امروزه کسب‌وکارها از روال ساده و قدیمی خود فاصله گرفته‌اند. انبارهای ذخیره فروشگاه بزرگ‌تر و شلوغ‌تر شده و امکان محاسبات دستی اجناس و کالا وجود ندارد. همچنین امکان ردیابی اجناس خریداری شده یا فروخته شده در میان سایر کالاها، کار به مراتب سخت و دشواری است. بنابراین برای ساماندهی اوضاع کسب‌وکار نیاز به ابزارهای مدیریت قوی داریم که همواره در دسترس ما باشد. نرم‌افزار فروشگاهی یکی از این ابزارها است.

اهمیت استفاده از نرم‌افزار فروشگاهی

در دنیای تجاری امروز با توجه به گسترش تجارت و رقابت فزاینده نیاز به استفاده از نر‌م‌افزارهای قدرتمند فروشگاهی وجود دارد. این نرم‌افزارها می‌توانند عملیات حسابداری شما را کارآمدتر کنند.

اهمیت نرم‌افزار حسابداری در خرده فروشی

متاسفانه بیشتر افراد قادر به اداره کسب‌وکارهای خرده فروشی سودآور نیستند. در واقع آن‌ها نمی‌توانند شرایط را برای رشد و ترقی کسب‌و‌کار فراهم کنند. علت این موضوع این است که صاحبان کسب‌وکار از روش‌های قدیمی برای مدیریت بهره می‌برند. این در حالی است که روش‌های قدیمی پاسخگوی دنیای تجاری امروز نیستند.

نرم‌افزار حسابداری در خرده فروشی

در گذشته انجام محاسبات بسیار خسته کننده و زمان‌بر بود. همچنین احتمال بروز خطا و اشتباه در انجام فرآیندهای حسابداری وجود داشت. در نهایت نیز با صدور فاکتور، سند، قبض و… به محل مناسبی برای ذخیره نیاز بود. همچنین مدیریت کالا و دارایی ها با استفاده از نرم افزار فروشگاهی بسیار ساده تر خواهد بود.

نرم‌افزار حسابداری در خرده فروشی

اما در حال حاضر استفاده از نرم‌افزار و تکنولوژی روز می‌تواند سرعت پرداخت، محاسبه و… را افزایش دهد و در نهایت مخزن قابل اعتمادی برای جمع‌آوری پرداخت‌های مهم، اسناد، چک، حواله و… باشد.

همانطور که می‌دانید نرم‌افزارها سازگاری بیشتری با نیازهای کارفرما و صاحبان کسب‌وکار دارند. مدیریت کسب‌وکار تنها مختص فروشگاه‌های بزرگ و زنجیره‌ای نیست. هر نوع فروشگاه خرده‌پایی هم برای انجام معاملات و بررسی موجودی و… نیاز به نرم‌افزار فروشگاهی دارد. از این رو نرم‌افزار فروشگاهی برای تجارت خرده فروشی بسیار حیاتی و کاربردی است.

با نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی می‌توان سند هزینه را ثبت کرد و حساب اشخاص را مدیریت نمود. همچنین در این نرم‌افزار، امکان ارائه گزارشات فصلی و تعریف حساب بانکی وجود دارد. سود و زیان و ترازنامه نمایش داده می‌شود و گزارشات مالیات بر ارزش افزوده و پرداخت چک‌ها ارائه می‌گردد.

نکات مهم در خرید نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی

امروزه شرکت‌های بسیاری نرم‌افزار فروشگاهی ارائه می‌کنند. همین موضوع انتخاب یک نرم‌افزار مناسب را سخت و دشوار می‌کند. قطعاً بهترین نرم‌افزار فروشگاهی باید پاسخ‌گوی تمام نیازهای ما باشد. برای خرید بهترین نرم‌افزار حسابداری باید چند نکته را مدنظر قرار دهیم. کسب‌و‌کارهای امروزی تحت سه عامل قدرتمند و تاثیرگذار شامل تغییر، رقابت و مشتری قرار دارند.

