برخی از صاحبان رستوران‌ها فکر می‌کنند اکسل بهترین ابزار برای مدیریت رستوران است. گرچه می‌توانید با اکسل بسیاری از فرآیندهای مربوط به مدیریت رستورانتان از قبیل ثبت و سازماندهی داده‌های مربوط به خرید و فروش، محاسبه حقوق و دستمزد کارکنان و بسیاری از کارهای دیگر را انجام دهید، اما استفاده از اکسل معایبی همچون احتمال خطا در ثبت داده‌ها، صرف زمان طولانی برای ثبت و تصحیح داده‌ها، نداشتن قابلیت اشتراک‌گذاری بین کارکنان و… نیز دارد. باید بگوییم راه حل بهتری برای انجام دادن همه این کارها وجود دارد. با خرید نرم افزار رستوران باران تمام این فرآیندها را به صورت خودکار انجام می‌شود و احتمال خطای انسانی را در ثبت آنها به صفر می‌رساند. همچنین این نرم‌افزار با ارائه افزونه‌های کاربردی مرتبط با صنف رستوران، به رشد و سودآوری کسب‌وکارتان کمک می‌کند. اگر شما هنوز هم از اکسل برای مدیریت رستوران خود استفاده می‌کنید، پیشنهاد می‌کنیم این مقاله را تا انتها بخوانید. در این مقاله شما را با کاربردهای اکسل در حسابداری رستوران و مزایای نرم افزار حسابداری رستوران با اکسل آشنا می‌کنیم.
* ضرورت تکمیل
کارایی حسابداری رستوران با اکسل
اکسل در حسابداری استفادۀ زیادی دارد. برخی از کابردهای حسابداری رستوران با اکسل عبارت‌اند از: مدیریت موجودی، هزینه‌یابی، تهیه نمودار از اطلاعات، محاسبه حاشیه سود، تهیه صورت مغایرت مالی و… در ادامه کاربردهای حسابداری رستوران با اکسل را با جزئیات بیشتری بیان می‌کنیم.
-
گروه بندی داده ها و نظم دادن به آنها
گروه‌بندی داده‌ها در اکسل، خواندن داده‌ها را آسان‌تر می‌کند و بهترین روش برای سامان‌دهی به اطلاعات در اکسل است. شما می‌توانید داده‌ها را بر اساس نام یا سایر ویژگی‌های مدنظرتان گروه‌بندی کنید.
-
تهیه نمودار از اطلاعات ثبت شده
ترسیم نمودار یک ابزار مهم برای تحلیل داده‌ها و اطلاعات است. نمودارهای خطی، ستونی و میله‌ای از پرکاربردترین نمودارها در اکسل هستند. برای رسم نمودار فقط کافی است با استفاده از داده‌ها جدولی ایجاد کنید. سپس می‌توانید با چند کلیک ساده نمودار مدنظرتان را تهیه کنید.
-
ساخت جداول مختلف برای حقوق کارکنان
یکی از مهم‌ترین کاربردهای حسابداری رستوران با اکسل محاسبه حقوق و دستمزد است. برای این کار می‌توانید از سه جدول داده‌ها، جدول محاسبه حقوق و دستمزد و جدول فیش حقوقی استفاده کنید. برای محاسبه حقوق و دستمزد با استفاده از جدول حقوق و دستمزد از دو تابع انتخاب و جستجو در ستون استفاده می‌شود.
-
محاسبه حاشیه و درصد سود
اگر صاحبان رستوران بخواهند سود ناخالص، حاشیه سود و درصد هزینه غذا را محاسبه کنند، می‌توانند این کار را به آسانی با فرمول‌های اکسل انجام دهند.
-
تهیه صورت‌های مغایرت بانکی
صورت مغایرت بانکی لیستی است که اختلاف بین اسناد حسابداری صادره توسط حسابداران و اسناد حسابداری توسط بانک را نشان می‌دهد. برای مغایرت‌گیری در اکسل باید بر اکسل پیشرفته مسلط باشید. فرمول‌ها و توابع زیر برای مغایرت‌گیری استفاده می‌شوند:
- تابع Vlookup برای جستجوی بین داده‌ها
- تابع Match که جایگاه/موقعیت یک ابزار را مشخص می‌کند
- تابع Exact برای مقایسه متن‌ها با حساسیت به حروف کوچک و بزرگ
- فرمت‌دهی شرطی با Conditional Formating
- فرمول Countif و Countifs که داده‌های مورد نظر ما را در هر محدوده‌ای شمارش می‌کنند
چرا باید اکسل را برای حسابداری یاد بگیریم؟
مهارت کار با اکسل یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی است که هر حسابداری باید داشته باشد؛ چراکه بیشتر محاسبات مالی از طریق نرم افزار اکسل انجام می‌شود. بیش از 55 تابع مالی و حسابداری در اکسل به صورت پیش‌فرض وجود دارد. برخی از این توابع برای امور مالی کاربرد زیادی دارند و کار را برای حسابداران راحت می‌کنند. در ادامه به پرکاربردترین این توابع حسابداری رستوران با اکسل اشاره می‌کنیم.
