اگر مدیریت یک فروشگاه را برعهده دارید، حتما می‌دانید که ثبت خرید و فروش‌ها، میزان سود و زیان، ثبت موعد پرداخت یا گرفتن چک‌ها، حساب‌های نسیه و امانی، موجودی کالا یا انبار و… از الزامات مدیریت یک فروشگاه و مغازه است. حساب و کتاب مغازه یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران فروشگاه محسوب می‌شود. در این مطلب آموزش حسابداری فروشگاهی ارائه شده است و قصد داریم به حسابداری فروشگاه، اشتباهات حسابداری، مزایای صندوق‌های فروشگاهی بپردازیم. با ما تا انتهای این مقاله همراه باشید.

پیشنهاد مطالعه: (حسابداری رستوران)

حسابداری فروشگاه چیست؟

مدیریت فروشگاه مستلزم ثبت سوابق مالی و مدیریت حسابداری آن است. بی‌توجهی به این موضوع منجر به ورشکستگی فروشگاه‌ها می‌شود. حسابداری مغازه شامل موارد زیر است:

• ثبت عملیات دریافت و پرداخت
• ثبت عملیات فروش و صدور فاکتور
• کنترل موجودی‌های انبار
• تنظیم فاکتورهای و رسمی و مالیاتی
• محاسبه تراز مالی فروشگاه
• محاسبه سود و زیان فروشگاه
• محاسبه حقوق پرداختی به کارکنان

چرا به حسابداری فروشگاه نیاز داریم؟

حسابداری نقش مهمی در مدیریت کسب‌وکارها ایفا می‌کند. به صاحبان کسب‌وکارها کمک می‌کند تا درآمد و هزینه‌هایشان را ردیابی کنند. همچنین برای گرفتن گزارش‌های مالی دقیق و تجزیه و تحلیل معیارهای مهم مالی ضروری است.

6 اشتباه در حسابداری فروشگاهی

صاحبان کسب‌وکارها وظایف متعددی را بر عهده دارند؛ از جمله: مدیریت فروشگاه، رسیدگی به شکایات مشتریان، پاس کردن چک‌‌‌های کارکنان و حساب‌های سررسید شده و… . این گستردگی وظایف باعث‌ می‌شود تا مرتکب اشتباهات حسابداری شوند. این اشتباهات حتی گاهی منجر به ورشکستگی کسب‌وکارها می‌شود. برخی از اشتباهات حسابداری عبارت‌اند از:

1. عدم استخدام حسابدار یا کارشناس مالی با تجربه

آیا مالیات‌‌‌های کسر شده کارکنان را به درستی وارد‌ کرده‌اید؟ استخدام حسابدار متخصص به شما کمک می کند فراموش کردن مواردی مانند پیگیری هزینه، پرداخت به موقع حساب‌های بدهی، متعادل سازی حساب‌‌‌های بانکی و… به حداقل برسد. همچنین حسابداران رسمی برنامه‌ریزی مالیاتی دارند و مانع از ایجاد مشکلات مالیاتی می‌شوند.

اگر نمی‌توانید یک حسابدار تمام وقت استخدام کنید، گزینه دیگر استخدام حسابدار پاره‌وقت است. به لطف سایت‌های کاریابی فری‌لنس که کارفرمایان را با فریلنسرهای حرفه‌ای پیوند‌ می‌دهند، یافتن آنها نسبتاً آسان است.

2. پیگیری نکردن دقیق هزینه‌ها و درآمد

بی‌توجهی به پیگیری هزینه و درآمد منجر به از دست دادن سرمایه، دیرکرد در پرداخت حساب‌ها، ایجاد دردسر برای فصل مالیات و…‌ می‌شود. عدم پیگیری مالی باعث‌ می‌شود که نتوانید برای ماه‌‌‌های آینده کسب‌وکار خود برنامه‌ریزی کنید.

