تمامی ساختمان‌ها برای کنترل بهتر نیاز به یک مدیر و حسابدار ساختمان دارد تا نگهداری آن به بهترین شکل ممکن انجام شود. وظایف حسابدار ساختمان شامل موارد فراوانی می‌شود که انجام تمامی این موارد می‌تواند باعث بهبود کیفیت و رضایت ساکنین ساختمان شود؛ البته ممکن است در برخی از مجتمع‌های مسکونی به دلیل تعداد کم واحدها، فردی به عنوان حسابدار در نظر گرفته نشود که در این شرایط تمامی مسئولیت‌ها بر عهده مدیر ساختمان است و وظایف حسابدار نیز باید توسط مدیر ساختمان انجام شود.
در ادامه تمامی وظایف حسابدار در قالب یک چک لیست ارائه شده که با بررسی آن می‌توانید، تمامی فرآیندهای لازم را به درستی انجام دهید.
محاسبه هزینه نگهداری ماهیانه ساختمان
یکی از اصلی ترین وظایف حسابدار ساختمان محاسبه دقیق هزینه نگهداری ساختمان است. در واقع مدیر یا حسابدار ساختمان باید بتواند نیازهای مجتمع را مورد بررسی قرار دهد و سپس بر اساس آن، مبلغی را به عنوان هزینه‌های نگهداری ساختمان در نظر بگیرد. این هزینه‌ها می‌تواند، شامل موارد زیر باشد:
- هزینه مربوط به قبض آب، برق و …
- هزینه نگهداری موتور خانه
- هزینه مربوط به انجام سرویس‌های دوره‌ای
- نگهداری از فضا سبز ساختمان
البته این نکته را در نظر داشته باشید که هزینه نگهداری ساختمان نسبت به ساختمان دیگر متفاوت است و افراد باید بر اساس شرایط ساختمان عدد درستی را به عنوان هزینه‌های نگهداری در نظر بگیرند و سپس این هزینه‌ها را تقسیم بر تعداد واحدهای موجود در ساختمان نمایند و سپس مبلغ به دست آمده را به عنوان شارژ ماهیانه دریافت کنند.
همیشه سعی کنید که شارژ دریافتی ماهیانه کمی بیشتر از هزینه‌های لازم باشد تا باقی مانده مبالغ در صندوق ساختمان نگهداری شود تا در صورت به وجود آمدن مشکلات احتمالی، مانند تعمیرات موتور خانه و … بتوانید از صندوق ساختمان استفاده کنید. بررسی و کنترل تمامی امورات مالی جزو مهم‌ترین وظایف حسابدار ساختمان است که باید به درستی انجام شود.
محاسبه میزان و نحوه پرداخت آن، یکی از موارد بسیار مهم در ساختمان به حساب می‌آید زیرا در صورتی که این مورد به صورت دقیق انجام نشود، در مسائل مالی ساختمان مشکلات فراوانی به وجود می‌آید که برطرف کردن آن‌ها کار ساده‌ای نیست. به همین دلیل یکی از وظایف حسابدار ساختمان مشخص کردن نحوه محاسبه شارژ ساختمان است. نحوه محاسبه در ساختمان‌ها و مجتمع‌ها به صورت متفاوتی انجام می‌شود که به عنوان مثال می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- محاسبه و دریافت شارژ ساختمان بر اساس تعداد افراد
- محاسبه و دریافت شارژ ساختمان بر اساس متراژ واحدها
- محاسبه و دریافت شارژ ساختمان بر اساس هزینه‌های ثبت شده
بر اساس قانون تملک آپارتمان‌ها حسابدار یا مدیر مجتمع‌های مسکونی باید محاسبه حق شارژ را بر عهده بگیرند و برای تصویب میزان و نحوه پرداخت آن بهتر است با ساکنین ساختمان توافق شود. در واقع برای انجام بهتر این کار، مدیر ساختمان می‌تواند با ساکنین ساختمان جلسه‌ای را برگزار کند و سپس بر اساس توافق، نوع محاسبه شارژ ماهیانه ساختمان را تعیین کنند.
بررسی و کنترل درآمدها و هزینه ساختمان وظیفه چه افرادی است؟
به طور کل، نظارت و کنترل درآمد و هزینه‌ها بر عهده هیئت مدیره است و باید توسط این افراد مدیریت شود. این نکته را در نظر داشته باشید که اگر قسمتی از مجتمع مسکونی دچار مشکل شود و فرد خاصی مقصر آن باشد باید تمامی هزینه‌های تعمیر را بپردازد و این موضوع ارتباطی به شارژ ماهیانه ساختمان ندارد. هزینه ساختمان به طور کلی به سه بخش تقسیم می‌شود:
- هزینه جاری: این نوع از هزینه ساختمان شامل موارد مختلفی می‌شود که از مهم ترین موارد می‌توان به هزینه و حقوق سرایدار و نگهبان، نظافت راه پله، سرویس‌های دوره‌ای موتورخانه و آسانسور و بیمه آتش سوزی و موارد دیگر اشاره کرد.