توابع مورد نیاز برای حسابداری رستوران با اکسل
برخی از پرکاربردترین توابع مالی در حسابداری رستوران با اکسل عبارت‌اند از:
- FV: تابع محاسبه ارزش آتی سرمایه‌گذاری‌ها با نرخ پرداخت ثابت و پرداخت دوره‌ای یکسان
- PV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری اقساط مساوی
- NPV : تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری
- XNPV: تابع محاسبه ارزش فعلی خالص سرمایه‌گذاری برحسب تاریخ که پرداخت‌ها و دریافت‌ها دوره‌ای نیستند.
- SYD: تابع محاسبه هزینه استهلاک به روش مجموع سنوات
- DB: تابع محاسبه هزینه استهلاک نزولی در مدت معین
- PMT: تابع محاسبه اقساط وام با پرداخت دوره‌ای ثابت و با نرخ مشخص
- PPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به اصل وام
- IPMT: تابع محاسبه اقساط مربوط به بهره
- RATE: تابع محاسبه نرخ بهره
- SLN: تابع محاسبه هزینه استهلاک به روش خط مستقیم
- NPER: تابع محاسبه تعداد دوره‌های موردنیاز برای سرمایه‌گذاری
- IRR : تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه‌گذاری برای نشان دادن نرخ سوددهی یک پرویه
- XIRR: تابع محاسبه نرخ بازده داخلی سرمایه گذاری بر حسب تاریخ
- MIRR: تابع محاسبه نرخ داخلی کارکرد سرمایه، با فرض صفر بودن NPV یا ارزش خالص فعلی سرمایه‌گذاری
نرم افزار رستوران باران یا اکسل؟
انتخاب ابزار مناسب برای مدیریت رستوران به صاحبان رستوران‌ها کمک می‌کند تصمیمات درستی برای آینده کسب‌وکارشان بگیرند. اگر از اکسل برای مدیریت فرایندهای رستوران خود استفاده می‌کنید، بهتر است از معایب آن آگاه باشید.
برخی از معایب استفاده از اکسل عبارت‌اند از:
- وقتی اکسل داده‌های زیادی دارد، بارگذاری آن زمان زیادی طول می‌کشد.
- اکسل نمی‌تواند گزارشات خودکار تهیه کند.
- استفاده از اکسل مستعد خطاهای انسانی است؛ زیرا داده‌ها معمولاً بر اساس اعدادی است که شما در برگه‌ها وارد کرده‌اید.
- استفاده کامل از اکسل مستلزم یادگیری فرمول‌های پیشرفته است که یادگیری آن زمان زیادی می‌برد.
- برخی از افراد فکر می‌کنند استفاده از اکسل برای مدیریت رستوران، در زمانشان صرفه‌جویی می‌کند؛ اما در واقع عکس این موضوع درست است، زیرا با وجود توابع و فرمول‌های بسیار، برخی از سلول‌ها همچنان به کدگذاری دستی نیاز دارند.
همان طور که دیدید، اکسل علی رغم مزایایش، معایب زیادی دارد، رستوران‌های بزرگ و آن‌هایی که به دنبال رشد کسب‌وکار خود هستند، باید به دنبال سرمایه‌گذاری روی راه‌حل‌های ارزشمندتری باشند. نرم افزار حسابداری رستوران باران معایب فوق را ندارد. این نرم‌افزار عملیات‌های فروش، مدیریت موجودی، حسابداری و… شما را خودکار می‌کند. با این نرم افزار، همیشه می‌توانید:
- میزان موجودی را در درلحظه بدانید.
- هزینه‌ها را کنترل کنید.
- کارهای تکراری و دستی را کاهش دهید.
- از کمبود موجودی جلوگیری کنید.
- از خطای انسانی جلوگیری کنید.
- تصمیمات مبتنی بر داده بگیرید.
- کارکنان را بهتر مدیریت کنید.
- یک تصویر کامل از وضعیت مالی روزانه‌تان داشته باشید.
نرم افزار حسابداری رستوران باران، یک پلتفرم یکپارچه است که به سازماندهی و مدیریت تمام عملیات‌های رستوران شما کمک می‌کند.
جمع بندی
اکسل ابزار خوبی است که می‌توانید برای مدیریت رستورانتان از آن استفاده کنید. ممکن است گاهی اوقات استفاده از اکسل دشوار و خسته‌کننده باشد، با این وجود، بخشی از کارتان را می‌توانید با آن انجام دهید. از سوی دیگر، سیستم مدیریت رستوران ابزاری است که قابلیت‌های بسیاری ارائه می‌دهد. به ساده‌سازی فرآیندها کمک می‌کند و زمان مورد نیاز برای تمرکز بر رشد کسب‌وکار و سایر عملیات‌های رستورانتان را در اختیار شما قرار می‌دهد.