3. نداشتن برنامه‌ریزی مالیاتی

سعی کنید از یک کارشناس مالیاتی برای انجام امور مالیاتی خود کمک بگیرید. همچنین نرم‌افزار‌‌‌های مالیاتی نیز در تهیه اظهار نامه مالیاتی ساده مفید هستند و به مشاغل کوچک کمک‌ می‌کنند در هزینه حسابدار و سایر متخصصین مالیاتی صرفه‌جویی کنند.

4. بی‌توجهی به حساب موجودی

وقتی صحبت از حسابداری کسب‌وکار به میان‌ می‌آید، بزرگترین مشکلی که مشاغل خرده‌فروشی با آن روبرو هستند، چیست؟ بله مدیریت هزینه موجودی!

موجودی شما دارایی کسب‌وکار شماست و در ترازنامه  می‌آید. هزینه موجودی به میزان زیادی بر سودآوری شما تأثیر‌ می‌گذارد و بی‌توجهی به آن روی سود کسب وکار شما تاثیر‌ می‌گذارد. ی سیستم موجودی، حساب جامعی از اقلام موجودی و ارزش پولی این اقلام ارائه‌ می‌دهد.

5. کنترل نکردن موجودی انبار

هر خرده‌فروشی به روشی برای شمارش موجودی فیزیکی فروشگاه نیاز دارد. زیرا حسابداری مبتنی بر داده‌‌‌های دقیق ارزش موجودی است که به عنوان دارایی طبقه‌بندی‌ می‌شود. کنترل موجودی همچنین کمک‌ می‌کند که خرده‌فروش بداند به هنگام خسارت ناشی از آسیب یا سرقت چقدر مطالبه کند.

کنترل موجودی به کمک صندوق‌‌‌های فروشگاهی‌ هزینه‌‌‌های شما را کاهش می‌دهد. شمارش دستی شما را ملزم‌ می‌کند مغازه خود را تعطیل کنید تا کارکنان به شمارش موجودی بپردازند. یا به آنها اضافه کار بپردازید تا خارج از ساعت کاری فرآیند شمارش موجودی را انجام دهند.

6. پیگیری نکردن بدهی‌ها و مطالبات در حسابداری

مدیریت بدهی‌ها اعتبار کسب‌وکارها را در بازار افزایش می‌دهد. سیستم‌های حسابداری به شما یادآوری می‌کنند که بدهی‌های خود را به موقع پرداخت کنید و همچنین به شما کمک می‌کنند که بفهمید از چه کسی باید پرداختی داشته باشید.

روش‌‌‌های فروش کالا در فروشگاه

فروش کالا معمولا به طرق زیر انجام می‌شود:

• فروش نقد

در این روش هم زمان با تحویل کالا مبلغ آن پرداخت‌ می‌شود

• فروش نسیه

هنگام خرید کالا مشتری تعهد‌ می‌کند مبلغ آن را طی زمان مشخصی با توافق طرفین پرداخت کند.

• فروش از طریق پیش پرداخت

در این روش قبل از تحویل کالا مبلغی که ممکن است بخشی از مبلغ کالا یا کل آن باشد، به عنوان پیش‌پرداخت دریافت‌ می‌شود.

• فروش اقساطی

در این روش مبلغ فروش کالا به صورت اقساطی دریافت‌ می‌شود. ممکن است بخشی از مبلغ به صورت نقد نخست دریافت شود و باقی مبلغ قسط‌بندی شود.

• فروش امانی

مالک کالا (آمر)، کالا را برای فروش به فرد دیگری (حق‌العمل‌کار) ارسال می‌کند و حق‌العمل‌کار، کالای دریافتی را به نیابت از طرف آمر به فروش‌ می‌رساند و درصدی از مبلغ فروش را به عنوان کارمزد دریافت‌ می‌کند.