  • مشتری کسب‌و‌کارهای فروشگاهی به دنبال اجناس و کالاهای با کیفیت است (مشتری).
  • فروشگاه‌های زنجیره‌ای مختلفی شکل گرفته‌اند و همین موضوع مسئله رقابت میان کسب‌و‌کارها را ایجاد می‌کند (رقابت).
  • مشتریان به دنبال خرید محصولات متنوع هستند. بنابراین تغییر و تنوع از دیگر مسائل حائز اهمیت در کسب‌و‌کارهای تجاری و فروشگاهی است (تغییر).

با این اوصاف کسب‌وکارها باید بتوانند خود را با خواسته و نیاز مشتری وفق دهند.

ویژگی‌های کسب‌وکار فروشگاهی موفق چیست؟

  • یک تجارت فروشگاهی باید برنامه‌ریزی صحیح در جهت بهره‌وری بالا و همیشگی داشته باشد.
  • فروشگاه باید موجودی اجناس و کالا خود را به شکل دقیق مدیریت نماید.
  • کسب‌وکار فروشگاهی باید میزان نقدینگی، قیمت تمام شده محصولات و تعهدات را کنترل کند.

معرفی انواع نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی

نرم‌افزار فروشگاهی از نظر کاربری به چند گروه تقسیم‌بندی می‌شود:

تک منظوره (کوچک)

این سیستم‌ها نمونه‌ای از پک‌های نرم‌افزاری کارآمد و مناسب هستند. در این نرم‌افزار می‌توان گزیده‌ای از عملیات حسابداری را مشاهده کرد. صدور اسناد حسابداری، نقدینگی، خرید و فروش و کنترل موجودی از جمله عملیات حسابداری نرم‌افزار تک منظوره است. چنین سیستمی برای مشاغل و کسب‌وکارهای کوچک (یک تا 5 نفره) بسیار کاربردی است. این نوع سیستم‌ها با عملیات حسابداری ساده‌ای همراه هستند.

انواع نرم‌افزار حسابداری

جزیره‌ای

نوع دیگر از نرم‌افزارهای فروشگاهی سیستم‌های جزیره‌ای هستند. سیستم جزیره‌ای مجموعه‌ای از سیستم‌های اداری و مالی را در بر می‌گیرد. در واقع این سیستم‌ها هر کدام عملکرد و فعالیت جداگانه دارند و در نهایت اطلاعات به کمک کاربر، بین سیستم‌ها تبادل می‌شود. به عنوان مثال در هر فروش، فاکتور فروش صادر شده و در ادامه به شکل جداگانه سند حسابداری صادر می‌گردد. سیستم‌های جزیره‌ای نمونه پیشرفته و تکامل یافته سیستم‌های تک منظوره هستند. بنابراین در بعضی مواقع می‌توان بین بخش‌های مختلف این سیستم ارتباط ضعیف ایجاد کرد.

تغییرات در سیستم‌های جزیره‌ای مداخله‌گر نیستند. چون در این نوع سیستم‌ها، هر مجموعه وظایف خود را به شکل تفکیک شده انجام می‌دهد و سطح توقعات و نیاز به سیستم پایین‌تر است.

سیستم‌های اطلاعاتی

سیستم‌های اطلاعاتی به عنوان یک نرم‌افزار فروشگاهی عمل می‌کنند. این سیستم‌ها را با نام سیستم‌های یکپارچه اطلاعات نیز می‌شناسند. این نرم‌افزار یک نرم‌افزار کامل فروشگاهی با ساختاری غیر منعطف و یکپارچه است. چنین نرم‌افزاری قادر به انجام پروسه‌های اختصاصی و پیچیده سازمان‌های بزرگ نیست. سیستم‌های اطلاعاتی همان نرم‌افزار فروشگاهی جزیره‌ای در نمونه تکامل یافته و پیشرفته است. با این تفاوت که سیستم‌های اطلاعاتی محدود شده و غیر منعطف هستند. در واقع این سیستم‌ها می‌توانند پاسخ‌گوی نیازهای محدودی باشند.

