود. یکی از عوامل اصلی تهیه نرم افزار حسابداری مدیریت موجودی کالا و دارایی ها است که البته برخی از کسب و کارها با استفاده از نرم افزار فروشگاهی و یا نرم افزار رستوران، این نیاز خود را رفع می نمایند.

آیا به دلیل عدم موجودی کافی در انبار‌، فروش را از دست می‌دهید؟ آیا موجودی بیش از حد‌، به شما ضرر می‌زند؟

پس باید بدانید سیستم مدیریت موجودی به شما کمک می‌کند تا میزان موجودی شرکت را ردیابی و کنترل کنید تا بتوانید موجودی خود را بهینه کرده و بدون صرف وقت و هزینه اضافی‌، آنها را مدیریت کنید. حتی اگر صاحب یک رستوران باشید هم باید بدانید کنترل موجودی بسیار اهمیت دارد و حسابداری رستوران اصول و قواعد خاص خودش را دارد.

جدایی‌ناپذیرترین قسمت سیستم مدیریت موجودی‌، ارزیابی کسب‌وکار شما به طور منظم برای اطمینان از این است که همواره کسب‌وکارتان در مسیر سوددهی بماند.

مدیریت موجودی کالا چیست؟

مدیریت موجودی به معنای نظارت بر دارایی‌های غیر سرمایه‌ای یا موجودی کالا است. به عنوان مولفه‌ای از مدیریت زنجیره تأمین‌، مدیریت موجودی کالا بر جریان کالاها از تولیدکنندگان به انبارها و از این مکان‌ها به محل فروش نظارت دارد. وظیفه اصلی مدیریت موجودی انبار ثبت سوابق دقیق هر محصول جدید یا برگشتی هنگام ورود یا خروج از انبار یا محل فروش است.

دسته‌بندی حسابداری موجودی کالا

مواد خام یا اولیه: ماده اولیه به منظور تولید محصول خریداری می‌شود تا آن را به کالای نهایی تبدیل کند.

مواد در جریان ساخت: به فرآیند تبدیل ماده اولیه به یک محصول نهایی اشاره دارد.

محصول نهایی: کالاهای نهایی که اکنون آماده‌س فروش هستند.

کالاهای در حال نگهداری‌، تعمیر‌، بهره برداری (MRO): مواردی که برای پشتیبانی از تولید کالاهای نهایی استفاده می‌شود.

مفاهیم موجودی کالا

انواع موجودی کالا: شما می‌دانید که هر موجودی کجا ذخیره شده است و می‌تواند روی آن کنترل کامل داشته باشد.

‌پیش‌بینی موجودی: می‌دانید که برای تأمین تقاضا در یک بازه زمانی آینده‌، چه مقدار موجودی لازم است.

خرید موجودی کالا: می‌دانید که برای سفارش مجدد سهام جدید کی و چگونه می‌توان سفارش خرید ثبت کرد.

ذخیره موجودی: می‌دانید که چه مقدار از هر موجودی می‌تواند به طور مناسب نگهداری شود و کجا باید آن را ارسال کنید.

تجزیه و تحلیل موجودی: می‌توانید با استفاده از معیارها‌، با گذشت زمان‌، آگاهانه‌تر در مورد موجودی خود تصمیم بگیرید.

ردیابی چند کاناله: می‌توانید موجودی خود و همچنین افزایش (خریدها) و کاهش (فروش و کم‌شدن‌ها) را مشاهده کنید‌، تا آنجا که ممکن است به رقم موجودی جاری نزدیک شوید.

حسابداری موجودی کالا: می‌توانید موجودی خود را به درستی در اسناد مالی ثبت کنید.

سیستم‌های مدیریت موجودی: می‌توانید تا حد امکان فرآیند مدیریت موجودی را خودکار کنید.

سه روش معمول مدیریت موجودی عبارت‌اند از:

1. سیستم تولید به موقع (JIT)

تکنیک سیستم تولید به موقع (Just-in-Time) یک استراتژی برای افزایش کارایی و کاهش ضایعات با دریافت کالاها به مقدار لازم برای فرآیند تولید است و در نتیجه هزینه‌های موجودی را کاهش می‌دهد.

