آیا می‌دانید کسب‌وکار به طور متوسط 14 ساعت در هفته را صرف پیگیری پرداخت‌های معوق می‌کنند؟ این امر اهمیت ثبت سوابق شفاف و به روز جریان نقدی کسبوکارها را نشان می‌دهد.
بسیاری از مشتریان وقتی از فروشگاه خرید می‌کنند به دریافت فاکتور فروش اهمیتی نمی‌دهند، بااین‌حال، وقتی نوبت به معاملات تجاری و ارائه گزارش صورت معاملات فصلی می‌رسد، حفظ سوابق دقیق فروش بسیار مهم است. در این مقاله، قصد داریم به مهمترین سؤالات شما درباره فاکتور فروش پاسخ دهیم.
فاکتور فروش چیست؟
فاکتور فروش یکی از اصلاحات حسابداری پرکاربرد است. فاکتور فروش یک سند حسابداری است که توسط ارائه دهنده کالا/خدمات برای خریدار صادر می‌شود. در این سند نوع محصول فروخته شده، تعداد، مبلغ و نحوه پرداخت ثبت می‌شود.
فاکتور فروش رسمی چیست؟
فاکتور فروش رسمی به فاکتوری اطلاق می‌شود که بر اساس قوانین وزارت امور اقصاد و دارایی تنظیم شده و مورد تایید دارایی باشد.
فاکتورهای فروش رسمی باید ویژگی‌های زیر را داشته باشند:
- شماره سریال(شماره فاکتور فروش): مهمترین ویژگی فاکتورهای رسمی، نوع چاپ شماره سریال آن‌ها است. شماره سریال فاکتور فروش رسمی باید با رنگ قرمز و در قالب افست یا ملخی و با کمی برجستگی چاپ شود. شماره سریال باید به آسانی برای ممیز دارایی قابل تشخیص بوده و با چاپ دیجیتال و شماره زدن دستی کاملا متمایز باشد.
- اطلاعات خریدار و فروشنده: کد اقتصادی، شناسه ملی/کد ملی، شماره ثبت، آدرس، کد پستی، شماره تماس و سایر مشخصات هر دو طرف معامله باید در فاکتور مورد تایید دارایی رسمی خرید و فروش قید شوند.
- تخفیف، مالیات و عوارض: محصول و خدمات مورد معامله با ذکر تعداد و قیمت واحد (فی) باید مشخص شود، پس از آن اگر تخفیفی داده شده، کسر شود و درنهایت هم مالیات و عوارض ارزش افزوده آن محاسبه شود. (توجه کنید که تخفیف باید قبل از محاسبه مالیات و ارزش افزوده محاسبه شود
- امضاء و مهر: امضاء و مهر برای فاکتورهای رسمی اجباری است و نباید خط خوردگی داشته باشند.
البته می‌توان در ابتدا کار کسب و کاری که قرار دارید از نرم افزار فاکتور رایگان باران استفاده کنید تا منابع مالی خود را ذخیره کنید.
جزئیات کلیدی فاکتور فروش
فاکتورهای فروش معمولا شامل موارد زیر است:
- اطلاعات تماس
اطلاعات فروشنده و اطلاعات مشتری باید در فاکتورهای فروش گنجانده شود. اطلاعات فروشندگان عموماً در قسمت سرصفحه فاکتور قرار می‌گیرد و اغلب شامل لوگوی فروشنده برای شخصی‌سازی سند است.
اطلاعات تماس مشتری معمولاً در زیر سرصفحه در فیلدهای مشخص شده قرار می‌گیرد. اگرچه اکثر فاکتورها اکنون از طریق ایمیل ارسال می‌شوند، اما بهتر است یک آدرس فیزیکی و شماره تلفن قابل دسترسی را درج کنید.
- شماره سریال فاکتور و تاریخ
یک شماره سریال متوالی در هر فاکتور به فروشندگان و خریداران کمک می‌کند تا سند را پیگیری کنند.
- شرح کالا یا خدمات ارائه شده
شامل جزئیات محصول یا خدمات فروخته شده به مشتری، تعداد و قیمت واحد است.
- شرایط پرداخت
فروشندگان شرایط پرداخت را درج می‌کنند تا مشتریان بدانند چگونه و چه زمانی باید پرداخت را انجام دهند. شرایط پرداخت نیز باید شامل روش‌های پرداخت باشد، خواه پول نقد، چک، کارت اعتباری باشد.
- مبلغ کل
به منظور جلوگیری از سردرگمی، فاکتور همیشه شامل کل مبلغ قابل پرداخت است. هزینه‌های اقلام فردی و همچنین مالیات‌ها، تخفیف‌ها و پیش‌پرداخت‌ها باید به تفصیل مشخص شود.
انواع فاکتورهای فروش
چهار نوع اصلی از فاکتورها برای معاملات تجاری استفاده می شود:
- فاکتور استاندارد
فاکتور استاندارد ساده‌ترین نوع است و در هر معامله فروشی قابل استفاده است.