سیستم‌های اطلاعاتی در بخش های مختلف اداری، تولید و تجهیزات، مالی، مدیریت و بازرگانی کاربرد دارند. فعالیت هر کدام از این بخش‌ها به شکل مجزاست اما بین آن‌ها ارتباط وجود دارد. در این نوع ارتباطات فرآیندهای کامل انجام نمی‌شود. در سیستم‌های اطلاعاتی، پروسه‌های ساده‌ای قابل انجام است و امکان اعمال تغییرات در آن‌ها وجود ندارد.

سیستم‌های برنامه‌ریزی منابع انسانی

این سیستم با توجه به پروسه‌های سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد. به همین دلیل وابستگی افراد به این نوع سیستم‌ها نسبت به سیستم‌های یکپارچه و جزیره‌ای بیشتر است.

ما در سیستم‌های نرم‌افزاری نیاز به اعمال تغییرات داریم. چون نیازها به شکل مداوم تغییر می‌کنند. در چنین حالتی دایره کارکردی کاربر با محدودیت مواجه است. در نتیجه پشتیبانی برای انجام تغییرات آماده به کار می‌شود.

به طور کلی این نرم‌افزار فروشگاهی برای بخش‌های مختلف همچون فروش، سفارشات، انبار، امور مالی، تولید و… مورد توجه قرار می گیرد.

مزایای استفاده از نرم‌افزار فروشگاهی

نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی می‌تواند خدمت‌رسانی زیادی به مشتریان داشته باشد.

  • مدیران تجاری از دیرباز تاکنون آرزو داشته‌اند که مراکز تجاری خود را از راه دور کنترل و رصد کنند و امور مدیریتی را از راه دور اعمال نمایند. نرم‌افزار حسابداری شرایط لازم برای تحقق آرزوهای دیرینه مدیران و صاحبان کسب و کار را فراهم می آورد. در واقع مدیران به کمک این نرم‌افزارها می‌توانند بدون حضور فیزیکی در فروشگاه، انبار و… با استفاده از داشبورد مدیریت تحت وب، مدیریت، کنترل کسب‌وکار را از راه دور در دست بگیرند.
  • با نرم‌افزار حسابداری می‌توان در انرژی و زمان صرفه جویی کرد. این نرم‌افزارها فرصت لازم را برای تمرکز بیشتر در اختیار مدیران قرار می‌دهند. تمرکز بیشتر می‌تواند ایده‌‌های خلاقانه بیشتری برای توسعه کسب‌وکار فراهم آورد.
  • اطلاعاتی که به کمک نرم‌افزارهای فروشگاهی ذخیره می‌شوند، ماندگاری بالایی دارند و قابل بازیابی از سیستم‌های مختلف هستند. از این رو اگر سیستم کاربر دچار نقص یا اشکالاتی نظیر ویروسی شدن، از کار افتادن نرم‌افزار و… شود، به کمک یک سیستم دیگر می‌توان نرم‌افزار را اجرا و اطلاعات را بازیابی کرد. در واقع این اطلاعات همچنان بر روی نرم‌افزار باقی می‌مانند و پاک نمی‌شوند.
  • سادگی نرم‌افزار فروشگاهی برای مدیران اهمیت زیادی دارد. اغلب مدیران از دانش نرم‌افزاری چندانی برخوردار نیستند و به همین خاطر نرم‌افزارهای ساده را ترجیح می‌دهند.
  • نرم‌افزار حسابداری آپشن‌ها و فرآیندهای مختلفی را ارائه می‌نماید. این آپشن‌ها شامل عملیات حسابداری، فروش فوری، اتصال به بارکد خوان، فیش پرینتر و… است.