حساب‌های مورد استفاده در حسابداری فروشگاهی

در حسابداری فروگشاهی انواع حساب‌ها برای ثبت فروش، برگشت از فروش، تخفیف‌ها و سایر فعالیت‌های مالی به کار می‌روند. شناخت دقیق این حساب‌ها و نحوه استفاده از آنها برای کنترل بهتر موجودی، تعیین سود و زیان و در نهایت تسهیل در فرآیندهای مالی اهمیت زیادی دارد. در ادامه این حساب‌ها را توضیح می‌دهیم.

1. حساب فروش کالا

حساب فروش کالا نشان‌دهنده درآمد ناشی از فروش کالا در طی یک دوره مالی است. این حساب در سمت بستانکار ثبت می‌شود، زیرا فروش باعث افزایش درآمد می‌شود.

انواع فروش:

• فروش نقدی: پرداخت مبلغ فروش بلافاصله انجام می‌شود.
• فروش نسیه: مبلغ فروش در آینده دریافت خواهد شد (حساب‌های دریافتنی).

فرمول:
فروش خالص = فروش کالا – (برگشت از فروش + تخفیفات نقدی فروش)

ثبت حسابداری:

• در زمان فروش نقدی:

بدهکار: صندوق / بانک

بستانکار: فروش کالا

• در زمان فروش نسیه:

بدهکار: حساب‌های دریافتنی

بستانکار: فروش کالا

2. حساب برگشت از فروش

حساب برگشت از فروش یک حساب کاهنده درآمد است که برای ثبت کالاهای برگشت داده‌شده توسط مشتریان استفاده می‌شود. این حساب در سمت بدهکار ثبت می‌شود.

دلایل برگشت کالا:

• معیوب بودن کالا
• عدم تطابق کالا با سفارش مشتری

ثبت حسابداری:

در زمان برگشت کالا:

بدهکار: برگشت از فروش

بستانکار: حساب‌های دریافتنی / صندوق

نکته: حساب برگشت از فروش باعث کاهش فروش خالص می‌شود.

3. حساب تخفیفات نقدی فروش

تخفیف نقدی فروش زمانی ارائه می‌شود که مشتری مبلغ بدهی خود را زودتر از موعد تسویه کند. این حساب نیز یک حساب کاهنده درآمد است و در سمت بدهکار ثبت می‌شود.

انواع تخفیف:

• تخفیف تجاری: تخفیفی که در زمان فروش و روی قیمت کالا لحاظ می‌شود. (در اسناد ثبت نمی‌شود.)
• تخفیف نقدی (یا تخفیف فروش): تخفیفی که برای تشویق مشتریان به پرداخت سریع ارائه می‌شود.

شرایط تخفیف نقدی:
شرایط معمول تخفیف مانند 2/10، n/30:

• 2% تخفیف در صورت پرداخت ظرف 10 روز
• مبلغ کامل طی 30 روز باید تسویه شود.

ثبت حسابداری:

• هنگام اعمال تخفیف نقدی:

بدهکار: صندوق / بانک (مبلغ دریافتی)

بدهکار: تخفیفات نقدی فروش

بستانکار: حساب‌های دریافتنی (مبلغ کل بدهی)

4. فروش خالص

فروش خالص مبلغ نهایی فروش پس از کسر برگشت از فروش و تخفیفات نقدی فروش است.

فرمول فروش خالص:

فروش خالص = فروش کل – (برگشت از فروش + تخفیفات نقدی فروش)

اهمیت:
فروش خالص معیار واقعی عملکرد فروش شرکت است و در محاسبه سود و زیان نقش اساسی دارد.

به طور کلی، با استفاده از این حساب‌ها و ثبت‌های مرتبط، درآمد واقعی و میزان فروش شرکت به‌طور دقیق محاسبه و گزارش می‌شود.

انواع تخفیفات فروش

تخفیفات فروش انواع مختلفی دارد. این تخفیف‌ها معمولا با هدف جذب مشتریان جدید، حفظ مشتریان قدیمی یا مدیریت موجودی اعمال می‌شود.