- پیش فاکتور
پیش فاکتور قبل از ارائه کالا یا خدمات برای مشتری ارسال می‌شود. پیش فاکتور به مشتری اطلاع می‌دهد که پس از ارائه اقلام یا خدمات چه مبلغی باید بپردازد.
- فاکتور تکراری
فاکتورهای تکرارشونده برای مشتریان عادی دارای عضویت یا اشتراک استفاده می‌شود که کالاها یا خدمات را در یک بازه زمانی مشخص خریداری می‌کنند. به عنوان مثال، ارائه دهندگان تلفن همراه، نرم‌افزار و اینترنت معمولاً از سیستم فاکتورهای تکراری برای صدور صورت حساب مشتریان خود استفاده می کنند. مشتریان بلند مدت همچنین می توانند از نرم افزار صدور فاکتور برای خودکارسازی پرداخت‌های ثابت استفاده کنند.
- فاکتور تجاری
فاکتورهای تجاری برای اسناد تجارت بین‌المللی طراحی شده است و شامل ارزش‌گذاری گمرکی برای محصولاتی هستند که از مرزهای بین‌المللی عبور می‌کنند. این اسناد شامل کشور مبدا، وزن محصول و هزینه حمل‌ونقل خواهد بود.
انواع فاکتور فروش رسمی
فاکتور فروش رسمی 3 نوع دارد:
فاکتور فروش رسمی نوع اول
این فاکتورها شامل شماره سریال چاپی، تاریخ و اطلاعاتی از قبیل اطلاعات خریدار و فروشنده، کد اقتصادی، کد پستی، جزئیات اطلاعات کالا، مبلغ و… است
فاکتور فروش رسمی نوع دوم
این فاکتور با استفاده از صندوق فروشگاهی صادر می‌شود و شامل اطلاعاتی از قبیل شماره سریال ماشینی، تاریخ، مشخصات خدمات و کالاهای فروخته‌شده به همراه مبلغ و میزان آن است.
فاکتور فروش رسمی نوع سوم
نوعی فاکتور فروش الکترونیکی است که فروشنده در سامانه معاملات فصلی آن را صادرکرده و خریدار هم از طریق همین سامانه فاکتور را تایید یا رد می کند و تمامی فرآیند صدور آن الکترونیکی انجام می‌شود.
چرا فاکتورهای فروش مهم هستند؟
فراتر از حصول اطمینان از پرداخت به موقع یک شرکت، فاکتور فروشنده چندین مزیت را برای عملیات فروش، برنامه‌ریزی و پیش‌بینی فروش شرکت دارند.
- سازمان‌دهی حسابداری
فاکتورها برای نگهداری دفاتر قانونی حسابداری و سوابق حسابداری بسیار مهم هستند. یک سیستم مناسب برای ثبت و بایگانی فاکتورها به این معناست که شما هرگز پیگیری پرداخت های معوق را فراموش نخواهید کرد و میتوانید دقیقا زمان پیگیری با مشتریان را تعیین کنید.
- مدیریت موجودی
اگر کسب‌وکار شما محصولات فیزیکی می‌فروشد، فاکتورها برای ردیابی موجودی اهمیت زیادی دارند. شما می‌دانید که چه مقدار موجودی برای انجام سفارش‌های دریافتی در دسترس دارید و میتوانید براساس داده‌های گذشته پیش‌بینی دقیق‌تری داشته باشید.
این اطلاعات همچنین استراتژی‌های بازاریابی برای فروش تعطیلات یا تبلیغات فصلی را فراهم می‌کند. آگاهی از محصولات پرفروش به این معنی است که میتوانید فروش را افزایش دهید و به طور دقیق تقاضا را محاسبه کنید.
- تجزیه‌وتحلیل دقیق
تجزیه‌وتحلیل فروش کسب‌وکار شما با صورتحساب دقیق بسیار آسان‌تر است. اعداد فاکتورهای فروش شما، بینش‌ها و داده‌های مربوط به بودجه را برای طرح‌های تجاری و توسعه ارائه می‌کنند.
با تجزیه و تحلیل فاکتورهای فروش میتوانید جریان نقدی آینده را پیش‌بینی کنید و بودجه دقیق‌تری تدوین کنید. به عنوان مثال، اگر بدانید که چندین پرداخت بزرگ برای پایان سه ماهه برنامه‌ریزی شده است، میتوانید از قبل برای خرید تجهیزات جدید برنامه‌ریزی کنید.
سوالات متداول:
فاکتور فروش چیست؟
فاکتور فروش یک سند حسابداری است که توسط ارائه دهنده کالا/خدمات برای خریدار صادر می شود.
فاکتور فروش رسمی چیست؟
فاکتور رسمی به فاکتوری اطلاق می‌شود که بر اساس قوانین وزارت امور اقصاد و دارایی تنظیم شده باشد و مورد تایید دارایی باشد.
فاکتور فروش شامل چه مواردی است؟
فاکتور فروش شامل شماره فاکتور، تاریخ، شرح کالاها، نام خریدار، اطلاعات تماس و مبلغ کل است.