امکانات نرم‌افزار فروشگاهی

قابلیت‌های مهم نرم‌افزار فروشگاهی چیست؟

  • اطلاعات کالا و اجناس به خوبی ثبت و مدیریت می‌شود.
  • اطلاعات مربوط به مشتریان در کوتاهترین زمان ممکن ثبت و به اشتراک گذاشته می‌شود.
  • نرم‌افزار قابلیت اتصال به ضبط صدا و کالر آیدی را دارد.
  • در نرم‌افزار حسابداری می‌توان سطوح قیمتی متفاوتی را برای کالا ثبت و سطح قیمتی پیش‌فرض را برای کالا و مشتریان انتخاب کرد.
  • دسترسی کاربران و پرسنل را به قسمت‌های مختلف نرم افزار کنترل می‌شود.
  • قابلیت ثبت سفارشات مشتریان و صدور فاکتور فروش در کمترین زمان ممکن و به آسانی فراهم می‌شود.
  • امکان ثبت سفارش چند مشتری و صدور فاکتور موقت از دیگر قابلیت‌های نرم‌افزار فروشگاهی است.
  • قابلیت اتصال به کارت‌خوان بانکی را دارد و مبلغ فاکتور فروش به شکل اتومات بر روی کارت‌خوان ارسال می‌شود.
  • امکان مدیریت چک‌های پرداختی، حواله‌های بانکی، هزینه‌های جاری و… وجود دارد.
  • سفارشی‌سازی منوی فروش از دیگر قابلیت‌های نرم‌افزار فروشگاهی است.
  • امکان اتصال نرم‌افزار به ترازو وجود دارد. این نرم‌افزارها بر روی تمامی ویندوزها اجرا می‌شوند. همچنین می‌توان با کمترین امکانات کامپیوتری از آن‌ها بهره‌مند شد.
  • نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای مدیریت فروشگاه‌ها و انجام عملیات حسابداری طراحی شده است. با این نوع نرم‌افزار می‌توان بدهکاری و طلبکاری افراد، انواع پرداختی، چک‌های دریافتی، موجودی انبار و… را به خوبی مدیریت کرد.

قابلیت نرم‌افزار حسابداری

مزیت نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی چیست؟

نرم‌افزارهای فروشگاهی مزایای بسیاری برای کاربران به همراه دارد:

  • نسخه ویندوزی نرم‌افزار به سرعت و بدون اختلال آپدیت یا پشتیبانی می‌شود.
  • سرعت اجرای نرم‌افزار بسیار است و همین موضوع سرعت کار با نرم‌افزار را افزایش می‌دهد.
  • اطلاعات و داده‌های ذخیره شده در نرم‌افزار امنیت بالایی داشته و مقاومت خوبی در برابر باج افزارها دارند
  • نسخه‌های ویندوزی به سرعت راه‌اندازی و نصب می‌شوند. بنابراین برای نصب آن‌ها نیاز به تخصص چندانی نیست.
  • نرم‌افزار حسابداری با کلیه سخت‌افزارها سازگاری دارد و در حین اتصال با آن‌ها دچار اشکال نخواهد شد.
  • نرم‌افزارهای فروشگاهی برای اجرا نیاز به سخت‌افزار یا تجهیزات قدرتمندی ندارد.
  • امکان بهره‌مندی از نسخه‌های نرم‌افزاری وب در هر زمان و مکانی فراهم می‌شود.
  • چندین کاربر می‌توانند به شکل همزمان وارد نرم‌افزار شوند.