تحویل JIT منجر به کاهش هزینه‌ها می‌شود و با عوامل زیر بازده و سود را بهبود می‌بخشد:

• کاهش سطح موجودی
• کاهش هزینه‌های کار
• کاهش فضای انبار
• بهره‌وری بیشتر
• بهبود کیفیت
• کاهش زمان تولید

2. آنالیز ABC موجودی انبار

در این روش مدیریت موجودی کالا براساس طبقه‌بندی محصولات انجام می‌شود. آنالیز ABC به شما امکان می‌دهد ارزش و اهمیت محصول خود را با توجه به میزان تقاضا و ارزش سود مشخص کنید. در این روش نخست قیمت کالا تعیین می‌شود و سپس براساس گردش ماهیانه و سالیانه اهمیت آن تعیین می‌شود و در آخر آن را در سه دسته به ترتیب از با اهمیت‌ترین تا کم اهمیت‌ترین قرار می‌دهید  با توجه به این که هر کلا در کدام دسته قرار می‌گیرد سیاست کنترل موجودی متناسب با آن اعمال می‌شود.. بدین ترتیب کالاهای دسه A نیازمند کنترل موجودی دقیق و انلاین هستند و دوره انبارگردانی آن کوتاه تر خواهد بود.

دسته A: با ارزش‌‌ترین محصولات شما که بیشترین سود را در سود کلی دارند.

دستهB: محصولی که در جایی بین بیشترین و کم اهمیت‌‌ترین قرار می‌گیرد.

دسته C: محصولاتی برای معاملات کوچک که برای سود کلی حیاتی هستند؛ اما به طور جداگانه برای شرکت به طور کلی اهمیت چندانی ندارند.

3. تکنیک دراپ شیپینگ (Dropshipping)

تکنیک دراپ شیپینگ یک روش انجام خرده‌فروشی است که در آن فروشگاه محصولات نهایی را برای فروش در انبار خود نگه نمی دارد. در عوض‌، وقتی یک فروشگاه مجبور به فروش کالایی شد‌، کالا را از شخص ثالث خریداری می‌کند و مستقیماً به مشتری ارسال می‌شود. در نتیجه‌، تاجر هرگز محصول را نمی‌بیند یا با آن اداره نمی‌کند.

فرمول‌های مدیریت موجودی

اگر در زمینه موجودی تازه‌وارد هستید‌، احتمالاً با فرمول‌های زیادی روبرو خواهید شد که ممکن است در ابتدا گیج‌کننده به نظر برسند. با این حال این فرمول‌ها می‌توانند برای بهینه نگه داشتن سطح سهام بسیار مفید باشند.

در اینجا برخی از رایج‌‌ترین فرمول‌های موجودی را مرور می‌کنیم:

• فرمول مقدار بهینه سفارش اقتصادی (EOQ)
• فرمول تعداد روزهای موجودی در انبار (DIO)
• فرمول ذخیره احتیاطی
• فرمول نقطه سفارش

فرمول مقدار بهینه سفارش اقتصادی (EOQ)

خرید مقدار مناسب موجودی انبار مهم است – نه خیلی کم و نه زیاد. شما از فرمول EOQ برای تعیین مقدار بهینه سفارش استفاده می‌کنید – چیزی که هزینه‌های سفارش‌، دریافت و نگهداری موجودی را به حداقل می‌رساند.

جایی که:

D هزینه راه‌اندازی برای هر سفارش است. این معمولاً شامل هزینه‌های حمل‌ونقل می‌شود

K نرخ تقاضا است (مقدار فروش شما در سال)

H هزینه نگهداری در سال برای هر واحد است.

فرمول روزهای موجودی در انبار (Days Inventory Outstanding) 

فرمول موجودی روز با قرار دادن این رقم در یک زمینه روزانه و ارائه تصویر دقیق‌تری از مدیریت موجودی کالا و کارایی کلی یک گام فراتر از نسبت گردش موجودی کالا است. به طور کلی یک DIO پایین ترجیح داده می‌شود اما برای درک آن‌، باید صنعت و پویایی بازار را در نظر بگیرید.