• تخفیف یکی بخر، یکی هدیه بگیر: این تخفیف بیشتر زمانی اعمال می‌شود که حاشیه ناخالص روی یک محصول به اندازه کافی بالا باشد و فروش محصول با قیمت تخفیفی همچنان برای فروشنده سود کافی ایجاد کند.
• تخفیف قراردادی: درصد این تخفیف‌ها بر طبق قرار داد بین فروشنده و خریدار است. به عنوان مثال پ، ممکن است در قرارداد ذکر شود تمام خریدهای انجام شده شامل 8 درصد تخفیف می‌شوند.
• تخفیف پرداخت نقدی: در این نوع تخفیف‌ها مشتریان درصورت پرداخت می توانند درصد کمی تخفیف بگیرند.
• ارسال رایگان: در صورت استفاده از کد تخفیف یا ارسال سفارشات در یک بازه زمانی مشخص، فروشنده هزینه ارسال را رایگان محاسبه می‌کند. این تخفیف به تاریخ سفارش بستگی دارد نه تاریخ ارسال، زیرا تاریخ ارسال ممکن است به تأخیر بیفتد.
• تخفیف ویژه سفارش: گاهی فروشنده بر روی اقلام خاصی در طی یک دوره‌ی مشخص تخفیف می گذارد.
• تخفیف قیمتی: اگر میزان سفارشات مشتری بیش از مبلغ مشخصی باشد، مشتری از تخفیف قیمتی بهره‌مند می‌شود
• تخفیف فصلی: گاهی فروشندگان در برخی از مواقع سال که فروش کم است، قیمت‌ها را کاهش می‌دهند.
• تخفیف تجاری: این تخفیف به خرده‌فروشان داده می‌شود تا کالاهای فروشنده را در انبار خود ذخیره کنند. این تخفیف معمولاً زمانی اعمال می شود که خریدار کنترل قابل توجهی بر فروشنده داشته باشد.
• تخفیف براساس میزان خرید: وقتی مبالغ خرید مشتری در طول دوره‌ی مشخصی (معمولا یک سال) به میزان خاصی می‌رسد، تخفیف براساس میزان خرید بر هریدهای بعدی وی اعمال می‌شود.

بهترین روش حسابداری مغازه یا فروشگاه

اگر تجربه‌ی حسابداری فروشگاه را نداشته باشید، ممکن است این فرایند برایتان سخت و طاقت‌فرسا باشد.‌ چاره‌ی این کار استخدام حسابدار داخلی یا برون‌سپاری حسابداری‌تان است. اگر‌ می‌خواهید خودتان فعالیت‌های حسابداری‌تان را انجام دهید، خرید نرم افزار حسابداری فروشگاهی را پیشنهاد می‌دهیم. خرید یک نرم‌افزار حسابداری خوب یکی از اولین مسائلی است که هر خرده فروش مبتدی باید به آن فکر کند.

بیشتر مطاله کنید: نرم افزار حسابداری فروشگاهی چیست؟

نرم‌افزارهای فروشگاهی کلیه امور مالی شما، از جمله سفارشات خرید و فروش، فاکتورها، حساب‌های دریافتنی و حساب‌های پرداختنی را پیگیری‌ می‌کند. نرم‌افزارهای فروشگاهی به شما گزارش‌ مالی از صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد می‌دهند. اگر قصد دارید بهترین نرم افزار حسابداری فروشگاهی را تهیه کنید، مطالعه این مطلب را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