- هزینه عمرانی: موارد مربوط به تعمیر نما و داخل ساختمان، ایزوگام پشت بام، نصب آسانسور و یا موارد مربوط به نگهداری دوربین مداربسته را شامل می‌شود.
- هزینه مصرفی: قبوض برق، گاز و آب مشاع و موارد این چنینی در دسته هزینه‌های مصرفی قرار می‌گیرد.
یکی از وظایف حسابدار ساختمان بررسی و کنترل انواع هزینه‌های ساختمان است که باید در زمان دقیق پرداخت شود. حسابدار ساختمان می‌تواند، قانونی را مشخص کند تا در صورت دیرکرد پرداخت توسط ساکنین، جریمه‌ای شامل این افراد شود که این جریمه می‌تواند بر اساس هر روز تاخیر مبلغ خاصی باشد.
چک لیست وظایف حسابدار ساختمان
همان طور که گفته شد، انجام دقیق وظایف حسابدار در کیفیت زندگی ساکنین ساختمان نقش بسیار مهمی دارد به همین دلیل در این بخش چک لیست وظایف حسابدار ساختمان را درج کردیم تا با بررسی این موارد بتوانید بهترین بازدهی را داشته باشید.
- مشخص کردن میزان شارژ ساختمان بر اساس توافق‌های انجام شده
- ایجاد گزارش تمامی امورات مالی با جزئیات برای ارائه به مدیر ساختمان و اعضا هیئت مدیره در صورت نیاز
- ثبت درآمد و هزینه‌های ناشی از امکانات ساختمان (این موضوع نسبت به امکانات ساختمان، متغیر است به عنوان مثال، ساختمانی که دارای استخر و جکوزی است، هزینه‌های بیشتری نسبت به یک ساختمان معمولی دارد)
- ثبت دقیق تمامی اطلاعات مالی با تمامی جزئیات
- کنترل حساب‌های بانکی ساختمان و جمع‌آوری اسناد مربوطه
- پرداخت به‌موقع مخارج و نگهداری از تنخواه
- ثبت و نگهداری تمامی پرداختی‌هایی که در قالب حقوق و مخارج انجام می‌شود. (حقوق نگهبان یا سرایدار، تعمیر موتورخانه یا آسانسور و …)
تمامی موارد گفته شده، وظایف حسابدار ساختمان است و این افراد باید بتوانند تمامی موارد گفته شده را به بهترین شکل ممکن انجام دهند تا مشکلی برای ساختمان به وجود نیاید البته مدیر ساختمان و هیئت مدیره نیز وظایف خاص خود را دارند و برای بهتر انجام شدن این موارد باید به حسابدار کمک کنند تا کمی از بار مسئولیت حسابدار ساختمان کاسته شود.
البته نباید فراموش کرد که داشتن یک ساختمان و مجتمع ایده آل، علاوه بر رسیدگی هیئت مدیره و حسابدار، نیازمند همکاری ساکنین ساختمان است زیرا اگر فقط یک واحد در پرداخت کردن شارژ ماهیانه، کم‌کاری کند، تمامی اعضا ساختمان با مشکل مواجه می‌شوند که همین موضوع می‌تواند تاثیر مستقیمی در کیفیت زندگی ساکنین ساختمان داشته باشد.
سخن پایانی:
نگهداری و کنترل مجتمع و ساختمان اهمیت فراوانی دارد زیرا اگر محیط ساختمان تمیز نباشد و یا آسانسور و دیگر امکانات به درستی کار نکند، زندگی ساکنین ساختمان با مشکل همراه خواهد بود به همین دلیل اعضا هیئت مدیره و حسابدار ساختمان باید بتوانند با مدیریت دقیق تمامی موارد را تحت کنترل خود قرار دهند.
یکی از موارد بسیار مهم که می‌تواند باعث ایجاد مشکلات مختلف در ساختمان شود، بحث مالی است. اگر قبوض به موقع پرداخت نشود و یا سرویس‌های دوره‌ای موتورخانه و آسانسور در زمان مشخص خود انجام نشوند، مشکلاتی را به همراه دارد. تمامی موارد گفته شده می‌تواند با رسیدگی اعضا هیئت مدیره و حسابدار ساختمان به خوبی مدیریت شود.
یکی از مهم ترین وظایف حسابدار ساختمان تعیین شارژ و مدیریت امور مالی مجتمع است که باید به موقع انجام شود، با استفاده از چک لیست وظایف حسابدار که در این محتوا درج شد، می‌توانید تمامی موارد لازم را مورد بررسی قرار دهید و سپس بر اساس آن‌ها بهترین اقدامات را انجام دهید.