جایی که:

میانگین موجودی = (موجودی آغازین + پایان موجودی) / 2

COGS هزینه کالاهای فروخته شده شما است

Days in Period تعداد روزهایی است که می‌خواهید در این بازه زمانی اندازه‌گیری کنید‌، چه هفتگی‌، چه سه ماهه یا سالانه

فرمول محاسبه ذخیره احتیاطی

دانستن اینکه چه مقدار ذخیره احتیاطی باید در اختیار داشته باشید‌، به تجارت شما در نواسانات تقاضا‌ها کمک می‌کند. تمام آنچه باید بدانید تاریخچه سفارشات خرید و فروش شماست.

فرمل محاسبه نقطه سفارش کالا

برای تعیین زمان سفارش مجدد موجودی از فرمول محاسبه نقطه سفارش کالا استفاده می‌کنید. صاحبان مشاغل کوچک معمولاً به تجربه گذشته اعتماد دارند تا بدانند چه موقع مجددا سفارش دهند‌، اما با رشد کسب و کار‌، این امر به سرعت سخت می‌شود.

اهمیت مدیریت موجودی کالا در کسب‌وکار

مدیریت موثر موجودی‌، تجارت را قادر می‌سازد تا میزان موجودی خود را که وارد و خارج می‌شود متعادل کند. هرچه کسب‌وکار موجودی خود را بهتر کنترل کند‌، می‌تواند در عملیات تجاری پس‌انداز بیشتری داشته باشد.

از دیدگاه محصول‌، اهمیت مدیریت موجودی کالا در درک این است که چه موجودی در انبار (های) خود دارید شما و نحوه ورود و خروج آن چیست.

مشاغلی که موجودی بیش از حد داشته باشد‌، دارای اضافه‌فروشی است. مشاغلی که موجودی بیش از حد دارند، جریان نقدی را محدود می‌شود و آن عامل به طور بالقوه کسری بودجه ایجاد می‌کند. این موجودی مازاد که به آن موجودی مرده نیز گفته می‌شود‌، غالباً در انبار قرار می‌گیرد‌، قادر به فروش آن نیستند و حاشیه سود مشاغل را می‌خورد؛ اما اگر موجودی کسب‌وکار کافی نباشد‌، می‌تواند بر خدمات مشتری تأثیر منفی بگذارد.

کمبود موجودی کالا به معنای از دست دادن فروش یک تجارت است. اینکه به مشتریانتان بگویید موجودی ندارید‌، می‌تواند باعث شود مشتریان سفارششان را از جای دیگری تامین کنند.

یک سیستم مدیریت موجودی می‌تواند به مشاغل کمک کند تا بین کمبود و بیش از حد را برای کارآیی و سودآوری مطلوب تعادل برقرار کنند.

برای چه سازمانی اهمیت دارد؟

سازمان‌ها از مشاغل کوچک تا بزرگ می‌توانند از مدیریت موجودی کالا برای پیگیری جریان کالاهای خود استفاده کنند. تکنیک‌های مدیریت موجودی بیشماری وجود دارد و استفاده از روش مناسب می‌تواند منجر به تهیه کالاهای مناسب در مقدار‌، مکان و زمان صحیح شود.

مزایای پیگیری و مدیریت دارایی چیست؟

اهداف مدیریت موجودی به شرح زیر است:

• اطمینان از تأمین مستمر مواد و کالاها‌، به طوری که تولید در زمان تقاضای مشتری آسیب نبیند.
• جلوگیری از انبار بیش از حد و کمبود موجودی کالا.
• حفظ در دسترس بودن مواد در هر زمان و هر کجا که به مقدار کافی مورد نیاز باشد.
• حفظ حداقل سرمایه‌ی در گردش در صورت نیاز برای فعالیت‌های عملیاتی و فروش.
• بهینه‌سازی هزینه‌های مختلفی که با موجودی‌هایی مانند هزینه خرید‌، حمل هزینه‌، هزینه ذخیره‌سازی و غیره انجام می‌شود.
• تحت کنترل نگه داشتن هزینه مواد زیرا آنها در کاهش هزینه‌های تولید نقش دارند.
• از بین بردن ثبت کالای تکراری در سفارش موجودی برای انبار.
• به حداقل رساندن ضرر و زیان در اثر خرابی‌، تخریب‌، هدر رفت و خسارات.
•  اطمینان از کنترل همیشگی موجودی کالا به طوری که تعداد محصولات نشان داده شده در سیستم موجودی باید با موجودی فیزیکی در انبار یکسان باشد.
• اطمینان از کیفیت کالاها با قیمت مناسب.
• تسهیل تهیه اطلاعات برای برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت و بلندمدت با موجودی کنترل شده.
• تأمین مواد مورد نیاز به طور مستمر.
• نگهداری سابقه سیستماتیک موجودی کالا.
• ایجاد ثبات در قیمت.

مدیریت موجودی محصولات در حسابداری

در بازار رقابتی امروزی، نمی‌توانید در هیچ نقطه‌ای از فعالیت‌های تجاری خود سرمایه‌تان را از دست بدهید و اگر شما یکی از 43درصد از صاحبان مشاغل کوچک هستید که هنوز موجودی را با دست می‌شمارند و با دست می‌نویسند پس مدیریت موجودی ممکن است به یکی از کابوس‌های شما تبدیل شود.

مدیریت موجودی به شما می‌گوید چقدر موجودی در انبار دارید و چقدر باید بفروشید که این یکی از اصول مهم در حسابداری است. علاوه بر این، با گزارش‌های بی‌درنگ درباره خریدهایتان، بر میزان هزینه‌کرد شما تأثیر می‌گذارد. هر دوی این عوامل اولیه در میزان نقدینگی شما نقش دارند. سیستم مدیریت موجودی به شما کمک می‌کند از قبل برنامه‌ریزی کنید تا مطمئن شوید که مقادیر مناسبی از محصولات را خریداری می‌کنید و پول نقد کافی را کنار گذاشته‌اید.

راه‌حل‌های مدیریت موجودی کالا

1. سطوح همتراز

سطوح همتراز حداقل مقدار محصولاتی است که باید همیشه در قفسه‌های انبار شما باشد. هنگامی که سطح موجودی شما به زیر این سطوح از پیش تعیین شده کاهش می‌یابد، می‌دانید که زمان سفارش محصولات جدید بیشتر فرا رسیده است. این سطوح بر اساس سرعت فروش اقلام و مدت زمان لازم برای بازگرداندن آنها به انبار است. به خاطر داشته باشید که شرایط تغییر می‌کند، بنابراین سطوح همتراز خود را به طور مرتب بررسی کنید

2. خروج کالا به ترتیب ورود (FIFO)

این یک اصل بسیار مهم در مدیریت موجودی است. موجودی که در ابتدا دریافت می‌کنید (موجودی قدیمی) باید ابتدا فروخته شود، نه جدیدترین موجودی شما. این موضوع به ویژه برای محصولات فاسد شدنی برای جلوگیری از فساد بسیار مهم است. با‌این‌حال، FIFO برای موارد فاسد نشدنی نیز ایده خوبی است. اگر کالایی به پشت قفسه‌ها فشار داده شود، ممکن است در نهایت قدیمی یا منقضی شود.

محاسبه خواب کالا در انبار

هزینه‌های انبارداری براساس میزان ذخیره‌سازی شما در یک فصل مشخص، متغیر است. زمانی که انبار شما پر از محصولی باشد که فروش آن دشوار است، هزینه‌های ذخیره‌سازی‌تان افزایش می‌یابد. سیستم مدیریت موجودی می‌تواند به پیش‌بینی اینکه چه اقلامی فروخته می‌شود و چه چیزی را نمی‌فروشد و همچنین تعداد فروخته شده‌ها کمک می‌کند. این پیش‌بینی دقیق به شما کمک می‌کند تا تصمیمات خرید آگاهانه‌تری بگیرید، از هزینه‌های بالای ذخیره‌سازی جلوگیری کرده و در سرمایه کسب‌وکارتان صرفه‌جویی کنید.