استفاده از صندوق فروشگاهی چه مزیتی دارد؟

نرم‌افزار حسابداری یکی از راحت‌ترین و مقرون‌به‌صرفه‌ترین روش‌ها برای یک فروشگاه است تا بتواند حسابداری داخلی خود را مدیریت کند. برنامه‌‌‌های فروشگاهی به صاحبان و همچنین مدیران اجازه ثبت تراکنش‌ها و مدیریت حقوق و دستمزد، پیگیری فروش و موجودی و هزینه‌‌‌های عملیاتی را‌ می‌دهد.  برخی از مزایای صندوق‌‌‌های فروشگاهی عبارت‌اند از:

• سهولت استفاده
• ذخیره اطلاعات مشتریان و بهره‌گیری از تجربیات خرید آنها
• ارائه اطلاعات فروش
• هشدار کسری اقلام فروشگاه
• تسریع فرایندهای معمول حسابداری و گزارش‌دهی
• کاهش خطاهای دستی با پرداخت خودکار
• قابلیت اتصال به سایر سخت‌افزارهای فروشگاهی مانند دستگاه پوز و…
• ثبت عملیات بانکی
• کنترل موجودی‌های انبار
• قابلیت ثبت چک‌ها و یادآوری زمان پاس‌کردن یا پاس‌شدن آن‌ها

صورت سود و زیان

آگاهی از میزان سود کسب‌وکار بسیار حائز اهمیت است. برای اینکه از میزان سود کسب‌وکارتان اطلاع داشته باشید، باید میزان درامد حاصل از فروش غذا‌‌ها و نوشیدنی‌‌ها را محاسبه کنید. این امر به شما کمک می‌کند تا در هنگام ضرردهی از این موضوع مطلع شوید. همچنین به مدیران کمک می‌کند تادرباره‌ی مدیریت تولید، بهبود خدمات و… فروشگاهتان تصمیمات استراتژیکی بگیرید.

تعریف صورت سود و زیان

صورت سود و زیان گزارش مالی است که درآمد و هزینه‌های انجام شده طی یک دوره مشخص، معمولاً یک دوره سه ماهه یا سال مالی را خلاصه می‌کند. می‌توان از صورت سود و زیان برای محاسبه معیارهای مختلفی از جمله حاشیه سود ناخالص، حاشیه سود عملیاتی، حاشیه سود خالص و نسبت عملیاتی استفاده کرد. صورت سود و زیان به همراه ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد، عملکرد مالی فروشگاهتان را نشان می‌دهد.

تفاوت بین صورت سود و زیان و ترازنامه چیست؟

صورت سود و زیان درآمد، هزینه و سودآوری یک شرکت را در طی یک دوره زمانی نشان می‌دهد؛ اما ترازنامه تصویری از دارایی‌‌ها و بدهی‌های شرکت را از تاریخ مشخص ارائه می‌دهد. به طور معمول، ترازنامه آخرین روز سال مالی شرکت ارائه می‌شود. سرمایه‌گذاران از ترازنامه برای درک قدرت مالی شرکت و مقایسه مقدار و کیفیت دارایی‌های آن با بدهی‌های آن استفاده می‌کنند.

فرمول محاسبه سود و زیان:

سود دوره مالی = میزان درآمد‌های دوره مالی – هزینه‌های دوره مالی

زیان دوره مالی = میزان هزینه‌های دوره مالی – درآمد‌های دوره مالی

حقوق و دستمزد

حسابداری حقوق و دستمزد به محاسبه ساعات کار کارکنان، میزان اضافه کای، مرخصی‌ها و روزای غیبت، محاسبه مزایا (عیدی، پاداش، حق اولاد و…) کارکنان می‌پردازد.

برخی از وظایف حسابدار عبارت‌اند از:

• کسب اطلاع از قرارداد کارکنان و ثبت اطلاعات عملکردی آنها
• محاسبه حقوق
• آگاهی از افزایش حقوق‌‌ها در سال جدید
• تنظیم و ثبت فیش حقوقی کارکنان
• محاسبه سود سالانه
• بررسی کسورات بیمه، مالیات

در نظر داشته باشید برای اینکه بدانید محاسبه حقوق و دستمزد چگونه انجام می‌شود، باید از قوانین حقوق و دستمزد و مفاد قانون کار اطلاع داشته باشید.