نسخه ویندوز نرم‌افزار حسابداری

نقش نرم‌افزار حسابداری در صندوق فروشگاهی

  • زمانی که بارکد موجود در محصول اسکن می‌شود، اطلاعات مربوط به مبلغ قبض، مالیات، تعداد، نام محصول و… ثبت می‌شود. بنابراین فرد نیازی به ثبت اطلاعات به شکل دستی ندارد. در نهایت صورتحساب نهایی ثبت و از ثبت قبض جدید جلوگیری می‌شود.
  • مدیریت موجودی از دیگر ویژگی‌های قابل تأمل نرم‌افزار حسابداری است. این نرم‌افزار تمام اطلاعات موجودی فروشگاه را نشان می‌دهد. این موجودی در زمان واقعی ارائه می‌شود (به روز می‌گردد).
  • زمانی که محصولات و کالاها اسکن می‌شوند، تمام اطلاعات محصول به پایگاه اطلاعات اضافه می‌شود. در نتیجه مقدار موجودی کالا و کالاهای ورودی و خروجی به کمک اسکنر بارکد متصل به نرم‌افزار تغییر می‌یابد و به‌روز می‌شود.
  • اطلاع از وضعیت موجودی کالا در فروشگاه‌ها اهمیت زیادی دارد. در صورت کم شدن اقلام، کاربر می‌تواند از موجودی اطلاع پیدا کند و برای سفارش جدید اقلام اقدام نماید.

اختصاص زمان بیشتر به مشتری

  • در گذشته کارمندان نیاز به صرف وقت بیشتری برای ثبت سفارش مشتری داشتند. به همین خاطر اغلب کارمندان بعد از اتمام ساعت کاری بسیار خسته و ناتوان می‌شدند. آن‌ها برای تکمیل پروسه خرید و فروش مجبور بودند اندازه، تعداد، نام محصولات، قیمت‌ها و… را به خاطر بسپارند. این موضوع باعث عدم توجه کافی به مشتریان می‌شد. در حال حاضر روند ثبت به شکل نرم‌افزاری انجام می‌شود و مشتری از سرعت ثبت رضایت دارد. ضمن اینکه بهره‌وری کارمندان نیز افزایش چشمگیری داشته است.
  • ممکن است شما صاحب چند فروشگاه در منطقه و مکان‌های مختلف باشید. از طریق فضای نرم‌افزار فروشگاهی می‌توانید یک اتصال جامع و واحد بین فروشگاه‌ها و کسب‌وکارها ایجاد کنید.
  • ثبات قیمت از موارد مهمی است که مشتریان همواره از فروشگاه‌ها انتظار دارند. با نرم‌افزارهای حسابداری می‌توان ثبات قیمت را در تمام فروشگاه‌ها حفظ کرد.

هماهنگی بین فروشگاه‌ها

  • برای هماهنگی بین محصولات مشابه چند فروشگاه باید از پایگاه داده بهره‌مند شوید. برای طراحی پایگاه داده نیاز به استفاده از نرم‌افزار حسابداری داریم. کاربر می‌تواند با توجه به موقعیت مکانی به پایگاه داده محصولات هر فروشگاه دسترسی داشته باشد. با اتصال به پایگاه امکان اعمال تخفیف، پر کردن موجودی کالا، افزایش قیمت و… انجام هر گونه تصمیمی وجود دارد.
  • اطلاعات مربوط به مشتری در نرم‌افزار قابل ثبت هستند. به همین علت برخی از فروشگاه‌ها در روز تولد مشتری پیام تبریک می‌فرستند و به او پیشنهاد ارائه می‌دهند. بسیاری از فروشگاه‌ها برای مشتریان خود با توجه به داده‌های ثبتی تخفیف و پیشنهادات ویژه در نظر می‌گیرند. در نتیجه مشتریان در این روزهای خاص برای خرید به فروشگاه دعوت می‌گردند. اگر مشتری از فروشگاه شما برند خاصی خریداری کرده، می‌توانید با دریافت مدل‌های جدید از آن برند به مشتری اطلاع دهید. در واقع به کمک نرم‌افزار فروشگاهی می‌توان ایده‌های بازاریابی را به خوبی پیاده‌سازی کرد و مشتری را دوباره به فروشگاه برگرداند.
  • مدیران و صاحبان کسب‌وکار با نرم‌افزار فروشگاهی می‌توانند پرسنل و کارمندان خود را به خوبی مدیریت نمایند. با نگاهی به فروش ماهانه کارمندان می‌توانید کارمندان مفید با عملکرد مثبت را از سایر پرسنل شناسایی کنید. در چنین حالتی مدیر می‌تواند برای افزایش وفاداری کارمند از طرح‌های تشویقی یا پاداش کمک بگیرد. نرم‌افزار حسابداری می‌تواند امکان مدیریت فروش را برای کارمندان نیز فراهم آورد.