با محاسبه گردش موجودی کالا می‌توانید سطوح موجودی کالا را مدیریت نمایید. اگر گردش موجودی پایین باشد، بیانگر این است موجودی کالا را بیش از اندازه در انبار ذخیره کرده‌اید. اگر گردش موجودی بالا باشد، ممکن است با کمبود موجودی مواجه شوید. در صورتی که نسبت سطح موجودی با گردش موجودی مشابه باشد، یعنی موجودی شما در حد مطلوب است.

فرمول محاسبه نسبت گردش موجودی کالا

متوسط موجودی کالا /  بهای تمام شده کالای فروش رفته = دفعات گردش کالا

اگر موجودی انبار کافی نباشد، چه باید کرد؟

اگر موجودی بسیار کمی دارید، خطر تمام شدن موجودی، از دست دادن فروش و از دست دادن کارآمدی هزینه‌هایتان کسب‌وکار شما را تهدید می‌کند. در صورت بروز این‌گونه عمل کنید.

1. مشکل را تعریف کنید

چگونگی ایجاد مشکل را شناسایی کنید. نظارت و حل سریع مشکلات موجودی به کم کردن هزینه کمک می‌کند، اما هدف واقعی باید جلوگیری از ایجاد مشکلات موجودی بعدی باشد.

2. ارزش کالاها را تعیین کنید.

سنجش ارزش کالاها می‌تواند مرز بین مشکلات قابل توجیه و توجیه نشدنی را مشخص کند.

3. روش‌های حسابرسی و گزارش‌دهی برای پیگیری مشکل ایجاد کنید

فرآیند یا رویه‌ای را تنظیم کنید که به طور خودکار و منظم مشکلات موجودی را گزارش دهد.

4. یک راه‌حل کوتاه‌مدت پیدا کنید

راه‌حل‌هایی مانند: فروش موجودی معیوب به مشتریان با قیمت‌های تخفیف خورده، فروش کالای جایگزین، انتظار مشتری تا تکرار محصول را می‌توانید امتحان کنید. تا جای ممکن باید تلاش کنید تأثیر مشکلات موجودی بر کسب‌وکار را کاهش دهید.

5. یک راه‌حل بلندمدت پیدا کنید

تا زمانی که راه‌حل طولانی‌مدت اتخاذ نشود، از بزرگی مشکلات کاسته نخواهد شد. این راه‌حل به احتمال زیاد با تعریف مشکل به دست می‌آیند. در برخی موارد، اجرای راه‌حل‌ها ممکن است شامل ایجاد تغییرات اساسی در فرآیندهای تجاری موجود باشد.

انواع هزینه‌ها در مدیریت موجودی

این هزینه به دلیل نگهداری موجودی در انبار بر کسب‌وکارها تحمیل می‌شـود. هزینـه نگهـداری موجـودی در انبـار به میزان، ارزش و شرایط نگهداری موجودی بستگی زیادی دارد. برخی کالاها شرایط نگهداری خاص خود را دارند که ایجاد این شرایط باعث تحمیل هزینه‌های بالایی خواهند شد. انواع هزینه‌های نگهداری که یک کسب‌وکار عبارت‌است از:

هزینه‌های سفارش

این هزینه شامل تمامی هزینه‌هایی است که در فرایند سفارش‌دهی تا دریافت کالا از تامین کننده بر کسب‌وکار تحمیل می‌شود. هزینه استفاده از تجهیزات اداری بابت سفارش‌دهی همچون تلفـن، دورنگـار یـا هزینه دستمزد کارکنانی که به سفارش‌دهی مشغول هستند جزء این هزینه‌ها محسوب می‌شوند. این هزینه‌ها معمولاً در مجموعه هزینه‌های سربار گنجانده می‌شود.