مدیریت موجودی کالا

سفارش بیش از حد موجودی می‌تواند خسارات عمده‌ای به دنبال داشته باشد و کمبود موجودی نیز حتی ممکن است یک شرکت نوپا را دچار مشکل کند. مدیریت موجودی کالا به کسب‌وکارها اجازه می‌دهد تا از این خطر جلوگیری کنند. برای مدیریت موجودی موفق و بهینه بهتر است از یک سیستم مدیریت موجودی بهره بگیرید. سیستم مدیریت موجودی کالا مزایای متعددی دارد برخی از این مزایا عبارت‌اند از:

• کنترل موجودی قبل از اتمام
• کارتکس کامل کالا
• انبارگردانی
• ثبت سند اقلام هدر رفت
• هشدار اتمام موجودی
• اطلاع از ارزش ریالی و تعدادی کالاهای موجود در انبار

معرفی کتاب های آموزشی حسابداری فروشگاهی 

یکی از بهترین راه‌ها برای ارتقا مهارت‌های فردی در رشته حسابداری مطالعه‌ی کتاب‌های این حوزه است. در ادامه‌ی این مقاله به معرفی چند کتاب در این حوزه می‌پردازیم:

1- کتاب مرجع آموزش حسابداری، نوشته‌ی سعید نمازیان (خرید از فیدیبو)

2- کتاب حقوق و دستمزد طلایی، نوشته‌ی علی اثنا عشری (خرید از کتابراه)

3- کتاب شاه کلید شخصی حسابداری، نوشته‌ی میثم حاجی محمدی

جمع‌بندی

در گذشته، حسابداری یک فرایند پرزحمت بود. حتی زمانی که خرده‌فروشان فقط یک کانال فروش داشتند. معاملات، هزینه ها، مالیات‌ها و گزارش‌‌‌های مالی باید به صورت دستی پردازش‌ می‌شدند، این روند طولانی جای خطاهای دستی زیادی باقی می‌گذاشت. امروزه به لطف ظهور صندوق‌‌‌های فروشگاهی این فراید ساده شده است.‌

می‌توانید از یک سیستم مدیریت موجودی که با نرم افزار حسابداری و مالی یکپارچه شده است، استفاده کنید. انجام این کار تمام وظایف حسابداری را برای شما اتوماتیک‌ می‌کند. علاوه بر این، در زمان و منابعی که در غیر اینصورت باید صرف پردازش و گزارش تراکنش‌ها‌ می‌کردید، صرفه‌جویی‌ می‌کند و خطاهای دستی را به میزان قابل توجهی کاهش‌ می‌دهد.

حسابداری خودکار همچنین به شما این امکان را‌ می‌دهد تا بر فروش و بازاریابی خود برای رشد کسب‌وکارتان تمرکز کنید. فراموش نکنید که تمام کسب‌وکارها به نرم‌افزار فروشگاهی نیاز دارند.

پرسش های متداول

حسابداری فروشگاه شامل چه مواردی می شود؟

ثبت عملیات دریافت و پرداخت، ثبت عملیات فروش و صدور فاکتور، کنترل موجودی‌های انبار، تنظیم فاکتورهای و رسمی و مالیاتی، محاسبه تراز مالی فروشگاه، محاسبه سود و زیان فروشگاه، محاسبه حقوق پرداختی به کارکنان

اشتباهات رایج در حسابداری مغازه چیست؟

عدم استخدام حسابدار یا کارشناس مالی با تجربه، پیگیری نکردن دقیق هزینه‌ها و درآمد، نداشتن برنامه‌ریزی مالیاتی، بی‌توجهی به حساب موجودی، کنترل نکردن موجودی انبار، پیگیری نکردن بدهی‌ها و مطالبات در حسابداری