بهترین نرم‌افزار حسابداری

امکانات یک نرم‌افزار فروشگاهی خوب

بهترین نرم‌افزار حسابداری با ویژگی‌های خاصی معرفی می‌شود:

  • نرم‌افزار فروشگاهی مناسب کاربری آسانی دارد و با گرافیک مناسبی طراحی شده است.
  • داشبورد کامل و مجهزی برای دسترسی آسان و سریع به بخش‌های مختلف فروشگاه دارد.
  • شخصی‌سازی از ویژگی‌های مهم یک نرم‌افزار جامع و کامل است. هر سازمان و ارگانی تمایل دارد نرم‌افزار را بر مبنای نوع نیاز، تعداد کاربران و سطح توقع خصوصی‌سازی کند. بنابراین باید نرم‌افزار از این نوع قابلیت برخوردار باشد.
  • نرم‌افزار باید از خدمات پشتیبانی و قابلیت به‌روز رسانی برخوردار باشد.
  • امکان نصب ماژول‌های مختلف و توسعه و گسترش نرم‌افزار وجود داشته باشد.
  • یک نرم‌افزار کارآمد و قدرتمند باید تمام فعالیت‌های ضروری برای امور مالی را پوشش دهد.
  • نرم‌افزار حسابداری باید قابلیت اتصال به سیستم‌هایی نظیر CRM را داشته باشد.
  • نرم‌افزار مورد استفاده باید با درجه بالایی از امنیت طراحی شود و در برابر هک مقاوم باشد.
  • گزارش‌گیری مربوط به امور خرید و فروش، امور مالی و… را ارائه کند و سطوح مختلف برای دسترسی کاربران را تعیین نماید.

نرم‌افزار فروشگاهی باران با قابلیت‌های بهترین نرم‌افزار حسابداری عرضه می‌شود. با این نرم‌افزار روند راه‌اندازی کسب‌وکار ساده شده و امکان مدیریت امور مالی و حسابداری فراهم می‌شود. همچنین سرعت محاسبات و خرید و فروش بالا می‌رود و زمان بیشتری به مشتری اختصاص می‌یابد. صدور فیش فاکتور، مدیریت مشتری و… از دیگر امکانات این نرم‌افزار است. نرم‌افزار باران در 3 سطح آسان، پیشرفته و ویژه عرضه می‌شود. از این نرم‌افزار می‌توان برای سوپرمارکت، آجیل و خشکبار، خرده فروشی و عمده فروشی، فروشگاه‌های کوچک و بزرگ، هایپرمارکت و… استفاده کرد.

بهترین نرم‌افزار فروشگاهی

نحوه انتخاب بهترین نرم‌افزار فروشگاهی

نحوه خرید نرم‌افزار فروشگاهی باران به شکل دمو در اختیار مشتریان قرار می‌گیرد. عملکرد نرم‌افزار در وضعیت دمو به شکل آزمایشی و رایگان به مشتری عرضه ‌می‌شود. اگر نرم‌افزار پاسخ‌گوی نیاز مشتری باشد، مشتری برای خرید به سایت مراجعه خواهد کرد.

جمع بندی

شرکت نرم‌افزاری باران یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی را به مشتریان عرضه می‌کند. این نرم‌افزار تمام قابلیت‌های یک نرم‌افزار کارآمد و قدرتمند برای مدیریت امور مالی و حسابداری را دارد و به ابزارهای مختلف نظیر کارت‌خوان، بارکدخوان، پرینتر، آیدی کالر و… متصل می‌شود. از این نرم‌افزار در محیط‌های مختلف همچون سوپرمارکت، هایپرمارکت، خرده فروشی، عمده فروشی و… استفاده می‌شود.