هزینه خرید کالا

این هزینه شامل هزینه‌هایی است که کسب‌وکار بابت خرید کالا باید بپردازد. متغیر بودن این هزینه تابع شرایط اقتصادی محیطی حاکم بر شرکت است. درصورت وجود تورم به طور مـسلم ایـن هزینـه در بلنـدمدت متغیر است.

هزینه قیمت کالا

به مبالغی گفته می‌شود که برای خرید کالا به فروشنده پرداخت می‌شود. در برخی از موارد هزینه‌های حمل، دریافت، بازرسی فنی و… نیز به این هزینه‌ها اضافه می‌شود.

هزینه‌های نگهداری موجودی

هزینه‌ای است که یک کسب‌وکار برای فضای ذخیره‌سازی کالاهایش پرداخت می‌کند که از جمله آنها می‌توان به این موارد اشاره کرد: هزینه‌های بیمه، هزینه اجاره انبار، هزینه سوخت، هزینه روشنایی، هزینه مالیات.

هزینه‌های حمل موجودی

این جنبه کمتر شناخته شده هزینه موجودی است. این هزینه به مقدار مشخصی محاسبه نیاز دارد تا میزان تأثیر آن بر صورت سود و زیان را درک کنید. هزینه‌های نگهداری موجودی به میزان سودی اشاره دارد که یک کسب‌وکار از ارزش سهام فروخته نشده موجود در انبارها از دست می‌دهد.

هزینه‌های کمبود موجودی

این هزینه مشتمل بر هزینه‌هایی است که در صورت دریافت سـفارش جدید و نبود کالا در انبار جهت تولید یا تحویل تقاضا به مشتری بر کسب‌وکارها تحمیل می‌شود. از جمله این هزینه‌‌ها هزینه وفاداری و شهرت مشتری، هزینه حمل و نقل اضطراری است.

هزینه‌های ناشی از فاسد شدن و مفقود شدن و قدیمی شدن موجودی‌ها

اگر از اقلامی با تاریخ انقضا مانند مواد غذایی یا حتی لوازم آرایشی استفاده می‌کنید، اگر به موقع فروخته نشوند، ممکن است فاسد یا غیرقابل استفاده شوند. محصولات فاسد به این معنی است که سرمایه‌گذاری‌های شما همراه با سود بالقوه شما از بین می‌رود. بنابراین کنترل موجودی برای جلوگیری از فساد ضروری است.

موجودی‌های قدیمی اقلامی هستند که به دلایل اینکه از مد افتاده‌اند یا از فصل خارج شده‌اند نمی‌توان آن‌ها را فروخت. اغلب یک کالا پس از 12 ماه قرار گرفتن در قفسه «موجودی از رده خارج شده» اعلام می‌شود. گزارش‌های فروش می‌توانند به تشخیص میزان از رده خارج شدن کالاها کمک کنند. این گزارش‌ها برای توزیع کنندگان و کسب‌وکارهای کوچکی که به دنبال خرید محصولات جدید هستند، مفید است.

ذخیره احتیاطی در انبار چیست؟

ذخیره اطمینان میزان اضافه موجودی انبار برای جلوگیری از کمبودهای احتمالی در زمان انتظار تا دریافت کالا است. معمولا ذخیره احتیاطی 10درصد مصرف کل سالانه است، وقتی موجودی کالایی به این سطح می‌رسد این امر گزارش شده و سوابق موجودی بررسی می‌شود  و در صورت نیاز سیستم موجودی اصلاح می‌شود.

محاسبه حداقل موجودی

نقطه سفارش کالا – (زمان انتظار (روز) * مصرف روزانه (عدد))= حداقل موجودی

جمع‌بندی

برای مدیریت سهام باید از سیستم مدیریت موجودی مناسب استفاده کنید. تمام کاری که مدیریت موجودی کالا باید انجام دهد این است که سوابق دقیقی از اقلام را ثبت کند.

موجودی ناکافی چقدر برای یک کسب و کار هزینه دارد؟ مهم نیست که چه چیزی و یا چگونه می‌فروشید‌، مدیریت بد موجودی می‌تواند به جریان نقدی شما آسیب برساند.